Прокрастинация: что это такое, почему она вредна для бизнеса и как с ней справиться

Что такое прокрастинация

Это психологический феномен, при котором человек осознанно откладывает задачу, несмотря на понимание её важности и возможных негативных последствий. Это связано с особенностями работы мозга, эмоциональной регуляцией и когнитивными процессами.

Читайте по теме:

Почему сотрудники массово увольняются и что с этим делать

Перестать прокрастинировать и страдать из-за этого: как это сделать? Советы психолога

Как мозг реагирует на прокрастинацию и что происходит:

1. Конфликт между лимбической системой и префронтальной корой. Лимбическая система, отвечающая за эмоции и удовольствие, стремится избежать стресса и неприятных ощущений. Префронтальная кора, контролирующая планирование и принятие решений, пытается заставить человека действовать рационально. Когда лимбическая система берет верх, человек выбирает мгновенное удовольствие (просмотр видео, соцсети) вместо того, чтобы заняться задачей.
2. Роль дофамина. Когда человек занимается приятными или быстрыми делами, мозг вырабатывает дофамин — гормон удовольствия. Выполнение сложных задач не даёт мгновенного дофаминового отклика, поэтому мозг пытается избежать таких действий, выбирая более лёгкие и приятные занятия.
3. Эффект немедленного вознаграждения. Исследования показывают, что люди склонны переоценивать краткосрочные выгоды и недооценивать долгосрочные последствия (Peters & Büchel, 2010). Это объясняет, почему человек может откладывать работу, даже если осознаёт, что позже это вызовет стресс.

Прокрастинация проявляется в том, что человек:

• Откладывает сложные задачи, опасаясь неудачи. Не приступает к работе, потому что боится сделать ошибку или получить плохой результат.
• Выполняет рутинные дела вместо приоритетных. Тратит время на незначительные задачи вместо работы над важным проектом.
• Ждёт «идеального» момента для начала работы. Оправдывает бездействие тем, что сейчас недостаточно времени, энергии или информации, чтобы приступить к работе.

Люди могут откладывать задачи из-за страха неудачи или переживаний, связанных с некомфортными эмоциями.

Почему прокрастинация вредна для бизнеса

Это серьезная проблема, которая может затормозить весь процесс и привести к реальным потерям. Когда сотрудники откладывают важные задачи, бизнес теряет время, деньги и клиентов.

Прокрастинация:

1. Срывает дедлайны. Когда задачи не выполняются вовремя, страдает репутация компании. Например, если команда не успевает завершить разработку веб-сайта для клиента до согласованного срока, клиент может уйти к конкурентам, а вы потеряете не только заказ, но и долгосрочное сотрудничество. В бизнесе это может привести к снижению доходов и даже к штрафам.
2. Замедляет работу команды. Например, если дизайнер не закончил разработку логотипа, маркетологи не могут запустить рекламную кампанию, а менеджеры по продажам не могут презентовать новый продукт клиентам. Всё это сказывается на общей эффективности работы компании и поведении каждого работника.
3. Повышает уровень стресса. Когда задачи откладываются на потом, они начинают накапливаться. В какой-то момент сотрудникам становится трудно справляться с объёмом работы. Например, если бухгалтер каждый день откладывает отчётность, на конец месяца ему придётся выполнить огромный объём работы за короткое время, что может привести к ошибкам и нервозности.
4. Ухудшает качество работы. Спешка перед дедлайном не позволяет уделить должное внимание деталям. Когда сотрудник выполняет задачу в последний момент, он может не заметить важные нюансы, что приведёт к ошибкам. Например, если менеджер по продажам не подготовил презентацию вовремя и решит сделать её в последний момент, он может упустить важную информацию.
5. Подрывает репутацию компании. Когда бизнес регулярно не выполняет свои обязательства в срок, клиенты и партнёры теряют доверие. Например, если поставщик всегда задерживает доставку, это может повлиять на вашу репутацию. Клиенты начнут сомневаться в том, что бизнес может выполнить свои обещания, и будут искать других партнёров.

Причины прокрастинации

Прокрастинация в бизнесе не появляется без причины. Часто она является следствием конкретных проблем или особенностей в работе.

Причины прокрастинации:

1. Страх неудачи. Когда человек боится сделать ошибку, его мозг воспринимает это как угрозу. Активируются зоны, отвечающие за страх и стресс, такие как миндалина. Это приводит к тому, что задача начинает казаться угрожающей, а человек, стремясь избежать неприятных ощущений, откладывает её. Например, менеджер по продажам может избегать звонков потенциальным клиентам, опасаясь, что не сможет их убедить.
2. Отсутствие четких целей. Например, если руководитель ставит задачу «сделать маркетинговую стратегию», но не уточняет, какие шаги нужно предпринять или какие сроки нужно соблюдать, сотрудники могут начать откладывать выполнение.
3. Перегрузка. Вместо того чтобы решать задачи одну за другой, человек испытывает трудности с концентрацией и начинает избегать работы. Это вызывает чувство ступора и желание откладывать задачи. Например, если в небольшой компании один сотрудник одновременно занимается и клиентским обслуживанием, и закупками, и документацией, он может чувствовать себя перегруженным.
4. Низкая мотивация. Зоны мозга, отвечающие за мотивацию, такие как дофаминовая система, не активируются в полной мере. Это снижает желание действовать и затрудняет выполнение задач. Например, если сотрудник не видит смысла в проекте или не понимает, как его работа влияет на результаты компании, ему будет трудно сосредоточиться на проекте.
5. Привычка откладывать. Например, если сотрудник постоянно откладывает выполнение отчётов до последнего дня, его мозг воспринимает это как норму. Это снижает уровень стресса в короткой перспективе, но в долгосрочной — только усиливает напряжение и снижает продуктивность.

Каждая из этих причин требует особого подхода для решения. Понимание их позволяет строить эффективные стратегии для борьбы с прокрастинацией и повышения производительности.

Как справиться с прокрастинацией

Важно использовать комплексный подход.

Оптимизируйте рабочий процесс. Эффективная организация работы снижает вероятность прокрастинации и помогает сосредоточиться на важных задачах.

Разбивайте задачи на небольшие этапы:

• Разделите проект на последовательные шаги. Если нужно подготовить презентацию, сначала составьте список основных идей, затем создайте структуру слайдов, добавьте текст и только потом займитесь визуальным оформлением. Такой подход помогает избежать перегрузки и повышает мотивацию, так как каждый выполненный этап приближает к финальному результату.
• Используйте чек-листы для отслеживания прогресса. Фиксируйте завершенные шаги, чтобы видеть динамику и сохранять мотивацию.

Используйте тайм-менеджмент:

• Применяйте метод «помидора». Работайте по 25 минут с 5-минутными перерывами. Такой формат поддерживает концентрацию и снижает усталость. Например, если нужно обработать большой объем данных, настройте таймер на 25 минут, после чего сделайте небольшой перерыв.
• Структурируйте дела по методу GTD. Разделяйте задачи на категории: срочные, важные, второстепенные. Работайте с наиболее приоритетными пунктами в первую очередь.
• Используйте правило двух минут. Если задача занимает меньше двух минут, выполняйте её сразу. Это снижает накопление мелких дел и уменьшает нагрузку.

Четко ставьте цели:

• Формулируйте задачи с указанием сроков и результата. Вместо цели «разработать стратегию маркетинга» поставьте задачу «подготовить маркетинговый план с ключевыми действиями и сроками до пятницы».
• Разделяйте задачи на краткосрочные и долгосрочные. Например, если цель — увеличение продаж, определите конкретные шаги: запустить рекламную кампанию, провести анализ целевой аудитории, протестировать новые каналы продвижения.

Делегируйте задачи:

• Избыточная нагрузка ведет к прокрастинации, поэтому важно распределять обязанности между членами команды.
• Определите задачи, которые можно передать другим. Например, если маркетологу приходится заниматься не только стратегией, но и созданием контента, лучше передать написание текстов копирайтерам.
• Используйте системы управления проектами. Например, в сервисе «Яндекс Трекер» можно распределять работу и контролировать выполнение задач.

Повышайте самодисциплину. Исключите отвлекающие факторы:

• Выключите уведомления на телефоне. Используйте режим «Не беспокоить» или приложения для блокировки отвлекающих сайтов.
• Создайте рабочую зону без отвлекающих элементов. Например, если в офисе шумно, используйте наушники с белым шумом или спокойной фоновой музыкой.

Работайте по расписанию:

• Фиксированный график помогает снизить прокрастинацию, превращая выполнение задач в привычку.
• Определите время для работы над важными задачами. Например, если ежедневно начинать день с решения приоритетных вопросов, мозг привыкает к такому порядку, и откладывание работы становится менее вероятным.
• Формируйте четкий режим работы и отдыха. Регулярные перерывы помогают избежать переутомления и поддерживать высокий уровень продуктивности.

Контролируйте прогресс:

• Отслеживание выполнения задач повышает мотивацию и помогает видеть реальные результаты работы.
• Используйте списки дел. Записывайте задачи и отмечайте выполненные пункты, чтобы наглядно видеть прогресс.

Улучшайте психологическое состояние. Эмоциональное здоровье стоит достаточно дорого, так как влияет на продуктивность.

Управление стрессом помогает снизить уровень прокрастинации.

Читайте по теме:

Подбор и адаптация сотрудников

Как бороться с прокрастинацией, если вы работаете на себя

Управляйте стрессом:

• Делайте перерывы. Короткие паузы между рабочими сессиями помогают перезагрузить мозг и снизить напряжение.
• Используйте физическую активность. Прогулка, йога или простая разминка способствуют снижению стресса и повышают уровень энергии.
• Практикуйте медитацию. Даже несколько минут дыхательных упражнений помогают улучшить концентрацию и снизить тревожность.

Страх ошибок мешает приступить к работе и приводит к откладыванию задач.

Как побороть:

1. Воспринимайте ошибки как часть процесса. Например, если дизайнер боится, что макет не понравится клиенту, он может откладывать его отправку. Однако важно понимать, что правки — это естественная часть работы, а не признак неудачи.
2. Фокусируйтесь на прогрессе. Лучше выполнить задачу на 80 % и доработать её, чем не начинать вовсе.

Создавайте положительное подкрепление:

1. Определите приятные бонусы за выполнение работы. Например, после завершения сложного проекта можно устроить себе небольшой отдых, выпить чашку кофе или прогуляться.
2. Формируйте положительное отношение к выполненным задачам. Завершение работы должно ассоциироваться с приятными эмоциями, а не с усталостью и перегрузкой.

Закрепим

Прокрастинация — это осознанное откладывание важных задач, а не лень. Она приводит к снижению продуктивности и ухудшает результаты работы.

Основные причины прокрастинации — страх неудачи, отсутствие четких целей, перегрузка, низкая мотивация и привычка откладывать дела.

Прокрастинация вредна для бизнеса, так как приводит к срыву дедлайнов, замедлению работы команды, повышению уровня стресса, ухудшению качества работы и подрыву репутации компании.

Как оптимизировать рабочий процесс:

1. Разбивайте задачи на небольшие этапы, чтобы они не казались слишком сложными.
2. Используйте тайм-менеджмент (Pomodoro, GTD) для эффективного распределения времени.
3. Четко формулируйте цели, чтобы избежать неопределенности.
4. Делегируйте задачи, чтобы снизить нагрузку и сосредоточиться на приоритетных вопросах.

Развитие самодисциплины помогает контролировать прокрастинацию:

1. Исключайте отвлекающие факторы (отключайте уведомления, создавайте рабочую среду без раздражителей).
2. Работайте по расписанию, чтобы сформировать привычку выполнять задачи вовремя.
3. Контролируйте прогресс, используя списки дел и цифровые инструменты.

Как управлять эмоциями:

1. Используйте методы релаксации (медитация, физическая активность) для снижения тревожности.
2. Пересматривайте отношение к ошибкам — они являются частью процесса, а не причиной откладывания задач.
3. Создавайте положительное подкрепление, вознаграждая себя за выполненную работу.

Комплексный подход к борьбе с прокрастинацией помогает повысить продуктивность и улучшить результаты бизнеса.

Фото на обложке: Freepik