Office life 2.0.2.1: шесть новых рабочих правил

1. Мобильный офис и онлайн-поддержка

Факт. В 2020 году многие компании впервые столкнулись с массовым переходом на удаленку. Необходимо было в кратчайшие сроки предложить оптимальное решение для комфортной и безопасной работы. В 2021 году тенденция продолжится, и у сотрудников может появиться еще больше вариантов, как сохранить эффективность вне офиса.

Опыт Rambler Group. Развитие цифрового пространства Rambler Group для сотрудников позволило всем командам оставаться в едином информационном поле. Реализованы новые возможности – пуши/напоминания, кабинет здоровья, мгновенные ответы и комментарии. Команда группы компаний уже более 10 месяцев работает в режиме удаленно-офисного формата – постоянно посещают офис около 15% штата.

Кроме того, в цифровом пространстве для сотрудников появились дополнительные сервисы, позволяющие значительно упростить часть внутренних бизнес-процессов: встроенная система подбора персонала (от оформления заявки до организации рабочего места), кабинет руководителя (вся информация о команде и ее эффективности) с инструментом планирования и бюджетирования, а также специальная автоматизированная онлайн-оценка 360 с уведомлениями и результатами.

2. Безопасность данных и новые вызовы для руководителей

Факт. В условиях быстрых изменений гибкость – один из важнейших критериев эффективной организации. Современным компаниям нужно быстро подстраивать форматы работы под новые реалии и требования, обеспечить доступность технологий и безопасность данных. Руководителям необходимо помочь команде избежать выгорания – развивать эмпатию, сохранять доверие сотрудников и открытость в коллективе, искать новые возможности для обучения и развития.

Опыт компании. У всех сотрудников сразу появился расширенный личный профиль для эффективной коммуникации, включающий безопасную и доступную контактную информацию. Для работы в новых реалиях им было предложено 75 часов программ обучения на внешних и внутренних курсах различной направленности, которые помогли повысить профессиональный уровень и мотивировать на дальнейшую работу. В свою очередь, 26 руководителей также посетили индивидуальные сессии по «прокачке» лидерских качеств и навыков дистанционного управления.

3. Digital-кабинет и рандом-кофе

Факт. Неизвестно, когда закончится режим удаленки и закончится ли вообще. Поэтому важно планировать на долгосрочную перспективу и продолжать внедрять новые подходы к рабочему процессу – решать не только сиюминутные задачи, а действовать на опережение. Изменений требует и система адаптации новых сотрудников: нужен инструментарий, который позволит быстро погрузиться в процесс и познакомиться с командой.

Опыт компании. Обновилась программа наставничества и адаптации. Сейчас около 50 активных участников в роли наставников приветствуют новичков и помогают им освоиться. С первого дня новых сотрудников знакомят с культурой компании, командой и приглашают на рандом-кофе (встречи с незнакомцами на легком бранче). Руководителям стал доступен digital-кабинет – единое информационное и сервисное пространство, в котором предоставлен доступ к бюджетам, структуре и другим программам группы компаний.

4. Пространство с заботой о сотрудниках

Факт. Физическое здоровье – теперь неотъемлемая часть современной корпоративной культуры. Появляются новые технологичные решения для контроля за состоянием здоровья и выявления рисков заражения сотрудников. Средства индивидуальной защиты в офисе стали такими же необходимыми, как канцтовары. Внимание уделяется даже расстановке мебели – дизайн офисных интерьеров теперь обязательно должен учитывать социальную дистанцию. Одним из главных приоритетов становится психическое здоровье сотрудников и осознанность – появляются новые направления в обучении и развитии, командные тренинги и индивидуальные коуч-сессии (стресс-менеджмент, позитивное мышление, эмпатия).

Опыт компании. Разработка специального раздела «Здоровье сотрудника» в цифровом пространстве для сотрудников: доступ к порталу и рабочим материалам через подтверждение местонахождения, пуш-уведомления о пропущенных замерах температуры, контакт-листы по всем случаям и вопросам, связанными со здоровьем. Расширение программ ДМС, подключение консультационных услуг по психотерапии (осознанность, стресс-менеджмент, позитивное мышление), индивидуальные коуч-сессии для руководителей.

5. «Бадди» и амбассадоры

Факт. В реалиях удаленной работы теряются эмоциональные связи сотрудников. Поэтому необходимо сохранять традиции и ритуалы, которые являются важной составляющей корпоративной культуры и командного духа. Или придумывать новые! Благо, современные технологии позволяют пробовать самые разнообразные digital-форматы.

Опыт компании. Около 75% сотрудников регулярно посещают мероприятия с топ-менеджерами. Эффект присутствия поддерживается включенными камерами во время трансляций, возможностью задавать вопросы и отвечать на них. Проведено 23 командных митапа с вовлеченностью до 70% сотрудников группы компаний. В онлайне проходили знакомства новичков, обсуждение проектов и их результатов. Стартовали программы амбассадорства и «Бадди» (анг. «Buddy» – друг, напарник). Амбассадоры – опытные сотрудники из разных бизнесов группы. Они поддерживают коллег в этот непростой период, транслируют и разъясняют изменения. «Бадди» помогают новичкам погрузиться в корпоративную культуру.

6. Цифровой этикет и режим дня

Факт. На удаленке стерлись границы времени: рабочий день стал гораздо длиннее. Поэтому особенно важно соблюдать деловой график, иначе есть риск быстро выгореть и потерять эффективность. Создание новых правил рабочего дня для руководителей и сотрудников поможет в управлении проектами и при этом не загонит всех в рамки постоянного контроля и потери времени.

Опыт компании. Создание специальных правил цифрового этикета для сотрудников (по ведению онлайн-встреч, совместной работе в чатах, организации звонков и т.д.). Контроль не сотрудников, а результатов работы. В этом помогают ежедневные короткие статусы, ежемесячные отчеты, постановка целей и их выполнение. Чтобы не засидеться дома, организован досуг для сотрудников и их семей (более 10 мероприятий в 2020 году – спорт, мастер-классы, детские дни, кулинарные клубы и другие развлечения).

Вывод

Для построения эффективной работы команды всегда нужно помнить про гармоничное соединение ключевых факторов: четких и осязаемых целей, контроля за исполнением, дисциплины и мотивации. В новых реалиях сотрудники ожидают от руководства еще больше поддержки, простоты и прозрачности процессов, открытого и регулярного общения по различным вопросам.

Поэтому в 2021 году крайне необходимо: продолжить развитие и совершенствование имеющихся бизнес-процессов, внедрять новые, упрощенные формы взаимодействия сотрудников друг с другом, поддерживать людей на всех этапах их жизни в компании и выходить на новый уровень командной работы.