Истории

Три приема, которые сделают совещание интереснее и эффективнее

Истории
Елена Лиханова
Елена Лиханова

Старший редактор RB.RU

Елена Лиханова

Пожалуй, мало кто любит совещания. В эпоху удаленной и гибридной работы они стали особенно неприятны. Недавний анализ показывает, что сотрудники проводят на собраниях по меньшей мере на 25% больше времени, чем в феврале 2020 года, и многие предполагают, что усталость от совещаний является одним из факторов, которые спровоцировали большую отставку — тренд на массовую текучесть кадров.

Рабочие собрания — та деятельность, в которой каждый хотел бы стать лучше. И здесь особенно полезен опыт фалиситаторов — специалистов, которые «ведут» встречу, обеспечивая комфортную обстановку и достижение поставленных целей. Рассказываем о приемах, которые улучшат качество любого совещания.

Три приема, которые сделают совещание интереснее и эффективнее

Активировать мышление двух систем

Самые быстрые ораторы имеют преимущество в раннем продвижении, поскольку могут влиять на ход дискуссии. Они задают вопросы и раньше других высказывают свои наблюдения, что и задает направление беседе.

Однако есть два типа мышления, и лидеры должны быть уверены, что при планировании и проведении совещаний будут созданы возможности и для того, и для другого.

Писатель Дэниел Канеман в своей книге «Думай медленно... решай быстро» рассказывает о двух системах мышления:

  • автоматическое, реактивное мышление, которое помогает нам анализировать лица людей и вспоминать ответы на простые задачи по памяти;
  • глубокое мышление, которой требует более глубокой концентрации и позволяет анализировать проблемы и управлять своим телом сложными способами.

Если обеспечить возможности для мышления системы 2, на собраниях будут звучать лучшие идеи, а не только те, что были высказаны громче всего или появились первыми.

Самый простой и простой способ разблокировать мышление системы 2 — это предоставить участникам собрания платформу для молчаливого обмена своими идеями.

Онлайн-доски — подходящий для этого инструмент, потому что они создают среду соавторства, позволяя записывать вопросы, идеи и наблюдения в режиме реального времени, а также просматривать и развивать друг друга, не прерывая полностью беседу.

Этот подход решает три проблемы.

  • Каждый участник может уточнять свои идеи по мере их написания и не тратить время на объяснения.
  • Мысли всех участников одинаково представлены.
  • Это помогает уменьшить влиятельность самого высокооплачивамого сотрудника, мнение которого могло бы определить итог обсуждения.

Также можно провести молчаливый мозговой штурм длительностью 3-5 минут. Для присутствующих это позволит активизировать мышление системы 2 и глубже погрузиться в свои мысли и идеи. В итоге у вас останутся заметки, которые помогут задокументировать разговор и принятые решения.

Создать психологически безопасную обстановку

Google в ходе исследования под названием Project Aristotle обнаружила, что высокий уровень психологической безопасности способствует здоровым дискуссиям на собраниях и свидетельствует об эффективности работы команд.

Создать психологическую безопасность в масштабах всей организации — задача, которая выходит далеко за рамки компетенции любого организатора собрания. Но есть несколько приемов, которые фасилитаторы обычно используют для создания безопасной обстановки в рамках собрания.

совещание в офисе

Фото в тексте: UfaBizPhoto / Shutterstock

Если на встрече будут обсуждаться спорные или требующие внимания темы (например, неудачный проект), подумайте о том, чтобы начать с ледокола — вопроса, который разбавит атмосферу и создаст чувство единения.

Еще способ — предложить участникам самостоятельно разработать основные правила поведения и разговора. Эти правила помогут каждому нести ответственность за свой голос и тон в разговоре и добавят уверенности, поскольку каждый будет знать, что ведет себя надлежащим образом.

Обеспечить коллективную культуру

Самый авторитетный или высокооплачиваемый сотрудник может доминировать в разговоре. Один из способов предотвратить это — сделать идеи и вопросы анонимными, чтобы каждая мысль рассматривалась одинаково. Для этого можно использовать такие инструменты, как Sli.do или онлайн-доски.

Это преследует две цели:

  • уменьшить страх перед высказыванием и сделать собрания более инклюзивными, продемонстрировав новые голоса и точки зрения, которые ранее, возможно, не были услышаны;
  • создать коллективную культуру, в которой люди заботятся не о том, чьи идеи воплощаются, а о том, чтобы были реализованы лучшие предложения.

Требуется огромная самоотдача, чтобы сделать фасилитацию своей основной профессией. Но базовые навыки этого ремесла будут полезны всем. Базовое понимание психологии, лежащей в основе обмена информацией и мышления, поможет сделать собрания эффективнее и получать лучшие идеи.

Источник.

Фото на обложке: NDAB Creativity / Shutterstock

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 У сотрудника проблемы с тайм-менеджментом. Как ему помочь?
  2. 2 Командная работа в разных часовых поясах: как выстроить и поддерживать
  3. 3 «Вы супер и мы супер: давайте держаться вместе»
  4. 4 Кризис-протокол: как сохранить команду в условиях неопределенности
  5. 5 Теория слабых связей в бизнесе. Как люди зарабатывают на знакомых