Пять IT-рецептов, которые помогут вашей компании справиться с бурным ростом

Опасные симптомы

Итак, у вашей компании все хорошо и полно заказов. Но вдруг вы замечаете, что:

• распоряжения топ-менеджера понимаются искаженно, а он не знает, чем занимаются отдельные люди или целые отделы. Это означает, что вы теряете управление;
• появляются непредвиденные сдвиги сроков и убытки из-за человеческого фактора. Люди просто ошибаются или откладывают задачи;
• снижается производительность труда, потому что сотрудники не справляются с многозадачностью или отвлекаются на большое количество ручной работы;
• издержки на взаимодействие между отделами растут экспоненциально. Из-за роста подразделений происходит бюрократизация процессов. Возникают бесконечные согласования и служебные записки. Люди начинают избегать ответственности, а принятие решений становится непрозрачным;
• снижается качество работы из-за потери связи с клиентом. Цепочка производства удлиняется, процессы усложняются, а люди, принимающие решения, становятся далеки от конечных клиентов и не знают, что в действительности они хотят.

Если вы заметили подобные симптомы, значит, текущая структура бизнес-процессов для компании становится неоптимальной. И чем больше растет компания, тем сложнее ее вылечить.

Клиенты будут все менее лояльны, а сотрудники потеряют мотивацию и начнут уходить. В итоге компания может не пережить роста.

Скажу сразу, что внедрение тех или иных IT-решений — не панацея. Интеграторы или разработчики могут рекламировать свои продукты как «волшебную палочку», но без изменения внутренней культуры и механизмов управления с ситуацией не справиться.

Но я все же сконцентрируюсь на тех моментах, которые связаны с цифровизацией. Тем более что внедрение IT-решений для поддержания роста – просто неизбежно.

Рецепт № 1. Предусмотреть возможность масштабирования

Парк IT-систем компании должен быть подготовлен к росту. Иначе начнутся проблемы в масштабировании архитектуры – он будет тормозить все процессы.

Итак, IT-архитектура компании должна удовлетворять следующим критериям:

• обеспечивать возможность увеличения количества обрабатываемых данных без падения скорости и производительности;
• иметь внутреннюю связанность всех систем на единой шине данных;
• обладать гибкими инструментами интеграции с внешними сервисами;
• обеспечивать высокую гибкость систем, то есть возможность быстрых изменений;
• гарантировать бесперебойность работы и безопасность данных;
• быть достаточно простой в поддержке и освоении специалистами среднего уровня.

Соответственно, IT-платформа или стек платформ для автоматизации бизнеса должны соответствовать этим критериям.

Рекомендую обратить внимание на платформы low-code, популярность которых растет во всем мире из-за простоты в использовании. Такие платформы – как кубики лего, даже junior-программист или аналитик может сам построить подходящую систему, а потом по необходимости дополнять ее.

Мы в компании сами разработали такую архитектуру на базе своей же платформы. Могу сказать, что ее же использовали и такие игроки рынка, как МТС, «ПИК» и Citibank.

Рецепт № 2. Сохранение качества данных

Часто компании, находясь на гребне успеха, не задумываются о том, что все свои текущие документы надо бережно хранить и аккуратно и системно раскладывать. Иначе потом, когда наступят не такие радужные времена и придется откатиться назад, разбираться в неструктурированных данных, собранных из разных систем, будет очень долго и дорого.

Чтобы такого не случилось, нужно сразу проектировать хранилище данных в компании и следить за их качеством.

Рецепт № 3. Не гнаться за модой

Надо научиться не брать решения с потолка, основываясь на модных тенденциях или беря пример с конкурентов, а использовать научные методы – собрать данные и сделать аналитику.

Решения, которые принимаются с учетом аналитики, намного эффективнее.

• Какие каналы продвижения использовать?
• Какой продукт производить?
• С какой аудиторией работать?
• Как аудитория пользуется продуктом?

Все эти вопросы тесно связаны с количественными показателями — их надо иметь перед глазами для принятия эффективных решений.

Рецепт № 4. Сокращение цикла test-and-learn

Современный бизнес должен очень быстро реагировать на вызовы рынка. Очень хорошо работает подход Design thinking. Это постановка продуктовых гипотез и быстрая их проверка. То, что работает, нужно быстро принимать в работу и масштабировать.

Рецепт № 5. Сближение IТ-отдела с другими подразделениями

В период роста компании IT-отдел начинает все ближе работать с бизнесом, нести не только техническую, обслуживающую функцию, но и непосредственно участвовать в создании конечного продукта. Скорость взаимодействия между бизнесом и IТ становится очень критичным фактором.

Непонимание бизнес-процесса инженерами создает критичную неэффективность. Они тратят время на ненужные задачи и не дают компании того, в чем она нуждается. Как следствие, организация несет большие издержки.

Как мы сами себя лечили

Мы автоматизировали project-management в команде разработки.

Наша команда программистов росла, а менеджеры проекта уже не справлялась с большим количеством задач по управлению и контролю. Задачи зависали в статусе «Review», спринты закрывались на 50%, разработчики не понимали, что делают их коллеги. Необходимо было менять механизмы управления — мы столкнулись с болезнью роста.

Мы начали лечение при помощи автоматизации. Проект назвали «Электронная Любовь» («ЭЛ») — потому что этот бот должен был стать помощником живой Любови, одного из менеджеров проекта.

Что было сделано

• Автоматизировали daily-стендапы. В начале каждого дня в общий чат автоматически писалось, что каждый разработчик сделал вчера и что взял на сегодня. Так все члены команды знали, кто чем занят.
• Автоматизировали «напоминалки» программистам о том, что надо провести review задач. Напоминания начали приходить как в общий чат, так и лично тем разработчикам, которые ревьюили меньше других.
• Автоматизировали продвижение задач по канбан-доске. Когда разработчик менял статус, «ЭЛ» следила за тем, чтобы он залогировал время, автоматически передвигала задачу на следующий этап и назначала наименее загруженного тестировщика.
• Собирали всю статистику: как по команде и спринту в целом, так и по производительности труда каждого отдельного члена команды.
• Выводили оперативную информацию менеджеру, что тот или иной разработчик «закопался», – если задача делается дольше запланированного, значит, программисту наверняка нужна помощь.

В итоге «закрываемость» задач в спринте выросла с 60 до 90%, процесс стал намного прозрачнее, а работа разработчиков — комфортнее. Мотивация возросла.

Материалы по теме:

Вам понадобятся знания в менеджменте, психологии и умение работать с людьми. Скрам-мастер — о своей работе

Как управлять задачами через карточки и не допустить революцию в офисе

Управляете IT-компанией? Посмотрите, как изменятся ваши бизнес-процессы в 2019 году

Если вы не будете развивать эти навыки, то вскоре окажетесь позади конкурентов

Как работают там, где больше нет начальников. В QIWI внедряют новые способы управления

Agile, scrum, kanban: в чем разница и для чего использовать?

Фото на обложке: Unsplash