Как составить ИПР — пошаговая инструкция

В предыдущем материале рассказали, как ИПР помогает бизнесу в области управления персоналом. В этом — найдёте пошаговое руководство по созданию индивидуальных планов развития и советы по автоматизации процесса с помощью нового модуля на платформе iSpring Learn.

Из каких разделов состоит ИПР

В каждой компании по-своему составляют ИПР для своих сотрудников, единых требований и стандартов по оформлению этого документа нет. Тем не менее любой план должен содержать в себе:

цели развития;
навыки, которые нужно приобрести;
программу обучения;
ожидаемые результаты;
сроки достижения цели;
ответственных лиц.

Разберём их подробнее.

Цели развития

Подготовка индивидуального плана развития начинается с постановки целей. Правильно сформулированные цели конкретны, достижимы и ограничены по срокам. Поэтому ставить их лучше всего по SMART-принципу, то есть цель должна быть:

Specific — конкретной;
Measurable — измеримой;
Achievable — достижимой;
Relevant — релевантной;
Time-bound — ограниченной по времени.

Например, цель сотрудника службы поддержки с низким показателем удовлетворённости клиентов может звучать так: «Повысить средний CSAT с 52% до 75% в течение трёх месяцев за счёт развития навыков коммуникации и повышения знаний о продукте».

Интерфейс платформы iSpring Learn

Необходимые компетенции

После постановки целей определяют компетенции, требующие развития. Это hard и soft skills, которыми должен обладать сотрудник для перехода в новую роль или проект или повышения личной эффективности.

Например, у специалиста техподдержки должно быть глубокое понимание продуктов компании и умение работать с CRM-системами. Также он должен уметь слушать и слышать собеседника, объяснять сложные вещи, сохранять спокойствие в стрессовых ситуациях и быстро находить решение проблем.

Программа обучения

В этот пункт входят все образовательные форматы и мероприятия, которые нужны для развития компетенций. Например, уже упомянутому сотруднику службы поддержки для достижения его цели понадобится пройти мини-курс по продукту и мастер-класс по работе с трудными клиентами. А для отработки знаний на практике — принять участие в ролевых играх, посвящённых разным рабочим ситуациям.

Интерфейс платформы iSpring Learn

Ожидаемые результаты

Результаты обучения должны быть конкретными и измеримыми, чтобы и сотрудник, и менеджер могли объективно оценить, достигнута ли цель. Например, это может быть успешное прохождение итогового теста или повышение показателей качества обслуживания клиентов.

Сроки достижения цели

Для всего ИПР в целом и для каждого отдельного шага на пути движения к цели необходимо обозначить чёткие сроки. Чаще всего план составляется на полгода или год, но также возможны и краткосрочные варианты, рассчитанные на три месяца.

Что не менее важно — сроки достижения цели должны быть реалистичными, то есть:

соответствовать сложности поставленной цели;
учитывать текущий уровень компетенций сотрудника;
учитывать объём его рабочих задач и образовательной программы.

Например, нереалистично ожидать, что у специалиста службы поддержки уже на следующий день после тренинга повысится показатель удовлетворённости клиентов: новые навыки требуют времени на закрепление и отработку в реальной работе.

Ответственные лица

Для успешной реализации ИПР важно определить, кто будет сопровождать работника на каждом этапе обучения. В этой роли могут выступать его руководитель, HR-специалист, наставник, куратор или эксперт в конкретной области.

Их задача — контролировать прохождение плана и отслеживать прогресс. Также они должны оказывать поддержку: направлять в процессе обучения и давать своевременную обратную связь.

Интерфейс платформы iSpring Learn

Эксперты Certified Human Resource Management Professional (CHRMP) выделяют такие преимущества обучения персонала:

Сокращение текучести кадров;
Улучшение вовлеченности сотрудников;
Повышение производительности;
Укрепление командного духа;
Повышение конкурентоспособности компании;
Повышение квалификации персонала;
Формирование кадрового резерва;
Эффективное управление командами;
Сокращение затрат на работу подрядчиков;
Повышение удовлетворенности сотрудников.

Как составить ИПР — 7 шагов

Понимание структуры индивидуального плана развития упрощает задачу по его составлению. Далее шаг за шагом разберём, как разработать ИПР, чтобы он стал по-настоящему рабочим инструментом.

Шаг 1. Определить цель бизнеса и сотрудника

Развитие персонала в первую очередь служит интересам компании. В то же время, чтобы у сотрудника была мотивация к росту и достижению бизнес-целей, важно учитывать и его карьерные планы. Поэтому на первом этапе составления ИПР нужно понять, какую ценность обучение человека будет иметь для организации и него самого.

Например, компания планирует работать со стартапами, чтобы развивать ранее непрофильные бизнес-направления и масштабироваться. И ей нужен человек, который возглавит новую функцию. К счастью, у менеджмента есть на примете амбициозный сотрудник, подходящий на эту роль.

Чтобы получить повышение и привести компанию к результату, он должен разобраться, как работают корпоративные акселераторы и запустить проект. Это и будет целью сотрудника и бизнеса в ИПР.

Шаг 2. Определить необходимые для развития компетенции

Когда цели поставлены, следующий шаг — определить, какие именно компетенции нужны для их достижения. Компетенции могут быть:

профессиональными — навыки и знания, необходимые для конкретной должности;
личностными — навыки для взаимодействия с коллегами и сохранения продуктивности в разных ситуациях;
управленческими — навыки, необходимые для организации рабочих процессов, принятия решений и управления коллективом.

Их набор в ИПР зависит от того, к какой роли человек стремится, какие требования к ней предъявляют в компании, какие из компетенций и на каком уровне у него уже развиты. Например, если сотрудник хочет перейти от роли аналитика к роли менеджера проекта, ему понадобятся навыки управления командой и рисками, а также способность выстраивать продуктивную коммуникацию с заказчиком.

Шаг 3. Оценить текущий уровень сотрудника

Далее следует оценить, какие компетенции у работника уже есть, а какие — нуждаются в развитии. Это можно сделать с помощью разных методов:

тестирования — оценки, при которой сотрудник выполняет задания для проверки знаний, навыков или личностных качеств. Тесты чаще всего используют для оценки hard skills;
деловых и ролевых игр — моделирования рабочих ситуаций, в которых сотрудник применяет свои навыки на практике в условиях, близких к реальным;
интервьюирования — беседы с сотрудником, в ходе которой опытный интервьюер (HR или руководитель) задаёт вопросы о его решениях и действиях в той или иной рабочей ситуации;
самоанализа — самостоятельной оценки сотрудником своих сильных и слабых сторон. Хоть и метод субъективен, он служит отправной точкой для дальнейшей работы с наставником или руководителем;
обратной связи от руководителя — оценки на основе наблюдений за работой сотрудника. Она позволяет понять, как человек справляется с текущими задачами, какие у него перспективы и что стоит улучшить;
кейсов — решения задач, приближенных к реальной бизнес-ситуации;
оценки «360 градусов» — сбора анонимной обратной связи о сотруднике от его коллег, подчинённых, клиентов и руководителей. С её помощью можно понять, как человек проявляет себя в работе с разными людьми, насколько он открыт и надёжен.

Шаг 4. Определить конечный результат

Точная формулировка результатов поможет понять, когда прохождение плана будет завершено. Показателем успеха может быть защита проекта или прохождение сертификации. Например, если сотрудник осваивает техники B2B-продаж, результатом станет заключение определённого количества сделок за отведённый период.

Главное — чтобы критерии были конкретными, измеримыми и достижимыми.

Интерфейс платформы iSpring Learn

Шаг 5. Составить программу развития

В программы развития могут входить разные обучающие форматы и мероприятия. Главное — чтобы много внимания уделялось практическому применению навыков. Это может быть участие в новых проектах, временное исполнение обязанностей в более сложной роли, решение рабочих кейсов. Именно с помощью практики сотрудник получает возможность закрепить знания и быстрее достигать результатов.

Шаг 6. Установить сроки выполнения

При планировании сроков выполнения ИПР важно учитывать, к какой дате бизнес хочет достигнуть своей цели. А также — загруженность сотрудника: прохождение плана не должно стать для него источником стресса. Стоит заранее согласовать, сколько часов в неделю он сможет посвящать обучению и практике без перегрузки.

Шаг 7. Согласовать ИПР

Финальный шаг — согласование индивидуального плана развития. На этом этапе важно убедиться, что и сотрудник, и руководитель одинаково понимают цели и результаты. Обсуждение должно проходить в формате открытого диалога, в котором обе стороны могут уточнить взаимные ожидания и внести необходимые правки.

После согласования сотрудник начинает работать с планом. Регулярные встречи и подведение промежуточных итогов помогут отслеживать прогресс, выявлять трудности и своевременно корректировать ИПР, чтобы он оставался актуальным и эффективным.

Зачем автоматизировать ИПР

Сегодня компании из разных отраслей создают и реализуют индивидуальные планы развития по-своему. Одни привыкли использовать Excel-таблицы, другие — PDF-файлы. В некоторых организациях информацию по планам развития передают через чаты, письма и разрозненные документы, а прогресс HR фиксирует вручную. В результате — много рутинной работы, отсутствие прозрачности и сложности с масштабированием.

Чтобы решить эти проблемы и сделать управление ИПР эффективным, команда iSpring разработала модуль «Планы развития» — универсальный и гибкий инструмент для работы с планами развития сотрудников на платформе iSpring Learn. Он поддерживает два основных сценария: ведение планов адаптации в компании и индивидуальных планов развития сотрудников. Расскажем, как это реализовано.

Создание плана развития

В новом разделе платформы план развития может создать администратор, владелец аккаунта или пользователь с соответствующими правами. Это можно сделать с нуля или на основе готового шаблона.

План включает несколько элементов. Сначала заполняется основная информация: указывается название, даётся краткое описание и фиксируется дата назначения плана конкретному сотруднику. Далее формируется чек-лист — этапы плана с разбивкой по неделям. Внутри каждого этапа — задачи с дедлайнами и проверяющими лицами. Если проверяющий не назначен, сотрудник может самостоятельно отмечать выполнение поставленных задач.

После этого выбираются сотрудники, которым будет назначен план. Для каждого из них можно сразу закрепить наставника. Также доступна настройка welcome-сценария: сотруднику отправляется письмо с приглашением пройти план, после чего открывается пошаговое диалоговое окно. По завершении обучения он получает сообщение по итогам прохождения.

Дополнительно можно оформить план: выбрать обложку и цвет текста на странице.

Интерфейс платформы iSpring Learn

Прохождение плана развития

Сотрудник может проходить план развития как в браузере, так и через мобильное приложение — всё зависит от того, где ему удобнее.

Сам план представляет собой последовательный чек-лист, с которым сотрудник работает в своем темпе. Он знакомится с задачами, выполняет их в установленные сроки и отмечает выполнение. При необходимости может отправить задачи на проверку.

Контроль и самоконтроль прохождения плана развития

В разделе «Планы развития» руководитель получает полный контроль над процессом: он видит, какие сотрудники работают с планами развития, может отслеживать прогресс по каждому из них и узнать, кто назначен наставником. Кроме того, доступна выгрузка отчёта с перечнем задач и динамикой выполнения.

Система позволяет быстро получить как сводную, так и детальную аналитику. В сводном отчёте отображается общая статистика: кто из сотрудников проходит план, на каком этапе находится и когда завершит. Подробный отчёт позволяет проследить путь отдельного сотрудника.

Наставник также видит своих подопечных и их прогресс. При необходимости можно оставить комментарий к задаче или целому этапу, отредактировать содержание плана, изменить статус задач или самого плана.

У предметного эксперта есть доступ к блоку с домашними заданиями. Он проверяет задачи из планов развития и может оставить обратную связь по каждой из них.

Сотрудник самостоятельно отмечает выполненные задачи и в любой момент может посмотреть, сколько ещё осталось до полного завершения плана.

Интерфейс платформы iSpring Learn

Принятие итогового решения по плану

Финальный этап работы с планом развития связан с оценкой результатов. Например, в случае адаптации новичка за несколько дней до завершения плана наставник и руководитель получают уведомление от iSpring Learn с просьбой дать обратную связь сотруднику. Они могут быстро оценить его прогресс, ознакомиться с комментариями наставника и при необходимости напрямую связаться со стажёром.

После руководитель или HR определяют, успешно ли сотрудник прошёл план: завершил ли адаптацию, справился ли с задачами и может ли быть принят в штат. Решение фиксируется в системе с соответствующей отметкой: «прошёл» или «не прошёл», «принят» или «не принят».

Всё больше бизнесов осознают необходимость вкладываться в развитие сотрудников. В современных условиях такие инвестиции — не блажь, а буквально залог выживания. Подробнее об эволюции подхода к управлению персоналом, в частности обучению, поговорили с Михаилом Кречиным, руководителем направления по развитию продуктов iSpring. Читайте в следующем материале.

Пропуск в будущее: почему инвестировать в обучение сотрудников должен каждый бизнес

Узнать больше об ИПР