Как заставить сотрудников делиться идеями?

После кризиса вопросы рационализации и оптимизации ведения бизнеса стали особенно актуальны. Многие компании для решения этих задач пытаются использовать опыт своих сотрудников. Но на деле часто сталкиваются с тем, что призывы делиться идеями остаются не услышанными. RB.ru попытался выяснить у специалистов, почему.

"В нашей компании недавно появилась так называемая система постоянных улучшений деятельности, - рассказывает RB.ru сотрудник одной из энергетических компаний. - Нам раздали брошюры, в которых рассказывается о процедуре подачи предложения. Сначала нужно заполнить от руки бланк заявки и опустить его в специальный ящик. За предложение, принятое к рассмотрению, его автор получает 100 рублей. Размер премии за внедренное предложение зависит от его годового экономического эффекта и финансовых вложений на реализацию". Так, при экономическом эффекте до 50 тыс. руб. и финансовых вложениях не более 5 тыс. размер премии составляет 4200 руб. При этом если сам сотрудник не принимает непосредственного участия в реализации, то получает лишь 30% от этой суммы, поясняет собеседник RB.ru. "На мой взгляд, идей от сотрудников с такой системой мотивации наша компания не получит. Эффекта нужно достичь очень большого, при этом потратить на реализацию очень мало денег, и только тогда твои старания будут хоть сколько-то заметно вознаграждены", - считает он.

Случаи, когда программы по приему идей и рационализаторских предложений не работают, в российских компаниях нередки. Впрочем, другие примеры тоже есть. Пивоваренной компании "Балтика", напротив, похоже, удалось наладить такую систему. Специально для сбора предложений была создана электронная база данных "Идеи", сотрудники отправляют заявки в электронном виде, им присваиваются номера, так что авторы всегда могут узнать, на какой стадии находится их идея. За удачные предложения сотрудники получают определенный процент от фактической экономии, которой удалось достичь, благодаря их внедрению. По словам представителей компании, в базе данных находится около 900 идей, и многие из них воплощены в жизнь.

Фабрика идей

"Часто в компании выделен один e-mail или обычный "ящик для писем и предложений", на который сотрудники компании могут направлять свои идеи и предложения. В случае если идея работает эффективно, сотрудник получает премию. При этом реализация предложения может лежать на плечах другого отдела. Похожие схемы премирования и поощрений инициатив мы встречали в банковском секторе, консалтинге, производственных компаниях", - рассказывает о стандартной процедуре "подачи идей" Надежда Смирнова, ведущий консультант рекрутингового агентства Penny Lane Personnel, добавляя, что чаще всего это работает в FMCG-секторе.

По словам Ирины Абрамовой, управляющего партнера CITY Consulting Group, направление по оптимизации и рационализации работы персонала стало особенно актуальным с приходом финансового кризиса. "Хотя "для умных" компаний не существовало рамок - до, во время или после - новаторство было в почете, - оговаривается она. - Линейный персонал значительно лучше разбирается в том, что он делает, и что можно сделать, чтобы улучшить тот или иной процесс".

В ее практике подобные сотрудники предлагали чуть ли не гениальные идеи, но они либо остались невостребованными, поскольку компания не вела работу по приему предложений, либо терялись из-за бюрократии. В результате, сотрудники перестали видеть смысл в том, чтобы что-то предлагать.

"Вообще, если компания заинтересована в получении мнений и предложений, руководство должно создавать и постоянно поддерживать атмосферу, когда люди уверены, что их идеи нужны, хотят ими делиться, готовы их прорабатывать", - говорит Елена Жуланова, директор по персоналу кадрового холдинга АНКОР. Эпизодически проводить конкурсы и поощрять за интересные предложения - не столь эффективно, как регулярно поддерживать атмосферу инновационности, считает она.

Как только теряются системность и постоянство в приеме и обработке предложений, и если нет осознания значимости и полезности "содеянного" у инициативных сотрудников, то и теряется результативность, согласна Ирина Абрамова. Но если система построена грамотно - назначены ответственные лица, определены план и объем работ (формат приема, обработки, анализа заявок, сроки предоставления обратной связи участникам инновационных идей, тестирование готовых решений, система мотивации и премирования, процедуры согласования и внедрения новых решений, бюджет) - то компания начинает работать эффективнее, уверена она.

Форма - не главное

Форм и методов общения с сотрудниками может быть множество. Это собрания, совещания, мозговые штурмы, обращения в корпоративной газете, видеоконференции, именные электронные рассылки, конкурсы - что угодно, говорят специалисты.

Что касается факторов, которые побуждают сотрудников делиться своими предложениями, то Елена Жуланова выделяет следующие: "Во-первых, уверенность в том, что предложение будет рассмотрено и востребовано, что компании действительно интересна каждая идея. В связи с этим, каждое предложение должно быть проработано, по каждому дана обратная связь его автору: принято ли оно к рассмотрению, а если нет, то почему. Во-вторых, материальное поощрение. Однако оно должно выступать именно в качестве дополнения, как подтверждение того, что руководство компании ценит инициативу сотрудника, признает его вклад", - полагает эксперт. Тем не менее, иногда это "дополнение" может быть достаточно весомым, оговаривается она. "Мне известны примеры, когда компании выплачивали работникам определенный процент от годового экономического эффекта, достигнутого в результате внедрения их рацпредложений", - делится Елена Жуланова. По ее словам, еще одним инструментом может стать система признания заслуг, которая включает в себя, в частности, информирование о достижениях сотрудников, выборы лучшего сотрудника (года, квартала).

И один важный момент: каждый должен иметь "право на ошибку". Достаточно часто сотрудники не высказывают свои предложения, боясь быть непонятыми или, что гораздо хуже, боясь совершить ошибку, которая повлечет за собой неприятные последствия, поясняет специалист. "Сотрудник должен чувствовать доверие со стороны руководства, знать, что если предложение не сработает, не даст ожидаемого эффекта, то его не обвинят в ошибке и не накажут", - говорит она.