100 дней стратегического финдиректора на новом месте. Как пройти испытательный срок и не выгореть

Подготовительный этап

Подготовительный этап поможет сопоставить личные желания и потребности компании. К первому собеседованию ознакомьтесь с открытыми данными о компании, ее отчетностью, структурой доходов и расходов и динамикой роста.

Во время собеседования узнайте как рекрутер видит вашу роль в компании. Не стесняйтесь задавать ему вопросы. В результате вы увидите уязвимые места и моменты, которые надо проработать в первую очередь. Обязательно выносите и записывайте ключевые мысли, чтобы на финальном собеседовании вернуться и обсудить их детальнее.

Получившиеся заметки обсудите на финальном собеседовании с собственником. Так вы еще «на берегу» узнаете:

• глобальные цели компании (например, войти в топ-компаний отрасли или выйти в пять дополнительных международных юрисдикций),
• вытекающую из этого стратегическую цель вашей дирекции. Допустим, EBITDA $1 млрд к концу года, задачи на ближайшие 3 месяца (сюда бы еще добавила перечень процессов под ваш контроль и стартовые полномочия) с приоритетностью, сроками и ресурсами.

Выход на работу

Далее перед выходом рекомендую оформить основные цели в план, так как поначалу загрузка будет высокой и может сместить фокус с приоритетных задач. Или вы вовсе про них забудете. План поможет определить, за какие дела браться в первую очередь. То есть приоритет — тщательное планирование, а не скорость исполнения.

В мой первый день на новом месте, куда я вышла заместителем генерального директора по финансовым и юридическим вопросам, подчиненные вереницей шли с вопросами, которые «не требовали отлагательств», а руководители соседних отделов за анализом и корректировкой бюджета. Генеральный потребовал отчеты, а к концу дня на столе лежало 120 «срочных» договоров на согласование.

От «торнадо» в мыслях, «чугунной» головы, красных глаз, и, как следствие выгорания меня спас план, который я сделала заранее.

Первые дни на новом месте

В первые дни у вас будут запараллелены несколько процессов: принятие дел, аудит текущих проблем, знакомство с коллегами, партнерами, инвесторами. К концу первого месяца необходимо детализировать все планы и синхронизировать с видением руководства. Кроме того, нужно составить план обучения, в том числе по отраслевой специфике.

Во второй месяц рекомендую сконцентрироваться на получении быстрых результатов, чтобы показывать очевидные достижения и определять лучшие источники информации. Помимо написания отчетов и составления планов, встречайтесь с подчиненными и коллегами, обсуждайте ваши ресурсы: персонал, бюджет, поддержка руководства.

В третий месяц подведите итоги анализа бизнес-ситуации компании, выберите подходящий стиль руководства и спланируйте объем изменений.

Это если вкратце. Об основных шагах хочу рассказать подробнее.

Читать по теме: Первые дни на посту гендира: пять историй от топ-менеджеров

Принятие дел

Основная цель на этом этапе — понять, хорошо организован ваш отдел или нет. Ваша дирекция привыкла работать так, как организовал предшественник. Поэтому, если он хорошо работал и показывал классные результаты, поначалу делаем то же самое.

Параллельно выясняем, что он делал каждый рабочий день, неделю, как ставил задачи и в какой форме требовал отчет и у кого. Что было важным и неважным, на кого из сотрудников можно положиться.

Считаю, что не стоит сразу ломать то, что хорошо организовано. Ведь в этом случае вы столкнетесь с негативом от подчиненных, что может снизить эффективность их работы. Внесите изменения, как только освоитесь.

Аудит текущих процессов

В первые рабочие дни нужно провести немедленный аудит текущих проблем, идентифицировать вопросы, которые могут парализовать деятельность компании: нехватка денег, неуплаченные налоги, арест счетов, непогашенные кредиты и т.д.

К концу первого месяца работы можно определить для себя отправную точку, то есть зафиксировать ситуацию и показатели, с которых вы начинаете. На этом этапе вы уже можете найти простые решения и продемонстрировать 2–3 ранних достижения.

У меня был случай: когда я пришла в финтех и оказалось, что норма достаточности капитала (CAR или Capital Adequacy Ratio) приближается к критической. Было жизненно важно не допустить снижения и исключить риск отзыва банковской лицензии.

Одним из быстрых решений я увидела снижение издержек. Для этого разработала план проекта и собрала рабочую группу: ИТ, финансы, бухгалтерия, юристы. В итоге к концу моего первого месяца работы мы сократили операционные расходы на 15%, а также разработали дополнительные меры для сохранения устойчивости в будущем.

Встреча с прямым руководителем и собственником

Встречайтесь с руководителем как можно чаще, не реже раза в неделю. Это поможет вам делиться актуальной информацией о проблемах, с которыми вы сталкиваетесь, и демонстрировать прогресс.

Вы будете в курсе мнений, решений и ожиданий в отношении ваших результатов. Позволит понять как, с их точки зрения, вы можете поддержать продажи, маркетинг и операционную деятельность.

Не сверив ожидания и цели, вы рискуете взяться за то, что может не удовлетворить работодателя.

В первые дни запланируйте несколько встреч со своим прямым руководителем. На них также обсудите как он предпочитает получать информацию, чтобы исключить недопонимание. Например, короткие встречи вместо длинных писем или краткий текст с выделением цветом срочных вопросов.

На встрече в конце первого месяца проанализируйте ваш план и далее каждые 30 дней его выполнение, с корректировкой по мере изменения стратегии. Во второй месяц обсудите критически важные для вас ресурсы в виде персонала, бюджета и как и в какой форме будет осуществляться поддержка руководством.

Знакомство с коллегами, партнерами, инвесторами

• В первые две недели пообщайтесь один на один с подчиненными: о рабочих процессах, их проблемах, карьерных планах. Здесь важно сопоставить фактически выполняемые задачи с должностными инструкциями и стратегией компании. Также стоит оценить риски ухода ключевых сотрудников и продумать как их снизить.

Будет существенным плюсом решить проблему подчиненного: купить второй монитор, согласовать гибридный формат работы, отправить на обучение, конференцию и т.д.

• В течение первых четырех недель встречайтесь с коллегами и ключевыми внешними заинтересованными сторонами, инвесторами, партнерами аудиторских и налоговых фирм. Цель этих встреч — определить и понять насущные проблемы каждой стороны и каких изменений ждут от вашего прихода.

Когда вы приходите в новую команду, то люди неосознанно или специально «сканируют» вас и решают, нужно им переживать из-за вашего появления или нет. При этом с вашей стороны еще нет понимания, как выстроены процессы, как налажено взаимодействие, какие у сотрудников были отношения с предыдущим руководителем и истинные причины его ухода.

Советую кратко рассказать о себе: как пришли к этой должности, какие ваши глобальные и первоочередные цели в компании, какие ближайшие мероприятия ожидают коллег. По моему опыту, благодаря таким встречам с командой и руководителями других подразделений удалось найти дублирование части процессов и в результате оптимизировать рабочее время.

• Во второй месяц рекомендую встречаться с подчиненными и коллегами уже как с лидерами мнений по стратегии и операционному бизнесу, чтобы задать вопросы о проблемах компании, о неиспользуемых возможностях роста. Демонстрируйте своей команде ваш план, утвержденный у руководства. Рассказывайте почему необходимо реализовать эти задачи и куда они должны привести. Понимание целесообразности задач, чувство причастности к общему делу мотивирует сотрудников.
• За третий месяц выстройте партнерские отношения не только с генеральным и руководителями отделов вашей дирекции, но и с операционным директором и другими топ-менеджерами. Это поможет не пропустить нужные «сигналы» и вы станете жизненно важным партнером для ваших коллегам.

Советы, на что обратить внимание

Не давать коллегам мгновенный ответ несмотря на то, что от вас ждут решительных действий, ведь вас пригласили для достижения целей. Слишком высока вероятность допустить ошибку. Скоропалительное решение, скорее всего, будет неточным из-за недостатка информации. Понять сразу все нюансы новой компании невозможно.

Не прятать проблемы от собственника, хоть это и сложно, но гораздо хуже оттягивать это до последнего. Ведь нет проблемы, которую нельзя решить вовремя. Тут желательно принести план решения хотя бы в виде наброска. Важно показать, как вы подходите к решению проблемы и какая помощь вам нужна.

Взвешенный подход позволит вам влиться в работу и коллектив в сжатые сроки, избежать выгорания и сделать свой вклад в рост стоимости компании и реализацию ее стратегии. Успехов!

Читать по теме: С чего начать работу на новой руководящей позиции

Фото на обложке: Unsplash