Умные переговорные и виртуальные секретари: какими будут офисы через пять лет

Сервисы и устройства

В ближайшем будущем из офисов мы не уедем – но они будут становиться комфортнее. Тренд на персонализацию рабочего процесса виден уже сейчас: соискатели все чаще предпочитают работу с гибким графиком, а количество решений в области Desktop-as-a-Service – включая мобилити, корпоративные приложения, облачные сервисы и совместное использование оборудованием – растет ежегодно.

Вместе с тем это совершенно не означает, что использование сервисов для удаленной работы или собственных устройств будет нести угрозы безопасности компаниям.

Например, на смену концепции BYOD (Bring Your Own Device – использование сотрудниками личных устройств в работе) приходит CYOD (Choose Your Own Device), в рамках которого ИТ-отдел либо ставит дополнительную защиту на оборудование персонала, либо предлагает работникам самим выбрать себе устройства.

Так, например, Управление по санитарному надзору за качеством пищевых продуктов и медикаментов США (FDA) предоставляет инспекторам не только смартфоны разных производителей на выбор, но и другие устройства – например, Apple Watch. А специальное ПО на устройствах работает только на территории кампуса организации – так FDA предотвращает угрозы стороннего вмешательства.

HVAC

Технологии умного вентилирования, отопления и кондиционирования (HVAC) учитывают температуру на улице и подстраиваются под предпочтения сотрудников. Помимо комфортной атмосферы, система может влиять на общее состояние здоровья персонала и снижать расходы.

Недавнее исследование Serraview показало, что только в 42% забронированных конференц-залах действительно проходят совещания, а мобильные сотрудники оставляют свои рабочие места более чем на полдня.

Офисные помещения пустуют, а расходы на электричество, отопление и вентилирование только растут.

Эту проблему могут решать не только HVAC-системы и датчики присутствия, но и камеры наблюдения. Они же могут и оптимизировать рабочее пространство. Например, если камеры показывают большое скопление людей на проходе или в переговорной, организация офиса меняется и помещение превращается в идеальное рабочее место.

ИИ

Не только офисные пространства становятся умнее – автоматизируются и рабочие места сотрудников. С ростом популярности индивидуальных интеллектуальных помощников на рынке стали появляться виртуальные секретари на основе искусственного интеллекта.

Это не просто чат-боты – а реальные AI-системы, которые способны организовать встречи, управлять расписанием, бронировать переговорные и отвечать на письма.

Подобные системы, развивает и Konica Minolta – наша ИИ-система называется Cognitive Hub, ее можно использовать не только для управления рабочими процессами и упрощения взаимодействия проектных команд, но и в качестве инструмента принятия бизнес-решений.

Гаджеты

Носимые устройства также могут быть инструментом для цифровизации рабочего места. Согласно исследованию Cornerstone, три из пяти респондентов хотели бы использовать носимые девайсы, если они будут помогать им в работе, а среди сотрудников-миллениалов эта цифра еще выше – 66%.

Помимо того, что это удобный инструмент для отслеживания состояния здоровья, сотрудники могут мониторить активность в течение дня, высчитывать наиболее продуктивные временные периоды и показывать лучшие результаты – и компании это понимают.

В 2016 году каждый третий крупнейший работодатель США предложил своим сотрудникам использовать носимые девайсы, по данным опроса Willis Towers Watson.

Дополненная реальность

Если виртуальная реальность развивается в основном в индустрии компьютерных игр, то поставщики технологий дополненной реальности активно разрабатывают решения для офиса. Так, например, исследователи из Университета Билефильда работают над решением, которое сможет показывать документы в виртуальной среде – через AR-очки.

Технология позволит не только работать с цифровыми документами, вкладками браузера и заметками, но и оптимизирует проектную разработку – например, при проектировании зданий или создании дизайна автомобилей.

Решение сможет показывать объемные объекты и манипулировать ими: увеличивать, резать, убирать и добавлять новые слои. Фактически, это 3D-проектирование, моделирование и печать в виртуальной реальности.

Beam, цифровое рекламное и дизайн-агентство, использует AR в качестве инструмента для адаптации новых сотрудников. AR-гарнитуры дают им информацию по ответственным лицам, ведущимся проектам, бизнесу организаций, с которыми они работают. Система помогает новичкам понять, как работает компания и каждый отдел и быстрее вливаться в рабочий процесс.

Умные переговорные

Совещания – неотъемлемая часть офисной жизни и одна из причин, почему мы до сих пор работаем в офисах. Однако скоро держать нас на работе переговоры не будут.

Cortana анализирует речь в течение совещания. За счет этого в итоговом фоллоу-апе будут подсвечены важные моменты, а если вы предложите коллегам созвониться на следующей неделе, умная помощница пришлет приглашение на почту и поставит напоминание в календарь.

Почему этого нет сейчас?

Согласно исследованию Worktech Academy, главным фактором, сдерживающим внедрение умных технологий для офиса, является их высокая стоимость. Однако потенциал этих технологий по снижению затрат – не только временных, но и материальных, а также общая стратегия цифровизации – вынудит бизнес переводить на цифру и внутренние процессы.

Главное, чтобы новые технологии использовались как единая система, в центре которой – кибер- и физическая система безопасности. Кому нужна будет цифровая офисная экосистема, если зайти в вашу базу данных не сложнее, чем в Equifax?