Секретарь или помощник

Традиционно часть из них считаются серьезными, а часть - простыми: секретарь, водитель, помощник, кассир и т. д. Соответственно, для последних не так важна квалификация, уровень образования.

Вряд ли это мнение безукоризненно, тем не менее и работник, и работодатель заинтересованы в объективной оценке своей деятельности. Но кто у нас занимается выстраиванием четких критериев для секретаря, водителя или курьера? Однако, для того чтобы определить объективный критерий, нужно ответить на простой вопрос: а в чем, собственно, главная задача того или иного сотрудника? Предлагаю простой тест. Постарайтесь выписать на листе бумаги, чем в вашей компании занимается секретарь или чем он должен заниматься. Если это получилось, тогда второй вопрос: а чем должен заниматься помощник руководителя? Если отличия превысили 30%, тест пройден, но останется вопрос, каков критерий эффективности.

У нас в стране отсутствуют профстандарты должностей. Поэтому в приемной мы можем обнаружить офис-менеджера, секретаря, референта, ассистента, личного помощника и т. д. - разнообразие в этом террариуме бесконечно. За свою недолгую историю требования к человеку в приемной трансформировались от барышни с модельной внешностью до специалиста, обладающего разнообразным набором знаний - от переводов до улаживания конфликтов с клиентами. Примитивным этот набор уже не назовешь.

Но чтобы окончательно не запутаться и навести некий порядок, достаточно выделить две главные фигуры в приемной - секретаря и помощника. Основная задача секретаря - это управление информационным потоком. Причем и входящим, и исходящим. И не важно, как эта информация представлена. В виде письма, факса, звонка или сплетни. При поступлении информации ее необходимо идентифицировать, определить ее получателя, приоритет и направить в нужную точку в нужное время. Исходящую информацию необходимо обработать, если надо - перевести, отредактировать и обеспечить своевременную доставку. Иногда в той форме, которая более понятна получателю. Такое четкое определение задачи позволяет вводить ясные критерии, подбирать и обучать людей. В отличие от секретаря помощник руководителя - это специалист, управляющий производительностью труда другого человека. Поскольку этот человек - руководитель предприятия или подразделения, считать должность помощника менее важной, значимой, престижной - глупо.

Другое дело, что о производительности труда у нас менее принято говорить, чем о рентабельности, скорости окупаемости, доходе на капитал. Мы не сможем ответить на вопрос, зачем нужен помощник, если не понимаем, зачем нужен руководитель. Задачи любого руководителя многообразны и сложны, но любой руководитель должен уметь главное - принимать решения. Люди к нему в кабинет входят с проблемой, а выйти должны с решением. Комбинацию, когда присутствуют прочие достоинства, но отсутствует способность принимать решения, сложно назвать руководителем. Следовательно, любой помощник нужен тогда, когда в результате его присутствия на рабочем месте в день принимается не 10 решений, а 15. Хотя количество не всегда означает качество. Просто с присутствием нормального человека в приемной качественных решений все равно становится больше, чем без него.

Понятно, что банальные чай-кофе - это снятие бытовой проблемы с руководителя для того, чтобы у него было больше времени для решения производственных дел. А никак не демонстрация статуса и чинопочитания. Если в компании присутствуют сильный руководитель и слабый помощник, производительность труда руководителя снижается. Ему необходимо тратить свой ресурс на обучение, организацию и контроль сотрудника. В конечном итоге при слабом помощнике страдает не только эффективность, но и авторитет руководителя. При слабом руководителе и сильном помощнике в компании может усилиться клановая борьба, помощник - стать дополнительным центром власти. В любом случае процедура принятия решений усложняется и происходит потеря управляемости. Ситуация сильного помощника и сильного руководителя равноценна счастью. Каждый занимается своим делом, и любому понятно, к кому и как надо подходить с тем или иным вопросом. Основной плюс этого сочетания - не только руководитель, но и его окружение транслируют одинаковые управляющие сигналы коллективу и мотивируют его. Поскольку в этом случае все тянут в одну сторону, результат обязательно будет.

Часто в офисах мы наблюдаем более сложный тип помощника. Помощника, который, производя впечатление специалиста, на деле является манипулятором. Человеком, который за счет близости к первому лицу больше занят не делами фирмы, а расширением сферы своего влияния и своего авторитета. Именно эти люди знают, как можно «завесить» вопрос, отложить бумагу, изменить тон подачи сообщения и т. д. В конечном итоге действия таких «профессионалов» неминуемо скажутся на авторитете и имидже руководителя, и при попустительстве первого лица мы опять получим ситуацию слабый руководитель - сильный манипулятор-помощник.

Андрей Подпорин