Как выбрать надежного партнера по аренде спецодежды

Почему экономить на спецодежде и текстиле может быть сложно

Форменная и защитная одежда выдается сотрудникам, работающим в особых температурных условиях (слишком высоких либо, наоборот, низких температур), на должностях, связанных с загрязнением, вредными или опасными условиями труда. Это производственная необходимость. 

Для HoReCa текстиль, например, чистые комплекты постельного белья или скатерти — тоже обязательный элемент услуги, без которого деятельность компании может остановиться. Эта тесная связь с производственным процессом или процессом оказания услуги требует самого тщательного анализа вариантов оптимизации. Но практически каждый из возможных связан с определенными сложностями. 

Создание собственной прачечной, а затем оптимизация ее расходов. Учитывая множество необходимых этапов обслуживания (стирка, чистка, ремонт, дезинфекция, утилизация), без которых не обойтись, речь идет о создании, финансировании и обеспечении работы отдельной бизнес-единицы, которая может быть никак не связана с основным направлением деятельности. 

Больнице или сети ресторанов придется фактически создать параллельный бизнес, которые требует значительных инвестиций и управления операциями. Это может отвлекать внимание от основной деятельности компании.

Привлечение специализированных сторонних прачечных. Скорее всего, в результате бизнес сможет быть уверенным в качестве стирки. Но потребуются вложения в закупку и организацию хранения текстиля. Дополнительных ресурсов потребуют и покупка новых комплектов взамен испорченных, и индивидуальный подбор вещей: работа в изношенной форме или в вещах не по размеру приводит к травмам и повышает риск профессиональных заболеваний. 

Кроме того, наличие бирок с личными данными работника или использование RFID-меток, которые помогают отслеживать все, что происходит с текстилем, тоже остается «головной болью» предприятия. 

Перекладывание забот об униформе на плечи самих сотрудников. Исследование, проведенное для Ассоциации европейского текстильного сервиса ETSA, подтвердило, что 52% работников не стирают униформу отдельно от других вещей, а значит, не могут обеспечить необходимую чистоту спецодежды.

Для некоторых отраслей, таких как медицина, это критично: 68% работников используют кондиционеры, а 58% — пятновыводители, а непрофессиональная бытовая химия и неподходящие режимы стирки нарушают защитные свойства спецодежды.

Отследить, насколько бережно сотрудники относятся к униформе, невозможно. А без профессионального ремонта одежда быстро выходит из строя — сотруднику понадобится новый комплект быстрее, а значит, это новые расходы для работодателя. 

Аренда спецодежды. Предполагает баланс между снижением затрат и качественным обслуживанием: не нужно приобретать и хранить спецодежду на балансе, отсутствуют значительные единовременные расходы, а платежи распределены по месяцам и пр.

Сложность в том, что аренда и полный цикл обслуживания — это обязательно многолетний контракт. Это значит, что подрядчик фактически становится партнером компании, от него могут напрямую зависеть производственные процессы.

Если такой контрагент сорвет поставки спецодежды или текстиля, работа всего предприятия окажется под угрозой. Поэтому при этом варианте оптимизации расходов главной проблемой бизнеса становится выбор поставщика услуг аренды спецодежды, который не подведет.

По теме. 10 шагов, как за три месяца запустить бренд одежды

С чего начать поиск поставщика услуги аренды

Если вы выбрали аренду спецодежды в качестве варианта оптимизации затрат, с самого начала сформулируйте желаемые параметры аренды рабочей формы для сотрудников, пропишите подробно отраслевые требования. 

Подумайте, какая спецодежда вам нужна, сколько нужно комплектов, есть ли сезонные колебания по требуемому количеству и т.п. Составьте желаемый график поставок. Оценивать предложения от компаний-кандидатов нужно, когда уже есть образ желаемого результата.

На рынке существуют компании, которые оказывают только услуги по стирке спецодежды: просто с заданной периодичностью забирают грязную спецодежду и привозят чистую. При этом закупка, ремонт, хранение остаются на стороне заказчика. Возможно, этот вариант подходит вашему бизнесу. 

Но если вы хотите передать на аутсорс весь цикл сервиса (заказ, подгон по размерам, уход за одеждой, логистику, хранение, ремонт и замену по ветхости), убедитесь, что все этапы прописаны в контракте.

Для выстраивания крепких партнерских отношений, особенно на первоначальном этапе сотрудничества, важны обратная связь и регулярный аудит. Проводите встречи с обсуждением промежуточных результатов, составляйте планы корректировок.

Что проверить в договоре

Декларации и сертификаты. Даже при аренде формы работодатель несет ответственность перед сотрудниками за ее качество. Поэтому обязательно запрашивайте декларации и сертификаты соответствия на все модели одежды и комплекты.

Право собственности. Проверьте, кто будет владельцем спецодежды по договору. Если в нем указано, что после начала сотрудничества собственником становится заказчик, это значит, что речь идет о продаже с последующим обслуживанием, а не об аренде.

Срок аренды. Договоры аренды спецодежды полного цикла обычно заключаются на длительный срок — на годы. Обсудите и зафиксируйте гарантийные обязательства до размещения заказа, а также возможные случаи, не попадающие под гарантию.

Объем спецодежды. Согласуйте необходимые объемы складского запаса и убедитесь, что у партнера есть достаточное количество комплектов на складе.

Порядок контроля качества. В отдельном приложении к договору опишите порядок контроля количества одежды в обороте и критерии оценки качества предоставляемых услуг.

Раздел о расторжении договора. Внимательно изучите раздел о расторжении договора, чтобы избежать проблем с недобросовестным поставщиком. Включите механизмы рекламаций на случай ненадлежащего качества поставок и добавьте пункты, защищающие вашу компанию, например, о последствиях для поставщика при неоднократных нарушениях.

Какой бы способ сокращения затрат на спецодежду и текстиль не выбрал бизнес, каждый из них связан с определенными сложностями. Создание собственной прачечной с инвестициями и переносом фокуса внимания с основной деятельности на смежную могут позволить себе, скорее всего, только очень крупные корпорации.

Аренда рабочей одежды может быть экономически эффективным решением, которое устраняет необходимость в первоначальных закупках и затратах на организацию хранения и учета спецодежды. Но это всегда долгосрочное партнерство. Поэтому компании должны провести тщательную проверку потенциальных партнеров, включая проверку документов и посещение объектов, чтобы обеспечить их надежность и соответствие требованиям. 

Ключевые элементы контракта, которые необходимо проверить, включают ответственность за качество, право собственности на одежду, условия долгосрочных отношений, уровни запасов, меры контроля качества и положения о расторжении.

Решающее значение для поддержания прочных партнерских отношений имеют регулярное общение и аудиты с поставщиками услуг и готовность оперативно решать любые возникающие проблемы.