Среднесписочная численность работников: что это, как рассчитать и зачем нужна

Что такое среднесписочная численность работников

Это среднее количество сотрудников, которое официально работает в организации за месяц, квартал или год. Она учитывает не всех подряд, а только тех, кто числится в штате по трудовым договорам.

Читайте по теме:

Один в поле не воин: как оформить сотрудника по трудовому кодексу

15 лайфхаков по организации и оптимизации рабочего места

К примеру, у вас в штате 10 человек. Один уволился в середине месяца, другой пришел на его место через неделю. Среднесписочная численность работников покажет не ровно 10, а число с учетом этих изменений.

Если кто-то работает неполный день, его тоже включают в расчет среднесписочной численности работников, но учитывают часы, которые человек отработал. А вот внештатных сотрудников, подрядчиков или тех, кто находится в декрете, не считают. За год рассчитать проще: берут среднее за каждый месяц и находят общий итог.

Как рассчитать среднесписочную численность работников

Для начала определите, кого считать. В среднесписочную численность работников входят только те, кто заключил с компанией трудовой договор. Учитывают:

• Тех, кто работает полный день.
• Тех, кто на неполной ставке (их считают пропорционально отработанным часам).
• Работников в командировках или на больничном.

В расчеты не включают:

• Внештатных сотрудников (по договорам ГПХ).
• Женщин в декрете или отпуске по уходу за ребенком.
• Студентов на практике без трудового договора.

Теперь нужно посчитать ССЧ за каждый день месяца. Для начала нужно знать, сколько человек было в штате каждый день:

• Берите данные из табеля учета рабочего времени.
• Каждый день записывайте число сотрудников, которые числятся в штате, даже если кто-то отсутствует по уважительной причине (отпуск, больничный).

Например, у вас 5 сотрудников. 1-го числа один уволился, и до конца месяца осталось 4. За 1-е число — 5, за остальные дни (2-е по 31-е) — 4.

Далее нужно рассчитать сумму человеко-дней за месяц. Для этого сложите показатели за каждый день:

• 1-е число: 5 человек.
• 2-е по 31-е: 4 человека × 30 дней = 120 человеко-дней.
• Итог: 5 + 120 = 125 человеко-дней.

Если есть работники на неполной ставке считайте их долю. Например, работник на полставки (4 часа вместо 8) считается как 0,5. Если он работал весь месяц (30 дней), это 15 человеко-дней (0,5 × 30).

После возьмите общее число человеко-дней и разделите на календарные дни месяца:

• Для января (31 день): 125 ÷ 31 ≈ 4,03.
• Округляйте до целого числа: 4,03 округляется до 4, среднесписочная численность — 4 человека.

Для годового показателя:

• Рассчитайте ССЧ за каждый месяц.
• Сложите все месячные значения.
• Разделите на 12.

Допустим,

• январь — 4,
• февраль — 5,
• март — 5,
• и так далее, итог за 12 месяцев — 60. Делим: 60 / 12 = 5. Годовая ССЧ — 5 человек.

Учитывайте всех, кто в штате, даже если они не работают в эти дни. Если сотрудников нет весь месяц, среднесписочная численность — 0.

Выходные и праздничные дни тоже учитывают при расчете.

Когда и куда предоставляется информация о ССЧ

Среднесписочная численность работников — данные, которыми нужно делиться с государством. Но когда и куда их подавать? Давайте разберемся.

Основные виды отчетности:

• При ежегодной отчетности основной дедлайн — 20 января следующего года. Например, за 2024 год данные сдают до 20 января 2025 года. Это касается всех организаций и предпринимателей с работниками.
• Если только зарегистрировали бизнес, данные о ССЧ подают не позднее 20-го числа месяца, который следует за месяцем регистрации. Скажем, открыли фирму в марте — сдаете до 20 апреля.
• Если бизнес закрывается, информацию подают до даты исключения из реестра юрлиц или ИП.

Информацию о ССЧ направляют в налоговую инспекцию по месту регистрации организации или ИП. Для организаций — это адрес юридического лица, для предпринимателей — место жительства. Форма подачи — электронная (через личный кабинет налогоплательщика или оператора ЭДО) или бумажная (если сотрудников мало и вы не обязаны сдавать электронно).

Налоговая использует эти данные, чтобы проверить, подпадает ли бизнес под льготы, спецрежимы или ограничения. Например, для упрощенной системы налогообложения среднесписочная численность не должна превышать 100 человек.

Почему среднесписочная численность важна для бизнеса

Почему же этот показатель так важен?

ССЧ нужен, чтобы:

1. Управлять налогами. Если у вас до 100 сотрудников, можно работать на упрощенке, что экономит деньги и время на отчетности. Перевалите за сотню — и придется переходить на общий режим с более сложным учетом.
2. Планировать ресурсы. Если доход растет, а среднесписочная численность не меняется, это сигнал к тому, что команда справляется отлично, можно подумать о премиях или автоматизации.
3. Контролировать продуктивность. Сравните ССЧ с прибылью — и увидите, насколько продуктивен штат. Если при 10 сотрудниках вы зарабатываете больше, чем конкурент с 20, значит компания на верном пути.

От показателя зависят льготы, пониженные страховые взносы для малого бизнеса, или то, будет ли организация участвовать в госпрограммах. А еще налоговая смотрит на среднесписочную численность, чтобы проверить, не скрывает ли компания внешних сотрудников.

Компания с ясной ССЧ выглядит надежной в глазах партнеров и банков.

Среднесписочная численность вновь созданной организации: важная особенность

Если компания или ИП зарегистрированы в середине года, среднесписочную численность составляют не за полный год, а с того момента, когда началась работа.

Например, компанию открыли в июле, наняли 5 человек, и они трудились до декабря.

Итог: 5 × 184 дня = 920 рабочих дней сотрудника, делим на 12, получаем примерно 76,67, округляем до 77. Но для налоговой за год среднесписочная численность будет меньше — около 2,5 (920 / 365 дней года).

Закон требует единый подход — год делят на 12 месяцев, даже если бизнес работал меньше. Это нужно для отчетности и льгот, чтобы честно сравнивать вашу компанию с другими.

Новые организации подают ССЧ не позже 20-го числа месяца, следующего за регистрацией. Зарегистрировались в августе — сдаете до 20 сентября. Это первое знакомство налоговой с вашим штатом.

Малый бизнес (до 100 человек) получает льготы, вроде упрощенного налогообложения. Если сразу набрать большой штат, можно вылететь из этой категории. А еще среднесписочная численность влияет на страховые взносы и отчеты в фонды.

Подача сведений в статистические органы

Подавать сведения в статистические органы — это обязанность, которую несут организации и предприниматели перед Росстатом. Речь идет о о том, чтобы предоставлять данные о деятельности:

• сколько людей работает,
• какие доходы получает бизнес,
• каковы объемы производства или продаж.

Эти сведения помогают государству следить за экономикой, анализировать тренды и строить планы.

Кому нужно сдавать:

• Все юридические лица, включая малые предприятия.
• Индивидуальные предприниматели, если попадают в выборку Росстата.
• Некоммерческие организации, если ведут хозяйственную деятельность.

Временные рамки отчетов:

1. Ежегодные — основные формы, например, о численности работников или финансовых результатах, до марта-апреля следующего года.
2. Периодические — по выборкам, сроки зависят от конкретной формы (ежемесячно, ежеквартально или раз в год).
3. При запросе — если Росстат специально требует данные, их подают в указанный срок.

Сдают формы вроде П-4 (о численности и зарплате), 1-предприятие (о деятельности) или МП-сп (для малого бизнеса при сплошном наблюдении раз в 5 лет).

Что грозит за непредставление сведений

Согласно ст. 13.19 КоАП РФ, за то, что бизнес не предоставит или не в срок подаст сведения:

• Должностным лицам — штраф от 10 до 20 тыс. рублей.
• Юридическим — от 20 до 70 тыс. рублей.

Если нарушение повторяется (например, предпринимателя уже штрафовали за это раньше):

• Должностным лицам — от 30 до 50 тыс. рублей.
• Юридическим — от 100 до 150 тыс. рублей.

Если сдали отчет, но в нем ошибки или ложные цифры, штрафы такие же. Росстат запросит пояснения, и если их не дать, наказание не отменят.

Читайте по теме:

Подбор и адаптация сотрудников

10 способов повысить вовлеченность сотрудников

Дополнительные последствия:

• Даже после штрафа обязанность сдать сведения остается. Придется все равно готовить и подавать отчет.
• При систематических нарушениях Росстат передаст информацию в налоговую или другие органы.
• Партнеры и банки насторожатся, если увидят, что фирма не соблюдает базовые требования.

Фото на обложке: Freepik