Административным сотрудникам коллектив доверяет больше, чем руководителям

Сотрудники административных отделов играют гораздо большую роль в повышении морального духа сотрудников, нежели руководители, пишет The Wall Street Journal (https://www.wsj.com/) со ссылкой на исследование компании Staples (занимается реализацией товаров и услуг для офиса - от материалов и мебели до бизнес-сервисов - в 26 странах мира).

Две трети опрошенных сотрудников, не связанных с работой административного отдела, отметили, что секретарь или ассистент - важнейший игрок в команде, а также он вдвое лучше влияет на моральный настрой коллектива, нежели руководитель. Возможно, именно поэтому больше половины респондентов (а в исследовании приняли участие 562 человека) считают, что административным сотрудникам платят недостаточно.

Также результаты опроса показывают, что секретари являются самыми надежными сотрудниками компании, им доверяют больше остальных (за руководителей в этом вопросе проголосовали 32,3% участников, а за HR-специалистов - всего 11,1%). 58,8% сотрудников, не работающих в административном отделе, считают, что у секретарей и ассистентов определенно есть суперсила, потому что они успевают очень много. Большинство самих административных сотрудников заявили, что они не только координируют расписание работы команды, но и занимаются всеми остальными вопросами - от HR до заказа канцелярских принадлежностей.

Кроме того, исследование показывает, что нагрузка ассистентов и секретарей по сравнению с прошлым годом выросла. 70% административных работников отметили, что размер коллектива, с которым они работали, вырос в сравнении с 2012 годом.

"Большинство респондентов описали секретарей и административных сотрудников как супергероев, которые могут спасти день, всегда придут на помощь и играют ключевую роль в работе компании любого размера", - рассказал исполнительный вице-президент Staples Майк Эдвардс.

Как в России подбирают административный персонал

О том, как в российских компаниях подбирают офисных "супергероев", какие требования предъявляют к кандидатам и наличия каких качеств от них ожидают, рассказали эксперты ведущих кадровых компаний.

"Позиции административной сферы - это те, которые есть в работе всегда. Наиболее востребованные - секретари на reception, ассистенты отделов, персональные ассистенты. Их главная задача - административная поддержка офиса, отдела или руководителя. Какие же требования предъявляют к соискателям на данные позиции? Высшее образование, уверенное владение ПК (самые востребованные программы - MS Word и MS Power Point), опыт работы в административной сфере и владение английским языком не ниже уровня intermediate, отсутствие вредных привычек. Ну и, конечно, презентабельная внешность, а нередко и модельная", - комментирует специалист по работе с клиентами Coleman Services Ирина Щербакова.

Чем выше уровень английского языка, отмечает эксперт, тем проще и быстрее кандидату найти позицию в крупной западной компании, где у него будут дальнейшие перспективы для профессионального и карьерного развития.

"Если говорить о личностных характеристиках, то чаще всего выделяют: коммуникабельность, стрессоустойчивость, ответственность и организованность. Сегодня найти хорошего административного сотрудника - непростая задача, и часто поиски затягиваются на несколько месяцев", - говорит Ирина Щербакова.

Кандидат на позицию "Секретарь на reception" должен обладать блестящими коммуникативными навыками, приветливостью и презентабельной внешностью. Эти качества, по мнению эксперта, всегда стоят на первом месте, ведь часто эту позицию называют "лицом компании". В обязанности такого человека чаще всего входит прием и распределение телефонных звонков, прием посетителей, работа с корреспонденцией, взаимодействие с курьерскими службами и административная поддержка сотрудников компании. Данные позиции наиболее востребованы у старшекурсников или студентов вечерней/заочной формы обучения. Кандидаты на данную позицию должны быть готовы одновременно к динамичной и рутинной работе.

"Позиция "Ассистент отдела" - обычно вторая ступень после секретаря на reception, здесь открываются перспективы для развития в двух направлениях: можно развиваться в отделе или продолжать расти в административной сфере. Ассистент руководителя полностью обеспечивает поддержку руководителя - как административную, так и личную. Кандидат на эту должность должен быть самостоятельным, структурированным, организованным, коммуникабельным и понимать свою степень ответственности. На испытательном сроке обращают внимание как на выполнение профессиональных обязанностей, так и на личностные характеристики кандидата: насколько человек соответствует корпоративной культуре компании, как он взаимодействует с коллегами, насколько лоялен к компании. Совокупность личных и профессиональных качеств кандидата является важным критерием прохождения испытательного срока", - рассказывает Ирина Щербакова.

"Основные требования к административному персоналу: адекватность, исполнительность, знание этикета, конфиденциальность, поскольку приходится иметь дело с большим количеством персональной информации, умение работать с большим потоком информации и расставлять приоритеты - это главное. Часто требуется знание языков. Знаю случаи, когда отказывали именно в связи с отсутствием или наличием именно определенных личностных качеств", - добавляет управляющий директор рекрутингового агентства Rational Grain Ольга Степанова.

Среди важнейших качеств - открытость, коммуникабельность и стрессоустойчивость

"На позицию секретаря работодатели, как правило, выдвигают следующие требования. В последнее время работодатели предпочитают кандидатов с уже законченным высшим образованием. Опыт работы - от полугода. Некоторые готовы рассматривать кандидатов без опыта, но таких работодателей осталось мало, все предпочитают кандидатов, уже имеющих за спиной профессиональный опыт. Также требуются свободный или разговорный уровень английского/немецкого языка, знание программ ПК, грамотная речь. Что касается личностных качеств, то это открытость, коммуникабельность, клиентоориентированность, умение работать в режиме многозадачности. Относительно образования - это зависит от того, есть ли желание расти дальше: если да, то необходимо выбирать образование по тому направлению, в котором кандидат хотел бы развиваться в дальнейшем в компании. Если нет, но есть кандидаты, которым нравится административная работа, и они хотели бы развиваться в данном направлении, то на рынке ценятся кандидаты с лингвистическим и филологическим образованием", - комментирует консультант по подбору персонала направления "Административный менеджмент" кадрового холдинга "АНКОР" Оксана Матвейкина.