Электронный документооборот: как избавиться от возни с бумажками

Как перейти на электронный документооборот

Начнем с небольшой памятки по организации электронного документооборота в компании:

1. Выберите конкретную систему электронного документооборота. Лучше подойдет та, которую используют ваши контрагенты, чтобы не было конфликта программ;
2. Заключите соответствующие договоры с поставщиком системы;
3. Разработайте и примите локальный нормативный акт компании об использовании системы электронного документооборота;
4. Заключите соглашения и дополнительные соглашения о внесении изменений в действующие договоры с контрагентами об использовании систем электронного документооборота;
5. Оформите с госорганами отношения о взаимодействии через систему электронного документооборота. Запрашивать требования по оформлению надо в конкретном госоргане.

Заключить соглашение с контрагентами надо, чтобы внести изменения в действующие договоры, где условиями такое взаимодействие запрещено.

Кстати, госорганы все чаще и охотнее взаимодействуют с физическими и юридическими лицами с помощью электронного документооборота. Например, вспомните портал Госуслуги. Моя жизнь уж точно стала легче с его появлением.

О чем надо помнить при переходе

Очевидно, что просто отправить договор контрагенту по электронной почте – это не электронный документооборот. Весь процесс регулируется законом, и его нельзя провести исключительно по своему усмотрению. К счастью, вы можете выдвигать дополнительные требованиям к электронному документу, что дает возможность для маневра.

Одно из подтверждений передачи документа – электронная цифровая подпись. Только тогда информация в электронной форме признается равнозначной бумажному носителю – но только если документ не должен быть составлен только на бумажном.

В таком случае документ не могут признать недействительным, даже если на бумажной копии подписи нет.

Почему от бумажек не избавиться

Увы, переход на электронный документооборот не избавит вас от работы с бумажками. Есть случаи, установленные законодательством, когда необходимо представить исключительно бумажные оригиналы документов.

Например, если вы не принесли нужные бумажные оригиналы документов в суд, иск могут не рассмотреть. Определенные формы отчетности также сдаются в оригиналах в госорганы: например, реестры застрахованных лиц в Пенсионный фонд России.

Конечно, мы еще не ушли на цифровой уровень и законодательно определены случаи, когда предоставление бумажных оригиналов обязательно, но жизнь не стоит на месте и можно предположить, что в будущем мы с вами перейдем на электронный документооборот без всяких исключений.

Какие системы электронного документооборота я рекомендую

Вот две компании, чьими системами электронного документооборота мне довелось пользоваться:

1. СКБ Контур. Как указано на официальном сайте, СКБ Контур — один из первых разработчиков программного обеспечения в России. У них есть самые разные продукты, которые можно подобрать под нужды своей компании. Я работала в системе Контур.Диадок и для меня эта система очень удобна при взаимодействии с контрагентами.
2. 1С-Рарус. «1С-Рарус» — совместное предприятие «1С» и «Рарус». Я с этой программой работала на стадии урегулирования отношений, но наш бухгалтер от нее в восторге.

Фото на обложке: Shutterstock / Lia Koltyrina