Ксения Дементьева

Административным сотрудникам коллектив доверяет больше, чем руководителям

Компания Staples провела исследование и изучила влияние секретарей, офис-менеджеров и ассистентов на климат на работе


Сотрудники административных отделов играют гораздо большую роль в повышении морального духа сотрудников, нежели руководители, пишет The Wall Street Journal со ссылкой на исследование компании Staples (занимается реализацией товаров и услуг для офиса - от материалов и мебели до бизнес-сервисов - в 26 странах мира).

Две трети опрошенных сотрудников, не связанных с работой административного отдела, отметили, что секретарь или ассистент - важнейший игрок в команде, а также он вдвое лучше влияет на моральный настрой коллектива, нежели руководитель. Возможно, именно поэтому больше половины респондентов (а в исследовании приняли участие 562 человека) считают, что административным сотрудникам платят недостаточно.

Также результаты опроса показывают, что секретари являются самыми надежными сотрудниками компании, им доверяют больше остальных (за руководителей в этом вопросе проголосовали 32,3% участников, а за HR-специалистов - всего 11,1%). 58,8% сотрудников, не работающих в административном отделе, считают, что у секретарей и ассистентов определенно есть суперсила, потому что они успевают очень много. Большинство самих административных сотрудников заявили, что они не только координируют расписание работы команды, но и занимаются всеми остальными вопросами - от HR до заказа канцелярских принадлежностей.

Кроме того, исследование показывает, что нагрузка ассистентов и секретарей по сравнению с прошлым годом выросла. 70% административных работников отметили, что размер коллектива, с которым они работали, вырос в сравнении с 2012 годом.

"Большинство респондентов описали секретарей и административных сотрудников как супергероев, которые могут спасти день, всегда придут на помощь и играют ключевую роль в работе компании любого размера", - рассказал исполнительный вице-президент Staples Майк Эдвардс.

Как в России подбирают административный персонал

О том, как в российских компаниях подбирают офисных "супергероев", какие требования предъявляют к кандидатам и наличия каких качеств от них ожидают, рассказали эксперты ведущих кадровых компаний.

"Позиции административной сферы - это те, которые есть в работе всегда. Наиболее востребованные - секретари на reception, ассистенты отделов, персональные ассистенты. Их главная задача - административная поддержка офиса, отдела или руководителя. Какие же требования предъявляют к соискателям на данные позиции? Высшее образование, уверенное владение ПК (самые востребованные программы - MS Word и MS Power Point), опыт работы в административной сфере и владение английским языком не ниже уровня intermediate, отсутствие вредных привычек. Ну и, конечно, презентабельная внешность, а нередко и модельная", - комментирует специалист по работе с клиентами Coleman Services Ирина Щербакова.

Чем выше уровень английского языка, отмечает эксперт, тем проще и быстрее кандидату найти позицию в крупной западной компании, где у него будут дальнейшие перспективы для профессионального и карьерного развития.

"Если говорить о личностных характеристиках, то чаще всего выделяют: коммуникабельность, стрессоустойчивость, ответственность и организованность. Сегодня найти хорошего административного сотрудника - непростая задача, и часто поиски затягиваются на несколько месяцев", - говорит Ирина Щербакова.

Кандидат на позицию "Секретарь на reception" должен обладать блестящими коммуникативными навыками, приветливостью и презентабельной внешностью. Эти качества, по мнению эксперта, всегда стоят на первом месте, ведь часто эту позицию называют "лицом компании". В обязанности такого человека чаще всего входит прием и распределение телефонных звонков, прием посетителей, работа с корреспонденцией, взаимодействие с курьерскими службами и административная поддержка сотрудников компании. Данные позиции наиболее востребованы у старшекурсников или студентов вечерней/заочной формы обучения. Кандидаты на данную позицию должны быть готовы одновременно к динамичной и рутинной работе.

"Позиция "Ассистент отдела" - обычно вторая ступень после секретаря на reception, здесь открываются перспективы для развития в двух направлениях: можно развиваться в отделе или продолжать расти в административной сфере. Ассистент руководителя полностью обеспечивает поддержку руководителя - как административную, так и личную. Кандидат на эту должность должен быть самостоятельным, структурированным, организованным, коммуникабельным и понимать свою степень ответственности. На испытательном сроке обращают внимание как на выполнение профессиональных обязанностей, так и на личностные характеристики кандидата: насколько человек соответствует корпоративной культуре компании, как он взаимодействует с коллегами, насколько лоялен к компании. Совокупность личных и профессиональных качеств кандидата является важным критерием прохождения испытательного срока", - рассказывает Ирина Щербакова.

"Основные требования к административному персоналу: адекватность, исполнительность, знание этикета, конфиденциальность, поскольку приходится иметь дело с большим количеством персональной информации, умение работать с большим потоком информации и расставлять приоритеты - это главное. Часто требуется знание языков. Знаю случаи, когда отказывали именно в связи с отсутствием или наличием именно определенных личностных качеств", - добавляет управляющий директор рекрутингового агентства Rational Grain Ольга Степанова.

Среди важнейших качеств - открытость, коммуникабельность и стрессоустойчивость

"На позицию секретаря работодатели, как правило, выдвигают следующие требования. В последнее время работодатели предпочитают кандидатов с уже законченным высшим образованием. Опыт работы - от полугода. Некоторые готовы рассматривать кандидатов без опыта, но таких работодателей осталось мало, все предпочитают кандидатов, уже имеющих за спиной профессиональный опыт. Также требуются свободный или разговорный уровень английского/немецкого языка, знание программ ПК, грамотная речь. Что касается личностных качеств, то это открытость, коммуникабельность, клиентоориентированность, умение работать в режиме многозадачности. Относительно образования - это зависит от того, есть ли желание расти дальше: если да, то необходимо выбирать образование по тому направлению, в котором кандидат хотел бы развиваться в дальнейшем в компании. Если нет, но есть кандидаты, которым нравится административная работа, и они хотели бы развиваться в данном направлении, то на рынке ценятся кандидаты с лингвистическим и филологическим образованием", - комментирует консультант по подбору персонала направления "Административный менеджмент" кадрового холдинга "АНКОР" Оксана Матвейкина.

Комментарии


Подпишитесь на рассылку RUSBASE

Мы будем вам писать только тогда, когда это действительно очень важно

Нажмите "Нравится",
чтобы читать Rusbase в Facebook