Как выбрать сервис управления проектами в компании
Инструкция
Менеджеры проектов повышают эффективность работы, помогая внедрить современные подходы управления. По данным компании-разработчика YCLIENTS, использование таск-трекера позволило сократить затраты в 10 раз, при этом удалось повысить качество разработки.
Другой пример — интернет‑магазин «Сантехника‑онлайн». После внедрения менеджера проектов в пяти отделах количество обрабатываемых задач выросло на 46%, а стоимость решения задачи сократилась на 17%.
Другой пример — интернет‑магазин «Сантехника‑онлайн». После внедрения менеджера проектов в пяти отделах количество обрабатываемых задач выросло на 46%, а стоимость решения задачи сократилась на 17%.
Сегодня на рынке существует множество сервисов для управления задачами и проектами. Как же выбрать подходящий для своей организации? Команды разного профиля и размера предъявляют к подобным решениям разные требования, поэтому универсального ответа нет.
В этом материале разбираем, что учитывать при выборе сервиса, с какими сложностями можно столкнуться при внедрении и использовании, а также — как не переплатить за то, что вашей организации не нужно.
В этом материале разбираем, что учитывать при выборе сервиса, с какими сложностями можно столкнуться при внедрении и использовании, а также — как не переплатить за то, что вашей организации не нужно.
Шаг 1
Чем больше команда, тем сложнее организовать работу. В небольших коллективах еще можно обойтись стандартными инструментами вроде таблиц Excel, однако даже самые простые сервисы управления проектами сделают рабочие процессы прозрачнее и эффективнее.
В больших командах возрастает количество горизонтальных связей как между работниками, так и между отделами. Поскольку структура становится разветвленной, делегирование задач усложняется (нет прямой иерархии, над одной задачей может работать несколько исполнителей из разных отделов). Также растет потребность в формализации процессов, чтобы все в команде понимали как свою зону ответственности, так и общую стратегию.
В больших командах возрастает количество горизонтальных связей как между работниками, так и между отделами. Поскольку структура становится разветвленной, делегирование задач усложняется (нет прямой иерархии, над одной задачей может работать несколько исполнителей из разных отделов). Также растет потребность в формализации процессов, чтобы все в команде понимали как свою зону ответственности, так и общую стратегию.
Автоматизация процессов в Yandex Tracker позволяет повысить прозрачность бизнеса и упростить межкомандное взаимодействие, поскольку участники проекта из разных подразделений работают в едином пространстве. Например, разработчик сможет быстро обработать запрос из отдела тестирования и передать правки техническому писателю.
Также можно отслеживать действия сотрудников и то, как они соотносятся с глобальной стратегией. С помощью SLA (Service Level Agreement) и дашбордов легко оценивать эффективность работы.
Для построения плана работы по конкретному направлению можно использовать Проекты и Портфели проектов. Портфель в Tracker — это набор проектов и других портфелей, объединенных в одно направление. Он позволит получить helicopter view и отслеживать прогресс, взаимосвязи между задачами и критические точки для того, чтобы реализовывать крупные кросс-командные проекты в срок.
Также можно отслеживать действия сотрудников и то, как они соотносятся с глобальной стратегией. С помощью SLA (Service Level Agreement) и дашбордов легко оценивать эффективность работы.
Для построения плана работы по конкретному направлению можно использовать Проекты и Портфели проектов. Портфель в Tracker — это набор проектов и других портфелей, объединенных в одно направление. Он позволит получить helicopter view и отслеживать прогресс, взаимосвязи между задачами и критические точки для того, чтобы реализовывать крупные кросс-командные проекты в срок.
Использование таск-менеджера полезно на перспективу — так как все процессы детально описываются, их будет проще масштабировать. Часто внедрение начинается с одного процесса, а после успешного «пилотирования» компании решают внедрить инструмент и в других подразделениях. Таким образом достигается единообразный подход к организации процессов и проектной деятельности, что помогает повышать прозрачность взаимодействия.
Рабочие процессы станут эффективнее за счет быстрой обратной связи и четкой постановки задач. Так, внедрение Yandex Tracker может повысить прозрачность процессов, автоматизировать рутинные операции и сэкономить время, сфокусировав команды на решении задач и принятии ключевых решений.
Это не только упростит процессы внутри команд и повысит их качество, но и улучшит кросс-командное взаимодействие. Коммуникация между разными отделами будет доступна в одном месте, а не разбросана по мессенджерам и почтовым ящикам.
Это не только упростит процессы внутри команд и повысит их качество, но и улучшит кросс-командное взаимодействие. Коммуникация между разными отделами будет доступна в одном месте, а не разбросана по мессенджерам и почтовым ящикам.
Кроме того, можно поставить целью повышение самостоятельности сотрудников. У них будет больше вводных для принятия самостоятельных решений, поскольку использование таск-менеджера повышает осведомленность об устройстве организации и протекающих в ней процессах.
Наконец, использование сервиса управления проектами поможет внедрить Agile-подходы, что в свою очередь повысит способность организации адаптироваться к изменяющимся внешним условиям.
Определить цели внедрения
С помощью Tracker можно настроить инструменты гибкой разработки: доску задач, спринты, диаграмму сгорания задач и покер планирования. Управляйте разработкой программного обеспечения с помощью любых гибких методологий, например, Скрам и Канбан.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Управление большими командами
Снижение издержек
Повышение инициативности
Повышение эффективности работы
Внедрение современных подходов
Долгосрочное планирование
Шаг 2
Все таск-менеджеры построены вокруг постановки и контроля выполнения задач. Так что базовая функциональность у них примерно одинакова. Однако далее начинаются различия, которые могут оказаться критическими для вашей команды.
Например, в Yandex Tracker есть доски задач, диаграммы Ганта для проекта, группы проектов, очередей или списка задач по фильтру, а также гибкие настройки автоматизации и HTTP-запросы для веб-сервисов и приложений на стороне пользователя. Это выгодно отличает сервис от более простых решений и может закрыть больше потребностей команды.
Например, в Yandex Tracker есть доски задач, диаграммы Ганта для проекта, группы проектов, очередей или списка задач по фильтру, а также гибкие настройки автоматизации и HTTP-запросы для веб-сервисов и приложений на стороне пользователя. Это выгодно отличает сервис от более простых решений и может закрыть больше потребностей команды.
Также важна поддержка разных подходов управления проектами. В одной команде это может быть Agile, в другой — Waterfall. Соответственно, нужны сервисы, использующие принципы той или иной методологии. Так, Yandex Tracker поддерживает как Waterfall, так и Agile. Это позволяет объединить в одном инструменте разные команды, работающие по разным принципам.
Качественная поддержка со стороны провайдера упростит как внедрение, так и использование сервиса. В поддержку можно обратиться, например, если не получилось найти ответ на свой вопрос в документации. Также благодаря техподдержке будет сохраняться вовлеченность сотрудников в работу с системой.
Один сервис может закрыть потребности разработчиков, техподдержки, бухгалтерии и отдела кадров. Для этого необходимо, чтобы в нем были настройки прав доступа для разных пользователей, а также внутренний мессенджер и файлообменник.
В сервисах управления проектами часто размещается информация только для внутреннего использования. Поэтому важно, чтобы в таск-менеджере были включены настройки безопасности, такие как права администрирования и шифрование.
Составить критерии выбора
Функциональность
Поддержка нужных методологий
Техническая поддержка
Универсальность
Безопасность
Большинство таск-менеджеров предлагает несколько тарифов с разной функциональностью. Стоимость также зависит от размера команды. Для небольших коллективов доступны бесплатные версии — у Yandex Tracker это распространяется на команды численностью до пяти пользователей.
Система может базироваться как на локальном сервере, так и в облаке. Второй вариант позволит не тратиться на закупку и обслуживание дополнительного оборудования.
Инфраструктура
При использовании сервиса управления проектами может быть полезна интеграция с другими приложениями. Для Yandex Tracker это связка с экосистемой Яндекс 360, базой знаний Yandex Wiki, сервисом Yandex Forms и облаком Yandex Cloud. Так, можно создавать задачи из писем, отправленных на почтовый адрес очереди, и вести переписку с внешними пользователями со страницы задачи.
Экосистема
Тарификация
1.
2.
4.
5.
7.
8.
6.
3.
Шаг 3
При внедрении таск-трекера с нуля особенно важна качественная техподдержка. Провайдер услуг поможет значительно сократить расходы, проанализировав требования заказчика и предложив оптимальную конфигурацию сервиса.
Многие сервисы предлагают внедрение «под ключ» с выгодными условиями. При подключении Yandex Tracker с помощью партнера для команды численностью более ста пользователей часть расходов компенсируется провайдером.
Многие сервисы предлагают внедрение «под ключ» с выгодными условиями. При подключении Yandex Tracker с помощью партнера для команды численностью более ста пользователей часть расходов компенсируется провайдером.
При миграции из других систем будут полезны специально разработанные для этого инструменты. Так, команда Yandex Tracker предлагает сервис по миграции задач и данных: с помощью техподдержки либо своими силами через API. В случае сложного проекта миграции и внедрения провайдер поможет подобрать партнера.
Есть несколько вариантов миграции: самостоятельная с помощью API, с помощью партнера для масштабных проектов, а также силами службы поддержки Yandex Tracker.
Последней услугой, например, воспользовалась «Азбука Вкуса» и за полтора месяца мигрировала с Jira в Yandex Tracker с более чем 250 проектами, 200 пространствами и тысячей пользователей.
Есть несколько вариантов миграции: самостоятельная с помощью API, с помощью партнера для масштабных проектов, а также силами службы поддержки Yandex Tracker.
Последней услугой, например, воспользовалась «Азбука Вкуса» и за полтора месяца мигрировала с Jira в Yandex Tracker с более чем 250 проектами, 200 пространствами и тысячей пользователей.
Как внедрять
Внедрение с нуля
Миграция
Прежде чем внедрять сервис управления проектами, важно понимать, что любая программа не может быть эффективной без четкого понимания ее работы со стороны пользователей. Поэтому важно, чтобы провайдер мог их обучать и консультировать в процессе использования.
2.
1.
Вернитесь на главную, чтобы прочитать другие материалы о том, как наладить эффективную работу над проектами в компании
Прочитайте, как как управлять проектами и бизнес-процессами
Поделиться:
Наталия Рябцева