Нюансы и риски при заказе кастомного решения:

Пока бизнес небольшой, ему достаточно коробочных решений. Но вместе с развитием компании растут сложность процессов и объем задач. «Коробки» здесь уже не справляются, так как могут быть адаптированы не под все специфические ожидания бизнеса: имеют ограничения для интеграций с другими инструментами и при внедрении новых функций.

Как следствие, организация вынуждена нанимать все больше сотрудников для выполнения операций и упирается в потолок своего развития. И не потому, что клиенты уходят или рынок сокращается, а потому, что имеющиеся инструменты не способны удовлетворить реальные потребности бизнеса.

Именно в такой момент пора задуматься о кастомном решении. Оно дает необходимую гибкость, возможность автоматизировать процессы, оптимизировать ручной труд и вывести предприятие на новый уровень.

Если бизнес-процессы компании настолько специфичны, что их невозможно автоматизировать с помощью стандартного софта, кастомное решение — необходимость.

Высокий уровень клиентского сервиса — один из главных факторов успеха. Современные пользователи ценят технологичные решения, такие как онлайн-доступ к услугам, интуитивные интерфейсы и оперативное обслуживание. Если бизнес не инвестирует в улучшение своих продуктов, он рискует потерять клиентов, которые предпочтут более прогрессивные компании.

Компания готова к внедрению кастомного решения, если у нее уже есть зрелая ИТ-инфраструктура. Она станет надежным фундаментом для разработки и внедрения персонализированного ИТ-продукта, который отвечает всем потребностям заказчика.

Важно, чтобы не только вендор участвовал в разработке и поддержке кастомного продукта, но и внутренняя команда активно включалась в процесс. Поэтому если в компании уже есть вовлеченная и профессиональная рабочая группа, то внедрение кастомного софта пройдет быстрее и эффективнее.

Без четко сформулированных бизнес-критериев кастомное решение может не оправдать ожиданий. Поэтому важно определить не только потребности, которые будет закрывать ИТ-продукт, но и учесть направления развития в будущем. Это поможет избежать ошибок на этапе разработки и получить софт, который полностью соответствует запросам компании.

Кастомное решение должно соответствовать приоритетным направлениям трансформации и стратегическим целям бизнеса. Их понимание позволит создать продукт, который способен развиваться вместе с компанией и будет эффективен при масштабировании и выходе на новые рынки.

Перед стартом проекта у компании должна быть собрана команда профессионалов, которые смогут заложить правильный, надежный фундамент для внедрения кастомного решения. Причем речь не просто о технически подкованных сотрудниках, а об экспертах, которые глубоко понимают специфику отрасли и бизнеса, а также имеют опыт работы с подобными задачами и знают, где могут возникнуть сложности в проекте. Именно такие специалисты помогут предотвратить просчеты и получить продукт, максимально эффективный для бизнеса.

Необходимо, чтобы архитектура кастомного решения была тщательно продумана. На самом старте специалисты должны заложить возможность изменений в соответствии со стратегическими целями и направлениями развития бизнеса. Это позволит быстро адаптировать к ним продукт.

Опыт показывает, что спешка на этапе проектирования часто приводит к ситуации, когда архитектура получается настолько несоответствующей дальнейшему развитию софта, что даже незначительные доработки превращаются в масштабные задачи, требующие серьезных денежных и временных затрат. Поэтому важно не торопиться и уделить достаточно внимания проработке архитектуры, чтобы в будущем можно было легко вносить изменения в продукт и масштабировать систему.

Технологии, на которых строится кастомное решение, должны быть перспективными, то есть такими, которые будут актуальны в течение нескольких лет, учитывая, как быстро развивается ИТ-сфера. Кроме того, они должны быть гибкими: легко интегрироваться с другими системами и адаптироваться под меняющиеся требования. Правильный выбор технологий на старте позволит избежать сложностей с масштабированием и доработками продукта в будущем.

Для создания кастомных решений подходят только гибкие методологии, такие как Scrum, Kanban и Agile. В отличие от модели Waterfall («водопадная» или «каскадная» разработка продуктов), которая предполагает последовательное выполнение этапов, гибкие подходы позволяют постепенно внедрять функции, тестировать их на реальных пользователях и оперативно вносить изменения. Это особенно важно для сложных и долгосрочных проектов.

Часто эти подразделения действуют разрозненно, что создает дополнительные сложности. Чтобы избежать этого, важно создать рабочую группу, где представители бизнеса и ИТ смогут договориться, выработать общее видение и понимание задач. Только такая синергия позволит эффективно и без конфликтов реализовать проект.

Теоретически компания может разработать кастомное решение своими силами, особенно если у нее есть крупное ИТ-подразделение. Однако на практике это оказывается крайне дорого и неэффективно: для реализации масштабного проекта, скорее всего, потребуется нанять штат новых специалистов. Так что гораздо выгоднее привлечь подрядчика к разработке адаптивного и индивидуализированного софта.

При выборе технологического партнера для создания ИТ-продукта под заказ нужно учитывать следующие критерии: опыт и экспертизу в отрасли, наличие кейсов и отзывов, подтверждающих качество работы, возможность провести собеседование с командой, чтобы убедиться в ее квалификации.

Стоит отметить, что для создания кастомных решений стоит рассматривать стабильные крупные компании. Мелкие подрядчики, особенно те, кто недавно вышел на рынок, часто не справляются с масштабными задачами, могут быть «однодневками» и в перспективе не обеспечат долгосрочное сопровождение проекта.

Кастомные решения всегда обходятся дороже коробочных. Это связано с тем, что они создаются индивидуально под задачи бизнеса и требуют больше времени и ресурсов на разработку.

Однако если посчитать экономику проекта в разрезе нескольких лет, то отсутствие ежегодных затрат на продление лицензий и выгода от сокращения трудовременных затрат и предоставления качественного сервиса клиентам делают использование кастомного решение более выгодным.

Стоит избегать подрядчиков, которые предлагают заниженные цены. Как правило, за демпингом скрывается отсутствие квалифицированных специалистов и ресурсов для качественной реализации проекта. Демпингующие компании часто не могут выполнить обязательства, что приводит к срыву сроков и дополнительным тратам для заказчика.

Кастомное решение — долгосрочная инвестиция, поэтому важно учитывать не только затраты на разработку, но и стоимость поддержки, обновлений и масштабирования. Это позволит компании избежать неожиданных расходов в будущем и быть готовой к долгосрочным вложениям.

Один из рисков при заказе кастомного решения — несоответствие конечного продукта ожиданиям бизнеса и пользователей. Основная причина, почему так происходит, — отсутствие синхронизации между всеми участниками процесса. Бизнес формулирует одни требования, пользователи ожидают чего-то своего, а ИТ-команда делает третье. В итоге это приводит к разочарованию и недовольству результатом.

Чтобы избежать такой проблемы, важно выстроить четкую коммуникацию между бизнесом, разработчиками и пользователями. Взаимодействие должно быть организовано так, чтобы все участники могли видеть промежуточные результаты, давать обратную связь и оперативно корректировать действия.

При заказе кастомного решения часто возникает риск превышения бюджета. Первоначальных расчетов нередко оказывается недостаточно для реализации всего функционала. Это связано с несколькими факторами.

1. В процессе разработки может выясниться, что команда движется не в том направлении и продукт нужно пересобирать. Для предотвращения подобной проблемы необходимо с самого начала составить дорожную карту проекта и выстроить четкое взаимодействие между участниками.
2. Внезапная необходимость в новых функциях. В ходе тестирования или внедрения продукта может выясниться, что не хватает какого-то критически важного функционала. В таком случае нужно принять взвешенное решение: внедрить его сразу или отложить на будущее, оценив стоимость и сроки окупаемости софта.

Перерасход бюджета — частая практика для кастомных проектов, поэтому рекомендуется заранее заложить резервный бюджет на доработки и внедрение дополнительных функций.

Еще один риск при заказе кастомного решения — невыполнение проекта в установленные сроки. Это особенно критично для бизнеса, когда продукт нужно выпустить к пиковому сезону, а команда не успевает.

Чтобы минимизировать эту опасность, важно начать с разработки MVP (Minimum Viable Product) — минимально жизнеспособного продукта, который содержит только базовый функционал для решения ключевых задач пользователей. Такой подход позволяет не только уложиться в сроки, но и снизить другие риски: перерасход бюджета или несоответствие ожиданиям.

Создание MVP — сложная, но необходимая задача, особенно при работе над такими значительными проектами, как кастомный софт. На этом этапе выделяют ядро функционала, которое станет основой для будущего продукта. Это позволит решению сразу начать приносить пользу бизнесу, а новые возможности можно добавлять постепенно.

Уход ключевого специалиста, обладающего уникальными знаниями о проекте, может серьезно повлиять на разработку кастомного решения и привести к остановке процесса или значительным задержкам.

Чтобы минимизировать этот риск, важно:

1. Распределить знания между несколькими людьми. Не должно быть ситуации, когда только один человек знает, как работает система.
2. Подготовить подробную документацию. Архитектура, процессы и ключевые решения должны быть задокументированы, чтобы новые участники команды могли быстро разобраться в проекте.
3. Избегать «бутылочных горлышек». Если все вопросы решаются через одного исполнителя, это сигнал о проблеме. Знания и ответственность должны быть распределены между несколькими специалистами.

Этот риск актуален для любого ИТ-проекта, поэтому важно заранее позаботиться о прозрачности процессов и распределении знаний.

Внедрение кастомного решения часто требует изменения привычных рабочих процессов, что может вызвать трудности у сотрудников: им нужно время, чтобы адаптироваться к новому софту, освоить его функционал, выявить моменты, которые требуют доработки. Так что на этом этапе практически неизбежно временное снижение эффективности некоторых подразделений.

Процесс адаптации обычно занимает от одного до двух месяцев. В этот период важно организовать обучение персонала и сбор обратной связи. Это поможет ускорить внедрение продукта и определить направления для его дальнейшего развития.

Без поддержки и вовлеченности сотрудников внедрение нового продукта может быть затруднено. Чтобы минимизировать сопротивление изменениям, стоит заранее объяснить персоналу, какие преобразования их ждут, как изменятся процессы и какие преимущества принесет новое решение. Это не только повысит вовлеченность, но и сделает переход более плавным и эффективным.

Чтобы оценить сроки окупаемости кастомного решения, нужно понимать, какие задачи оно будет решать и какую выгоду принесет бизнесу. Для расчета учитывают следующие факторы.

1. Сокращение операционных затрат. Автоматизация позволяет снизить издержки на ручной труд и повысить эффективность работы.
2. Рост доходов. Улучшение клиентского опыта и ускорение процессов могут привести к увеличению продаж и лояльности клиентов.
3. Косвенные выгоды. Сюда входит, например, повышение защищенности данных.

Срок окупаемости кастомного решения может варьироваться от нескольких месяцев до нескольких лет. Это зависит от сложности проекта, масштабов бизнеса и других особенностей. Например, в некоторых случаях кастомное ПО окупается уже через шесть месяцев.

Кажущаяся дороговизна разработки кастомного софта компенсируется отсутствием лицензионных платежей и ограничений по количеству пользователей. А контроль над данными компании снижает риски утечек, что также положительно влияет на репутацию бизнеса.