Когда отчетов слишком много, а времени на них нет: какие инструменты помогут руководителю

Я управляю бизнесом с 2011 года и за это время попробовал разные методы создания отчетов и анализа бизнес-показателей.

Долгое время я работал, не прибегая к специальным программным решениям, мне всегда было проще самому получить и обработать показатели из базы данных. Интерес к Business intelligence появился, когда отчетов стало слишком много, а времени на аналитику и обмен информацией с управляющей командой — слишком мало.

Зная, насколько распространена такая проблема среди руководителей малого и среднего бизнеса, я решил поделиться своим опытом ее решения.

Business Intelligence (BI): как я выбрал подходящие инструменты

Словосочетанием Business intelligence (BI) называют сервисы и инструменты, предназначенные для автоматизированного приведения разрозненной информации о системах и процессах в компании в форму, позволяющую их анализировать. Инструменты BI позволяют автоматизировать принятие решений комплексно по различным направлениям: бухгалтерия, продажи, логистика, управление бюджетом, персоналом и проектами.

Моей задачей был выбор системы BI, которая не только сэкономит мое время, но и не потребует дополнительных расходов. Я сразу отказался от корпоративных систем: они дороги, заставляют пользователя полностью переносить документооборот в свою экосистему. Кастомные самописные решения также требуют затрат, сложны в расширении и, по моему опыту, часто не дают нужной управляемости данными. Я считаю, малому бизнесу нужен Business intelligence, который:

• Будет достаточно гибким и настраиваемым.
• Не заставит полностью изменить всю систему документооборота.
• Не требует финансовых затрат и найма дополнительных сотрудников ради занятия бюрократией.

Сегодня я хотел бы поделиться несколькими находками, на мой взгляд, решающими ряд очень общих для каждого бизнеса задач:

• Визуализировать данные аналитики.
• Вести записи так, чтобы документы моментально конвертировались в необходимый отчет.
• Автоматизировать сбор данных из разных источников.

Визуализировать данные отчетов

С использованием Google DataStudio создать кастомизируемый дашборд сможет любой пользователь Google Таблиц.

Не секрет, что многие современные предприниматели ведут документооборот в инфраструктуре Google Docs: приказы и инструкции в документах, бюджет и отчеты — в таблицах. Именно для таких менеджеров и создан Google DataStudio, позволяющий соединять данные из разных документов и строить интерактивные отчеты, оставаясь в привычной среде. В качестве источников данных (Data Sources) сервис может использовать не только содержимое Google Таблиц, но и данные из mySQL или других баз данных.

При работе с Google DataStudio многое кажется очень удобным:

• возможность преобразования информации после выгрузки и создания сводных таблиц;
• простота создания графиков и виждетов с помощью инструмента, похожего на визуальный редактор;
• интеграция с другими сервисами Google — Google Analytics, AdWords, Firebase Analytics и т.д. Так в одном отчете можно визуализировать практически любые данные из различных источников.

В то же время в процессе создания дашборда я столкнулся с некоторыми сложностями. Во-первых, если в качестве источника данных выступают Google Sheets, они должны содержать структурированные однотипные данные.

Например, раньше наши отчеты могли выглядеть так:

Для корректной работы Google DataStudio нужна другая структура:

Потребовалось время, чтобы привести таблицы к такому формату, убрать пометки и неструктурированные данные. Некоторые отчеты пришлось разбить на несколько отдельных таблиц, что добавило работы людям, которые их заполняют. Облегчить жизнь этих сотрудников удалось с помощью Google Forms: они избавляют от ряда досадных ошибок и структурируют ввод данных.

Во-вторых, в качестве источника данных нельзя использовать ячейки, заполненные с помощью макросов, поэтому пришлось раскрывать некоторые макросы и делать вычисления через ячейки формул. Условным недостатком можно назвать также небольшое количество виджетов, но учитывая новизну сервиса, я надеюсь, что скоро выбор будет расширен.

Несмотря на несовершенства, Google DataStudio способен качественно изменить работу менеджера: с помощью него вы получаете не статичную картинку, а кликабельный отчет с нужными элементами таблиц, постраничным разделением списков, графиками и диаграммами.

Пример настройки дашборда для маркетинговой отчетности.

Перейти на умные документы

Coda.io — решение для тех, кто готов вести документы на новой платформе, заранее адаптированной под нужды аналитики

С этим продуктом я познакомился на producthunt.com. Ребята из Coda переосмыслили подход к ведению таблиц: создавая очередной файл, вы формируете что-то вроде небольшой базы данных, содержимое которой становится доступно во всей инфраструктуре. Данные могут быть использованы в других документах в виде так называемых представлений (view).

Эта особенность Coda открывает множество возможностей: во-первых, можно отказаться от самостоятельного сбора данных из разных источников. Поручив каждому ответственному заполнение показателей по своим направлениям, руководитель может с легкостью создать интерактивный «главный» отчет и контролировать всю ситуацию в моменте. Систему можно сделать удобной не только для «аналитика», но и для исполнителей: например, можно показывать им только те пункты, которые нужно заполнить.

Во-вторых, с помощью Сoda-таблиц можно не только сделать своеобразный дашборд, но и интерфейс для управления проектами (планировщик задач). Таблицы можно представить в виде карточек в стиле Trello, можно — в виде диаграмм Ганта. Согласитесь, это уже совсем не Excel. Отдельно хочу отметить, что у Coda довольно приятный дизайн — при всей сложности задачи разобраться в сервисе очень просто.

Автоматически собрать данные из разных источников

Zapier обеспечит связность сервисов и снизит число рутинных задач.

Итак, Google Data Studio и Coda.io с помощью разных подходов решают задачи компоновки и визуализации данных, но даже при использовании этих платформ нужно некоторое количество ручного труда. Дело в том, что помимо таблиц и отчетов, создаваемых сотрудниками, компании используют CRM, бухгалтерское ПО, маркетинговые решения, может быть, складское ПО или планировщики проектов. Данные часто кочуют из одного источника в другой, при этом не сохраняя своей целостности и преобразуясь в ходе переноса.

Zapier поможет отказаться от ручного заполнения дополнительных форм и таблиц и снизить влияние человеческого фактора в процессе работы с данными. Этот инструмент позволяет автоматизировать отправку данных из одного сервиса в другой. Zapier интегрирован практически с каждым современным сервисом и может выступать в качестве «мостика» между всеми API.

Сервис легко настраивается и дополняется новыми интеграциями. Для нестандартных случаев можно использовать специфические инструменты самого Zapier.com: планировщики событий, триггеры, загрузку данных из популярных баз данных вроде MySQL, парсеры почты и кастомный код для предобработки данных.

Самое вкусное: Zapier.com интегрирован с Google Spreadsheets и Coda.io. То есть источником данных для создания отчетов могут быть привычные вам площадки, а Zapier будет автоматически складывать данные в любые удобные вам таблицы для визуализации в DataStudio или Coda.io. Или даже обратно.

Возможный вариант интеграции вышеописанных сервисов

Заключение

Все показанные выше инструменты хороши тем, что могут быть полезны практически в любой сфере и при любой категории бизнеса. Их можно использовать в синергии или по отдельности, а чтобы разобраться в настройках достаточно немного читать по-английски. Безусловно, существует множество других полезных инструментов, с большими возможностями визуализации и глубинного анализа, например Mode, но я решил остановиться на самых простых, но пока недостаточно известных в русскоязычной среде BI-приложениях.

В заключении хотелось бы дать некоторое напутствие всем, кто интересуется вопросами оценки бизнеса. Построение аналитики и систем принятия решений — занятие непростое и не каждый бизнесмен или управленец решается на это. Я бы рекомендовал всем экспериментировать. Подобрать удобную для себя совокупность решений нелегко, но когда это случается, ваш бизнес совершает качественный скачок. Поставив перед собой вопрос «что я могу автоматизировать?», вы еще лучше поймете тонкости тех или иных направлений деятельности и, главное, позволите своим сотрудникам заниматься ими, меньше отвлекаясь на бюрократию. Не бойтесь лишить себя и своих сотрудников привычной работы: заинтересованный человек всегда сможет найти более удачное применение своим силам, чем заниматься рутиной.

Материалы по теме:

Три простых (но эффективных) инструмента для планирования и контроля задач

Малому бизнесу сложно выжить без аналитики. И вот почему

30 возможностей Slack, о которых вы не знали

22 полезных инструмента для начинающих кодеров