Как повысить эффективность учета в компании

Домашняя уборка схожа с наведением порядка в учете во всем, кроме двух моментов.

Первый — большинству людей понятно, зачем нужно мыть полы. Жить в грязи никто не хочет. Второй — уборка дает быстрый результат. Ты потратил день, но дом начал сиять чистотой.

«Клининг» в учете, увы, не дает такого быстрого результата. Если начать сегодня, то даже через неделю вряд ли будут видны явные изменения.

Сотрудники должны быть готовы к переменам

Это всегда занимает время. Во-первых, нужно выработать регламенты совместной работы. Во-вторых, обучить этому работников или даже провести отдельную работу для изучения всех нюансов учета.

Для этого необходимо убедить одну часть сотрудников вовремя сдавать документы, а другую — отражать их в учетной системе и формировать отчетность. Важно объяснить, зачем это нужно для компании.

Руководителю также важно смотреть на денежный учет иначе, не просто считая цифры на бумаге. Предприниматель должен понять, для чего требуется постановка учета. Это шаг к устойчивой компании, без риска банкротства. Если он интересуется только объемами продаж, то бизнес ждут трудности.

При внедрении неизбежны конфликты с сотрудниками из-за дополнительной работы. Коммерсанты предлагают купить больше товаров, а финансисты противятся, ссылаясь на внеплановые затраты. Хорошо, что споры возникают: создается система равновесия, где одни рискуют, а другие этому противодействуют.

Когда я работала финансовым директором, собственник компании мне разрешал внедрять новые регламенты и процедуры. После работы над учетом с командой я поняла, что руководителю финансовой службы важны навыки преподавания. У меня даже была практика семинаров для руководителей компаний о пользе учета.

После семинара картина мира у сотрудников меняется. Потому что я показываю: собственник не жадничает, «зажимая бюджет», грамотное распределение средств — закон развития успешного бизнеса.

Сотрудники лучше внедряют учет с помощью метода кнута и пряника. Например, не вовремя сданный отчет отразится на зарплате работника. Если есть материальная мотивация, сотрудник начинает активнее думать, что влияет на качество работы.

В нашей компании были такие правила. Корректно учтенная информация:

• Занесена в единую систему. Так мы гарантируем чистоту в системе;

• Занесена ответственным за это человеком;

• Подготовлена на основании документа, который содержит все подписи и составлен в правильной форме;

• Занесена в нужное время — в момент совершения операции либо не позднее следующего дня;

• Содержит всю необходимую аналитику: указаны контрагент, подразделение, статья учета. Достигается минимальный временной разрыв, повышающий качество самого учета.

В компаниях используются разные информационные системы: Bitrix, AmoCRM, 1С и другие. Bitrix подойдет для учета входящих заявок и коммуникаций с клиентами. Когда у нас возникает входящий звонок-лид, это не создает движения активов и обязательств — бизнес-общения находится как раз в Bitrix.

Однако для движения имущества и возникновения обязательств лучше использовать другую систему. Бухгалтерия не должна параллельно учету материалов заносить склад в Excel-табличку. Получается уже 2 системы: тетрадка и бухгалтерская программа.

Для целей учета подойдет система 1С. Она хороша для накопления «фундаментальной» информации. Система гибкая, ее можно настроить под нужную аналитику.

Но у нее есть недостатки. В 1С неудобно формировать отчетность. Для такой работы подойдут сторонние сервисы, которые позволяют собирать данные из 1С и уже в них раскладывать на отчеты. Для этого мы используем Power BI от Microsoft.

В управленческом учете важно время принятия решения. Оно должно быть сведено к минимуму. Для этого должны быть регулярные процедуры — проверки.

Наладить проверки

Например, речь может идти об инвентаризации. По учету мы видим остатки товара на складе, потом идем туда и сопоставляем данные с реальностью. Или сверяем финансовые показатели по задолженностям. По ним мы понимаем, какие операции выпадают и приводят к искажениям.

Чем лучше учет будет регламентирован, тем реже будет потребность в проверках. В компании, где я была финансовым директором, я почти сразу ввела регламент, по которому все менеджеры по продажам ежемесячно делали акты сверки.

Краткость отчетов

Однажды я проводила аудит в компании с выручкой в 2 млрд рублей, где мне показали отчет от ее экономиста. Это была стопка бумаги, где в подсчетах мелким шрифтом скрывались цифры прибыли. Пользоваться отчетом было невозможно.

Важные свойства отчетности — скорость прочтения и понятность. А главное искусство финансового директора — предоставить данные в таком виде, чтобы руководитель после их прочтения мог сразу сформировать решение.

Для работы с отчетами компания «Макензи» разработала четыре принципа:

• Краткость. Один отчет — одна страница.

• Вид представления информации. Если возможно, лучше ее сделать в виде графиков или диаграмм. Графика воспринимается легче таблиц.

• Визуализация. Лучше использовать разные цвета, шрифты, выделяя цифры или строки в отчете. Каждая строка и столбец должны иметь названия.

• Пояснения. Нужно расшифровывать и комментировать итоги, цифры, отклонения, а также приводить нормативную информацию.

Однако даже простую таблицу можно оформить проще и понятнее, выделяя нужные столбцы и важные цифры жирным шрифтом.

Анализировать стоимость учета

Содержание бухгалтерской службы — постоянные расходы. Они почти не зависят от выручки. Но расходы все равно можно сокращать.

Чтобы рассчитать количество нужных бухгалтеров можно отталкиваться от расчета трудоемкости изготовления изделия: разбивается количество операций и время, которое нужно чтобы их совершить. Далее смотрим, сколько нужно рабочих часов и людей для формирования учета.

Берем все операции компании. Считаем время из расчета, что на занесение документа в систему нужно 2-3 минуты. Анализируем, чего бухгалтерия не делает, и тоже оцениваем время на операции.

Получаем цифру трудоемкости учета, например, 20 тыс. часов в год. Делим на количество рабочих часов, вычитаем время на отпуск и получаем точное количество людей для учетного процесса.

Можно ли сократить расходы? Финансовые эксперты считают, что если средний бизнес тратит на учет менее 1% от выручки, то он не обеспечивает сохранность капитала. То есть можно, но тогда учет не будет выполнять свою основную задачу — сохранять и приумножать капитал.

Сохранять — значит учитывать все корректно. Приумножать — давать информацию для моделирования и прогнозирования. Кто не контролирует, тот теряет.