Монетизируй это: как заработать на архиве документов компании

Как можно монетизировать единый корпоративный архив

Архив – это резервуар корпоративных знаний. Ранее в архивах хранились данные финансовых служб и проектных команд с ограниченным доступом.

Как сотрудники компании разделены по отделам и выполняют свои функции, так разобщены и ИТ-системы, которые они используют, в которых образуются и накапливаются данные.

Например, бухгалтерия использует учетные системы и архив первичной бухгалтерской документации независимо от отдела продаж, использующего CRM-системы, или производства, управляющегося с помощью MES-систем.

В результате такого разделения, данные, аккумулируемые в одной системе, можно применить для оптимизации только тех процессов, в которых они были образованы.

Эти «перегородки» принципиально препятствуют монетизации архивов. Пока архив не станет активом, доступным всем подразделениям и бизнес-процессам предприятия, его потенциал монетизации не раскроется.

Это даже не вопрос формирования конкурентного преимущества, а вопрос появления конкурентного недостатка.

Предположим, чтобы оказаться впереди своих конкурентов, а не позади, вы поставили перед собой задачу создать единый корпоративный архив — каким он должен быть и как его организовать?

Как создать единый корпоративный архив

Нужно понимать, что создание единого корпоративного архива – это определенный «долгострой» для организации, то есть у этого проекта сроки и стоимость могут быть условно конкретные. Потому что архив будет постепенно втягивать в себя новые и новые контуры, подключать сотрудников и внешних контрагентов.

Размещая в едином архиве новые типы данных, архив потребуется интегрировать с другими ИТ-системами в организации: учетными системами, CRM, MES. Потому что его цель – разрушить «перегородки», которые всегда были между департаментами, и обслуживать сквозные бизнес-процессы.

Основой для создания такого архива может быть масштабируемая и гибкая ECM/BPM-система. В России сложился уникальный рынок таких решений. Их функциональность не уступает западным программным продуктам и отвечает российским нормам работы с документами и контроля исполнительской дисциплины.

Российские решения прошли путь от автоматизации «канцелярского» документооборота до многофункциональных платформ с широкой номенклатурой приложений, в том числе в формате архива.

Консолидированный глобальный архив организации не только объединяет все знания компании и результаты работы сотрудников, но и поддерживает процесс непрерывных изменений в компании. Он должен быть монументальным и одновременно гибким.

При наличии Low-code инструментария решение из коробки можно подстроить под себя. Low-code и no-code решения – это прям тренд развития технологий сегодня. Они позволяют настраивать систему без программирования, условно меняя блоки в конструкторе Lego для проектирования своей уникальной конструкции.

Поскольку сотрудникам неудобно пользоваться в работе десятками систем, то архив должен не только консолидировать знания в компании, но должен быть интегрирован в привычные интерфейсы сотрудников. То есть не обязательно архив должен быть отдельной средой.

В последнее время идея омниканальности формирует альтернативный подход, когда вне зависимости от средства обращения к системе используется общий интерфейс. В рамках конкретной информационной системы все потоки работ и задач безусловно должны агрегировать в одной системе, вне зависимости от того, в какой подсистеме они порождены.

В качестве такого агрегатора может выступать электронный архив. Средством доступа к этому потоку работ и данных могут быть самые разные устройства и наиболее привычные для пользователя приложения.

В проекте Dig(IT)al рассказываем о технологиях, которые помогут вам заработать. Переходите на цифровую сторону бизнеса.

Монетизация архива – как снизить операционные затраты?

Электронный архив позволяет повысить эффективность рабочих процессов, предоставляя всем сотрудникам организации доступ к информации по нужным параметрам.

Если раньше сотруднику на поиск документа могло потребоваться от 10 минут, чтобы найти нужную папку, а в ней требуемую бумагу, то в электронном виде поиск занимает меньше минуты и не требует переключения между задачами.

В результате экономии времени на поиск нужных документов сотрудники могут сосредоточиться на важных для бизнеса целях:

• встречаться с клиентами для заключения сделок;
• оперативно отвечать на запросы аудиторов, регуляторов, клиентов на предоставление документов и архивных сведений;
• в результате качественно обслуживать клиентов без угрызений совести за потерю времени на работу с документами и поиск нужной информации.

Дополнительно доступ к данным появляется у всех сотрудников, независимо от работы в офисе или в удаленном формате. То есть архив действительно стирает границы между департаментами и территориально-распределенными офисами.

Внедрение и заполнение электронного архива требует предварительных затрат и вложений. Однако, в долгосрочной перспективе эти издержки окупаются.

После внедрения электронного архива организация может сэкономить:

• на переоборудовании места, где раньше хранились документы, в рабочие места или производство для деятельности, приносящей доход компании;
• на сокращении времени простоя в случае вынужденной удалённой работы.

Резюмируя

Уже сегодня есть ИТ-инструменты в виде ECM/BPM-систем, которые позволяют реализовать амбициозную задачу и превратить электронный архив корпорации из справочника в конкурентное преимущество.

Чтобы узнать, как реализовать это на практике – смотрите запись вебинара с Владимиром Андреевым, президентом компании «ДоксВижн» (ссылку можно найти в начале статьи).

Фото на обложке: ded pixto/Shutterstock

Иллюстрации предоставлены автором.