Пожалуй, мало кто любит совещания. В эпоху удаленной и гибридной работы они стали особенно неприятны. Недавний анализ показывает, что сотрудники проводят на собраниях по меньшей мере на 25% больше времени, чем в феврале 2020 года, и многие предполагают, что усталость от совещаний является одним из факторов, которые спровоцировали большую отставку — тренд на массовую текучесть кадров.
Рабочие собрания — та деятельность, в которой каждый хотел бы стать лучше. И здесь особенно полезен опыт фалиситаторов — специалистов, которые «ведут» встречу, обеспечивая комфортную обстановку и достижение поставленных целей. Рассказываем о приемах, которые улучшат качество любого совещания.
Активировать мышление двух систем
Самые быстрые ораторы имеют преимущество в раннем продвижении, поскольку могут влиять на ход дискуссии. Они задают вопросы и раньше других высказывают свои наблюдения, что и задает направление беседе.
Однако есть два типа мышления, и лидеры должны быть уверены, что при планировании и проведении совещаний будут созданы возможности и для того, и для другого.
Писатель Дэниел Канеман в своей книге «Думай медленно... решай быстро» рассказывает о двух системах мышления:
- автоматическое, реактивное мышление, которое помогает нам анализировать лица людей и вспоминать ответы на простые задачи по памяти;
- глубокое мышление, которой требует более глубокой концентрации и позволяет анализировать проблемы и управлять своим телом сложными способами.
Если обеспечить возможности для мышления системы 2, на собраниях будут звучать лучшие идеи, а не только те, что были высказаны громче всего или появились первыми.
Самый простой и простой способ разблокировать мышление системы 2 — это предоставить участникам собрания платформу для молчаливого обмена своими идеями.
Онлайн-доски — подходящий для этого инструмент, потому что они создают среду соавторства, позволяя записывать вопросы, идеи и наблюдения в режиме реального времени, а также просматривать и развивать друг друга, не прерывая полностью беседу.
Этот подход решает три проблемы.
- Каждый участник может уточнять свои идеи по мере их написания и не тратить время на объяснения.
- Мысли всех участников одинаково представлены.
- Это помогает уменьшить влиятельность самого высокооплачивамого сотрудника, мнение которого могло бы определить итог обсуждения.
Также можно провести молчаливый мозговой штурм длительностью 3-5 минут. Для присутствующих это позволит активизировать мышление системы 2 и глубже погрузиться в свои мысли и идеи. В итоге у вас останутся заметки, которые помогут задокументировать разговор и принятые решения.
Создать психологически безопасную обстановку
Google в ходе исследования под названием Project Aristotle обнаружила, что высокий уровень психологической безопасности способствует здоровым дискуссиям на собраниях и свидетельствует об эффективности работы команд.
Создать психологическую безопасность в масштабах всей организации — задача, которая выходит далеко за рамки компетенции любого организатора собрания. Но есть несколько приемов, которые фасилитаторы обычно используют для создания безопасной обстановки в рамках собрания.
Фото в тексте: UfaBizPhoto /
Если на встрече будут обсуждаться спорные или требующие внимания темы (например, неудачный проект), подумайте о том, чтобы начать с ледокола — вопроса, который разбавит атмосферу и создаст чувство единения.
Еще способ — предложить участникам самостоятельно разработать основные правила поведения и разговора. Эти правила помогут каждому нести ответственность за свой голос и тон в разговоре и добавят уверенности, поскольку каждый будет знать, что ведет себя надлежащим образом.
Обеспечить коллективную культуру
Самый авторитетный или высокооплачиваемый сотрудник может доминировать в разговоре. Один из способов предотвратить это — сделать идеи и вопросы анонимными, чтобы каждая мысль рассматривалась одинаково. Для этого можно использовать такие инструменты, как Sli.do или онлайн-доски.
Это преследует две цели:
- уменьшить страх перед высказыванием и сделать собрания более инклюзивными, продемонстрировав новые голоса и точки зрения, которые ранее, возможно, не были услышаны;
- создать коллективную культуру, в которой люди заботятся не о том, чьи идеи воплощаются, а о том, чтобы были реализованы лучшие предложения.
Требуется огромная самоотдача, чтобы сделать фасилитацию своей основной профессией. Но базовые навыки этого ремесла будут полезны всем. Базовое понимание психологии, лежащей в основе обмена информацией и мышления, поможет сделать собрания эффективнее и получать лучшие идеи.
Фото на обложке: NDAB Creativity /
Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter
Материалы по теме
-
Пройти курс «Выбор системы налогообложения»
- 1 Социальный капитал: как формируется, его функции и как рассчитать
- 2 Как оценить эффективность работы бизнеса и сотрудников
- 3 10 советов, которые помогут завоевать уважение и доверие среди коллег
- 4 Инициативность на работе: плюсы инициативности сотрудников и как её развить?