Как побудить сотрудников делиться идеями на совещаниях

Подготовьте помещение

«Когда я организую личную встречу, я прихожу пораньше, чтобы оценить, как расположены посадочные места», — рассказывает Марк Крут, коуч по современной работе Atlassian.

Он добавляет, что если столы можно передвигать, то стоит расположить их полукругом. Так собеседники будут смотреть друг другу в глаза — и им будет комфортнее высказываться. Тот же совет применим и к удаленным встречам, если у вашей команды есть виртуальное пространство для работы.

Разрешите участникам уходить

Профессор Гарвардской школы бизнеса Фрэнсис Фрей советует такой подход: в самом начале назовите тему собрания и предложите уйти тем, кого она не затрагивает. Так останутся только те, кому есть что сказать.

Используйте метод «1-2-4-все»

Дуглас Фергюсон, президент консалтинговой компании Voltage Control, рекомендует метод «1-2-4-все».

• Сначала каждый обдумывает проблему в одиночку.
• Затем ее обсуждают в группах по два человека, а после — в группах по четыре.
• В конце проводят групповую дискуссию.

Это позволяет выслушать всех присутствующих: если кому-то трудно представить свою идею, то коллега сможет сделать это за него.

Высказывайтесь по очереди

Есть еще один популярный формат, который называется «попкорн». Когда человек поделился идеей, это означает, что его «зерно раскрылось». Он не сможет заговорить, пока не выскажется каждый.

Решайте проблемы вместе

«Как мы можем…» — эта простая фраза повышает продуктивность мозговых штурмов в дизайнерской компании IDEO. По словам глобального руководителя по талантам Дуэйна Брея, каждое из этих слов служит своей цели:

• «как» побуждает подробнее описывать мысли;
• «мы» призывает к командной работе;
• «можем» указывает на множество возможных решений.

Этот подход популярен и в таких компаниях, как Google и Meta*.

Попробуйте больше молчать

В других организациях выбирают «молчаливые собрания». Например, в Amazon руководящие команды сначала читают многостраничный отчет. Обсуждение начинается только спустя полчаса, когда все участники соберутся с мыслями и будут готовы предлагать свои идеи.

В Square используют Google Документы. «Участники встречи молча просматривают документ, задают вопросы и отвечают на них в комментариях к нему, — рассказывает инженер-программист Пьер-Ив Рико. — Спустя 30 минут мы определяем ключевые моменты, которые нужно обсудить лично, а затем проводим короткий целенаправленный разговор. Что еще более важно, мы даем каждому шанс быть услышанным».

Стремитесь к честности

«На встречах часто обсуждают прогресс по проекту и сроки его завершения, что может пугать», — говорит Мэтт Такер, основатель программы для повышения продуктивности Koan. Это особенно актуально, если людям кажется, что не стоит сообщать плохие новости.

Чтобы обсуждение было более честным, Такер предлагает следующую тактику. Попросите всех записать, насколько они уверены в том, что закончат работу вовремя. Используйте три уровня уверенности: зеленый, желтый и красный. Затем покажите свои заметки одновременно.

Делайте микроперерывы

Если встречи проходят друг за другом, нам становится сложнее сосредоточиться. Более того, когнитивное исследование показывает, что во время разговора в Zoom мы испытываем усталость уже через полчаса.

Читайте по теме:

Созвон не для галочки: как организовать комфортное гибридное совещание

Три приема, которые сделают совещание интереснее и эффективнее

Решение — делать перерывы. Согласно исследованиям, благодаря этому организм перестает накапливать стресс и усталость, а мозг получает возможность восстановиться.

Поэтому предложите команде сделать небольшой минутный перерыв, чтобы зарядиться энергией для следующей дискуссии.

Очистите календарь

Исследование показывает, что в последние годы компании стали проводить гораздо больше совещаний — и это не способствует вовлечению сотрудников. Поэтому некоторые команды на определенный период удаляют все повторяющиеся встречи из расписания, а затем добавляют снова только необходимые.

С этим экспериментируют Shopify, Dropbox, Asana и Zapier. В результате каждый сотрудник экономит более 11 часов в месяц и может лучше сконцентрироваться и проявлять активность на оставшихся встречах.

* Meta и входящие в нее Facebook и Instagram признаны экстремистскими организациями, деятельность которых запрещена в РФ.

Источник.

Фото на обложке: KeyStock / Shutterstock