Совещания с максимальной пользой

Многим знакомы ситуации, когда в компании каждый понедельник (вторник, четверг) проводится общее совещание, в ходе которого обсуждаются важные текущие вопросы, строятся планы на ближайшее (и не самое ближайшее) будущее... И к сожалению далеко не все совещания являются динамичными и продуктивными.

Безусловно, цель любого совещания - достижение какого-то конкретного результата (или поиск пути его достижения), принятие решения. На первый взгляд, все просто. Но почему-то встречи порой затягиваются на несколько часов вместо предполагаемых 30 минут. Как же нужно "управлять" совещанием, чтобы извлечь из него максимальную пользу в кратчайший срок?

Повестка дня

Не пренебрегайте ее составлением. Даже если вам кажется, что все важные насущные вопросы вы держите в голове, обязательно оформляйте план совещания на бумаге. И позаботьтесь о том, чтобы у всех участников встречи была копия повестки дня. Так всем будет легче собраться с мыслями и структурировать идеи по всем обозначенным вопросам.

При составлении плана исходить нужно не только из деловых, но и из психологических критериев. Правильнее будет строить совещание по принципу "от простого - к сложному". Для трудных вопросов лучше подготовить наглядные материалы (диаграммы, графики и т. д.).

Целеполагание

Ясно сформулируйте цели и задачи совещания (и что не менее важно - аргументированно обоснуйте важность этих задач).

Сосредоточенность

Не отвлекайтесь от целей, которые вы наметили. Конечно, в ходе рассуждений или мозговых штурмов на определенную тему могут возникнуть важные и интересные идеи, лежащие в несколько иной плоскости. Лучше зафиксировать их себе и обсудить потом. Потому что если начать отвлекаться на каждую интересную мысль, возникшую в ходе встречи, совещание точно продлится до поздней ночи, а вопрос, ради которого это совещание собиралось, может так и не найти решения. Небольшие отклонения, естественно, допустимы, но полностью уходить от темы нельзя.

Подведение итогов

В ходе совещания обязательно будут сделаны какие-то выводы. В финале обязательно нужно их озвучить, чтобы убедиться, что все присутствующие помнят о них и согласны с принятыми решениями. Заканчивать встречу надо на оптимистичной ноте - обязательно отметьте, что достигнут определенный прогресс.

Фиксация результатов

Вести нечто вроде протокола совещания полезно - все необходимые детали будут зафиксированы в письменном виде. Через несколько часов довольно легко вспомнить, о чем шла речь на утренней встрече, а вот через три или четыре дня можно о многом забыть. Все решения, поручения и идеи тоже лучше записывать. И в течение нескольких часов после совещания нужно обязательно отправить копии всем его участникам.

Опыт и советы ведущих компаний

"Для нашей компании сегодня наиболее интересны и актуальны методы проведения совещаний в виде "мозговых штурмов", когда руководитель владеет техниками фасилитации и может в нужный момент применить ту или иную из них в зависимости от ситуации. Таким образом, создается среда активного общения, в которой нужно уметь эффективно управлять и координировать действия участников встречи. Процесс вовлечения сотрудников в генерирование большого числа интересных идей на совещаниях помогает принимать нестандартные и конструктивные решения.

Задача этого года - перейти к более активному использованию данного формата совещаний для сотрудников разных должностных уровней в группе компаний "Новард", - рассказывает заместитель директора по персоналу и организационному развитию ГК "Новард" Татьяна Илиопуло.

"Проведение совещаний отдела сильно зависит от того, сколько в нем сотрудников. Если больше 10-20, то однозначно необходимо вводить определенные правила. В начале каждого совещания нужно обозначить отведенное время, обозначить основные пункты, которые вы хотите услышать от своих сотрудников, начать самому совещание с информации, которой хотите поделиться.

Если мы говорим про еженедельное подведение итогов, то такая встреча чаще проходит в неформальной обстановке, ее правила известны всем сотрудникам по умолчанию, поскольку круг участников стабилен на протяжении долгого времени. Формат "3-4 ключевых события за эту неделю" позволит вам и вашим коллегам услышать только самое важное.

Подумайте также, какую традицию можно привнести в совещание. Аплодисменты в конце совещания? Пожелание удачного рабочего дня? Или интересный факт из жизни компании? В любом случае, определенная традиционность и вместе с тем необычность позволит вашим сотрудникам относиться к совещаниям не просто как к обязанности.

Что касается оптимальной частоты общих сборов, то здесь также очень многое зависит от того, сколько в компании сотрудников. В нашем банке есть еженедельные собрания, ежемесячные собрания, есть собрания с частотой один раз в год, но тогда они глобальные и собирают сразу несколько отделов. Для подведения итогов в любом случае нужна периодичность. Учитывая быстроизменяющиеся условия бизнеса, чем актуальнее будет информация о результатах работы отдела, тем лучше это для принятия решений", - рассказывает директор по управлению персоналом ЗАО "Райффайзенбанк" Алексей Иодко.