Переезжаем на другую CRM: советы по распаковке

---

Если вы используете для продаж международный сервис, стоит позаботиться о сохранении информации уже сейчас. Переезд всей базы данных — тяжелый и долгий процесс.

При смене CRM-системы сложно сохранить отчетность прозрачной: автоматическая генерация документов останавливается. Кроме этого, предстоит найти замену привычным инструментам: телефонии, ESP, лидогенерирующим каналам и пр.

Обучение персонала работе в новой системе тоже может вызвать сложности и отнять время, которое в кризисный для экономики период ценится еще выше.

С чего начать переезд: пакуем базу данных

Первым шагом миграции должен стать анализ текущей системы:

• Оцените функционал своей CRM: какие функции более важны, а какими вы готовы пожертвовать.

От чего-то отказаться точно придется, хотя бы потому что одинаковых систем с идентичными интеграциями не существует. Но что-то вы и приобретете.

• Определите структуру данных в системе и связи между ними.

Речь идет о контактах, сделках, воронках, счетах, сотрудниках и правах доступа. Если структура данных новой системы будет существенно отличаться, вы рискуете потратить время на ее преобразование.

• Ознакомьтесь с шаблонами, которые есть в текущей CRM.
• Составьте список настроенных в системе автоматизаций: рассылки, уведомления, обновления и т.п.
• Просмотрите интеграции с внешними сервисами, которые вы используете: корпоративный сайт, мессенджеры, телефония, аналитика и т.д.
• Определите, какую аналитику проводите с помощью CRM.

Специфика построения отчетов может отличаться. Лучше сразу проверить сможет ли руководитель или менеджер получать необходимые данные для работы.

• Выясните, какие данные можно выгрузить из системы вручную через Excel или CSV-файл, а какие — по API.
• Решите, какая глубина переноса необходима. На основе этого вы сможете определиться с объемом задач.

Перенос сотрудников, воронок, сделок с частичной информацией в примечаниях не потребует больших ресурсов.

Процесс будет сложнее и займет больше времени, если нужно выгрузить:

1. историю звонков;
2. документы;
3. вложения;
4. почтовую переписку;
5. товары;
6. счета;
7. автоматизации и интеграции.

Если вы изучите свою CRM, определитесь с нужными функциями и структурой данных, то сформулируете конкретные требования к новой системе и сузите круг поиска.

Как выбрать CRM для миграции?

Чаще всего среди российских продуктов первыми приходят в голову:

• AmoCRM — лаконичная система, которая подходит для малого и среднего бизнеса;
• «Битрикс24» — CRM для ведения проектов и оптимизации продаж со встроенной 1C;
• S2 — современная CRM с встроенным набором бизнес-приложений для роста продаж.

Но не стоит торопиться и выбирать очевидный вариант: есть решения, которые могут подойти лучше. Перед тем, как сделать выбор, изучите предложения различных поставщиков.

Профильные CRM

На рынке представлены профильные CRM-системы, которые не так популярны, но закрывают специфические задачи бизнеса. Например, для агентств недвижимости существует Intrum CRM, а для компаний, которые занимаются ритейлом, подойдет Retail CRM.

Выясните, есть ли профильные решения для вашей сферы, прежде чем принимать окончательное решение.

Кейсы компаний из вашей ниши

Составить впечатление о продукте поможет описание функционала на сайте поставщика. Сравните его с возможностями текущей CRM, взвесьте плюсы и минусы. Помимо этого, можно изучить кейсы компаний из вашей ниши, их опыт внедрения и перехода на другие CRM.

При этом нужно иметь в виду, что внутренние бизнес-процессы отличаются даже у очень похожих на первый взгляд компаний. При изучении кейсов оцените именно функционал системы и соотнесите его со своими потребностями.

Форумы и обсуждения

Дополнительную информацию можно получить на специализированных форумах и в обсуждениях IT-сообществ в соцсетях. Например, сейчас растет популярность платформы TenChat.

Здесь вы не только прочитаете об опыте других предпринимателей, но и сможете пообщаться с ними лично, выяснить детали, которые сложно заметить в официальных описаниях.

Техподдержка CRM или интеграторы

Перед покупкой стоит оценить продукт самостоятельно. Посмотрите интерфейс и функционал системы, оцените скорость ответа техподдержки и их желание решить вашу задачу.

Если общение с технической поддержкой производителя продвигается медленно, можно обратиться к компаниям-интеграторам. Их сотрудники покажут, как система решает ваши задачи и дадут исчерпывающую консультацию.

К тому же сейчас в блогах интеграторов активно появляются кейсы о переездах на новые CRM. Эти статьи дают представление о процессе и могут помочь в подборе подходящей системы.

Если вы соберете достаточно информации о наиболее интересных для вас системах, то сможете оценить их достоинства и недостатки. Они есть у любой CRM, их подходящее соотношение станет основой для итогового выбора.

Можно ли осуществить переход своими силами?

Если вам не требуется переносить большие объемы информации и интеграций, то, возможно, вы сможете сделать это самостоятельно. Но даже в этом случае без опыта есть риск совершить немало ошибок. Например, в процессе перехода можно создать несколько дублей одной сделки.

Решение этой проблемы потом может занять больше времени, чем сам перенос данных. Помимо этого, самостоятельный переход может растянуться на недели.

Чем объемнее и сложнее массив данных, тем выше риски при самостоятельном переносе. Если в вашей компании есть технические специалисты или сотрудники с опытом переезда на другую CRM, можно поручить задачу им.

Но если такой возможности нет, можно привлечь стороннюю команду, которая специализируется на внедрении CRM. Они сэкономят ваше время и позаботятся о безопасной миграции.

Переезд на другую CRM-платформу с помощью специалистов займет меньше времени, и работа отдела продаж не будет нарушена.

Чек-лист, который поможет принять окончательное решение

Для этого понадобится ответить на шесть вопросов:

1. Какие функции старой системы сможет выполнять новая, какие потребности компании удовлетворит?
2. Какие задачи бизнеса она не решит, возможна ли доработка, каковы будут сроки и стоимость?
3. Какие данные можно перенести из текущей CRM, а какие — нет?
4. Удобен ли интерфейс системы, легко ли будет разобраться и привыкнуть к нему?
5. Каких затрат потребует обслуживание CRM?
6. Сколько времени займет переход, сколько средств придется вложить?

После этого четко оцените объем задач, чтобы определиться: сделать перенос своими силами или обратиться к профессиональной команде.

Если решите поручить переезд специалистам, выбирайте компанию-подрядчика, которым доверяете и с кем комфортно общаться — коммуницировать при переезде придется много.

Фото на обложке: Shutterstock / Elle Aon