Время большого перехода. Как подготовиться к смене старой ИТ-системы на новую и не разрушить бизнес

Что такое cutover-план и для чего он нужен

Cutover-план — это план перехода из старой системы в новую или изменения существующей IT-инфраструктуры. Несмотря на то что сценарии IT-локализации, то есть обеспечения автономности IT-систем бизнеса, могут различаться, обойтись в этом процессе без планирования сложно.

Строго говоря, недостаточно выбрать партнеров, которые проведут исследования рынка и спрогнозируют наиболее удачные альтернативные решения. Необходимо выстроить общую архитектуру процессов, а не просто заменить старые системы на новые.

Cutover-план предполагает детальное планирование. Во-первых, важно подготовить программные решения для работы в режиме реального времени. Во-вторых, необходимо грамотно выстроить коммуникацию внутри команды, которой предстоит обеспечить автономность IT-инфраструктуры, а также с поставщиками и контрагентами, чтобы обеспечить бесперебойную работу с ними.

Поиск альтернативных IT-решений — вынужденный процесс, однако многим российским компаниям он дал возможность не просто научиться разрабатывать и внедрять новые продукты, но и ощутить на практике, как собственные IT-cистемы помогают бизнесу развиваться и обеспечивают его безопасность.

Отказавшись от локализации, бизнес подвергает себя множеству рисков: утрате доступа к учетным системам с большим объемом данных, невозможности выпускать продукцию, управлять реализацией и в конечном итоге — вынужденному простою в работе компании.

Из чего состоит план перехода

Формат cutover-плана зависит от нескольких факторов. В первую очередь от количества и уровня сложности бизнес-процессов компании, а также особенностей систем, которые предстоит заменить в ходе IT-локализации.

По теме: 3 совета от практика: как перейти на российское ПО

Далеко не всегда cutover-план напоминает простой и понятный чек-лист. Крупным компаниям нужно быть готовыми к детальной и сложной работе, ведь им предстоит переход не просто на одну или две новые системы, а на новый IT-ландшафт. Работа должна начинаться задолго до процесса внедрения.

План перехода обычно состоит из трех частей:

• Техническая часть. Необходимо подготовить систему — описать доступность ее копий, ландшафта и нужных ручных операций.
• План миграции. Это перечень основных и переменных данных, а также порядок и способ их переноса из старых систем в новые.
• План бизнес-перехода. Это операции, действия и шаги, необходимые для минимального простоя компании в момент перехода. Итоговые задачи именно этой части входят в финальный cutover-план.
  
  
  

Особенности финальной части плана перехода

Можно выделить три основных этапа:

• последние проекты в старой системе;
• отключение старой системы, или так называемый блэкаут;
• старт работы в новой системе.

Очевидно, что самым сложным этапом здесь становится блэкаут. Он предполагает паузу во всех бизнес-процессах, которые затрагивает переход, а также перенос и сверку данных, необходимых для запуска новых систем.

Длительность остановки, как правило, зависит от миграции данных, без которых не могут быть запущены новые системы. При этом в плане обязательно стоит предусмотреть дополнительное время, которое может понадобиться до и после паузы.

Все операции, которые происходят в процессе перехода, необходимо заранее расписать по часам. Кроме того, даты остановки бизнес-процессов важно предварительно согласовать со всеми функциями — с учетом финансового закрытия, графиков отгрузок и т.д.

По теме: Как собрать IT-команду без вреда для вашего бизнеса

Коммуникационная кампания как основа бесшовного перехода

Отдельное внимание в плане бизнес-перехода важно уделить коммуникационной составляющей — как внутри самой компании, так и за ее пределами с контрагентами и поставщиками.

Дело в том, что трансформационные процессы так или иначе затрагивают работу большей части коллектива. В первую очередь сотрудников, которые задействованы в проекте — это может быть как IT-подразделение, так и специально созданная команда.

Чтобы снизить уровень тревожности, подготовить команду к новому IT-ландшафту, обучить и привлечь сотрудников к активному участию в локализации, в крупных компаниях обычно разрабатывают коммуникационные стратегии. Именно по такому пути пошла наша компания, создав полноценный проект по поддержке сотрудников во время глобальной трансформационной локализации IT-систем.

Архитектура подобных проектов может быть выстроена следующим образом:

• Во главе процессов находится топ-менеджмент компании, авторитет которого помогает доносить до коллектива причины и важность происходящих изменений.
• Далее следует трансформационный офис, специально созданный из IT-специалистов и кураторов ключевых бизнес-направлений. В его состав входят:

— «координационная команда», которая отвечает за общее управление изменениями и построение архитектуры процессов;

— «функциональные лидеры» — руководители направлений, которые выступают агентами по изменениям и помогают выстраивать коммуникацию с другими сотрудниками компании.

Каждый из участников этой цепочки действует согласно детальному коммуникационному плану, который подразумевает:

• Регулярные встречи топ-менеджмента компании с коллективом с подробными разъяснениями причин трансформационных процессов, логики выбора альтернативных решений и т.д.
• Встречи координационной команды с агентами изменений, на которых представляется актуальный статус проекта — для распространения информации обо всех изменениях сотрудникам компании.
• Запуск информационного портала или канала с инструкциями, объяснениями и другой полезной информацией о проекте.
• Специальные тренинги для сотрудников компании, в ходе которых они узнают о новых IT-системах и сервисах.
• Техподдержка пользователей в момент осуществления перехода и для оперативного разрешения инцидентов.
  
  

Отдельной масштабной работой может стать выстраивание коммуникации со всеми поставщиками и контрагентами. В этом случае для каждого клиента может понадобиться согласование своей системы работы, компенсаций и графика на период перехода.

Таким образом, для успешной реализации плана перехода необходимы следующие условия:

• тщательная детализация каждого этапа перехода;
• обязательное внимание не только к технической, но и коммуникационной части плана;
• контроль за выполнением каждого этапа плана.
  
  

Фото: Unsplash