4 ошибки в организации командировок из «прошлой эры» — и как их избежать

Согласование командировки: очень долго

Подготовка командировки начинается с ее согласования. Как правило, это длительный процесс: получить одобрение на поездку нужно от руководителя, а то и от нескольких лиц — что может занять дни или даже недели. За это время билеты и номера в отелях на нужные даты, скорее всего, раскупят или изменятся цены. Соответственно, придется искать другие варианты и согласовывать уже их.

Что здесь не так:

• Потеря времени. Чем больше дней занимает согласование поездки, тем дольше сотрудник не может приступить к выполнению задач, ради которых и планировалась командировка.
• Риск срыва командировки. Из-за сложностей в согласовании, например, из-за того, что руководитель находится в отпуске, поездка может быть вовсе отменена, а значит, не достигнуты цели бизнеса.
• Увеличение затрат. Компании приходится переплачивать за более дорогие билеты и номера.

Выбор и бронирование билетов и отелей: непрозрачно и невыгодно

Когда поездка согласована, нужно забронировать билеты и номер в отеле для сотрудника. Это происходит по-разному: в каких-то компаниях есть тревел-менеджер, который занимается деловыми поездками, в каких-то — прибегают к услугам агентств.

Что здесь не так:

• Медленная обработка запросов. При организации командировки с помощью агентства сотрудник обращается с запросом, агент его обрабатывает и дает ответ. Из-за ожидания страдает скорость бронирования билетов и номера.
• Ограниченный выбор. Агентства работают с определенными перевозчиками и средствами размещения, поэтому для заказчика выбор билетов и отелей ограничен, а цены могут оказаться не самыми выгодными.
• Отсутствие прозрачности. У сотрудника иногда нет возможности посмотреть, какой отель и номер для него забронировали. То же касается и билетов. Несовпадение реальности с ожиданием может привести к недовольству.

Стоит сказать, что самостоятельное бронирование — тоже распространенная практика в компаниях. Однако проблема заключается в том, что в большинстве случаев сотрудники используют для этого B2C-сервисы.

Что здесь не так:

• Увеличение расходов. B2C-сервисы не могут предложить спецтарифы для корпоративных клиентов, потому компании платят за размещения в отелях и апартаментах больше, чем если бы воспользовались B2B-агрегаторами.
• Отсутствие контроля за бюджетом. В случае с B2C-сервисами сложно контролировать выбор сотрудника: действительно ли сотрудник потратил время на поиски и бронирование самого выгодного варианта?

Поездка: неудобство в закрытии потребностей

В командировке у сотрудника возникают разные потребности: в трансфере, перемещении по городу, питании. И обычно удовлетворяет он их опять же с помощью привычных ему сервисов доставки и такси, которыми пользуется в повседневной жизни. Однако такой подход создает ряд неудобств.

Что здесь не так:

• Разрозненность сервисов. Для получения всех необходимых услуг в поездке — от заказа такси до доставки еды — нужно устанавливать множество приложений, а после собирать оригиналы (!) чеков для бухгалтера. А это точно не то, чем должна быть занята голова во время деловой поездки.
• Сложность в решении непредвиденных вопросов. Даже при идеальной организации поездки что-то может пойти не так: задерживается рейс, не заселяют в отель или отменяют заказ — что угодно. И без поддержки 24/7 не всегда получается решить эти вопросы оперативно и без стресса.
• Больше затрат. Отсутствие доступа к корпоративным тарифам и скидкам в B2C-сервисах приводит к переплатам за такси, каршеринг, доставку еды и другие услуги.

Закрытие командировки: бумажная волокита

Заключительный этап командировки часто оборачивается головной болью для всех участников процесса. Так, сотрудник вынужден собирать в поездке чеки, билеты, ваучеры, а после должен предоставить все закрывающие документы бухгалтерии. Бухгалтерия, в свою очередь, — перепроверить их и оформить отчет.

Что здесь не так:

• Трата времени. Ручной сбор и проверка большого количества документов отнимают много времени.
• Риск ошибок. Если документы оформлены неправильно, бухгалтерия может их не принять, что приведет к задержке в возмещении расходов.

К чему приводят неэффективные процессы

После разбора каждого этапа отстранимся и посмотрим на картину целиком. Глобально решение административных задач с помощью устаревших методов имеет следующие последствия:

• Рост операционных расходов. Когда организация командировок происходит вручную, компании вынуждены увеличивать штат персонала, чтобы справиться с большим объемом задач: обработка запросов, бронирование билетов и отелей, оформление документов. Это приводит к росту фонда оплаты труда и дополнительным расходам на налоги и страховые взносы.
• Неэффективное использование ресурсов. Вместо того, чтобы направлять эти средства на развитие бизнеса, компании вынуждены вкладывать их в поддержание рутинных процессов.
• Потеря контроля над расходами. Если сотрудники пользуются B2C-сервисами для бронирования билетов и отелей, а бухгалтерия на аутсорсинге, контролировать расходы становится очень сложно, появляются неожиданные и неоправданные траты. Например, сотрудники могут летать бизнес-классом, а компания узнает об этом только тогда, когда бюджет будет исчерпан.
• Снижение эффективности. Решение административных задач устаревшими способами приводит к снижению эффективности бизнеса в целом. Чем больше операционной работы, тем меньше времени остается на по-настоящему важные и стратегические задачи.

Как организовывать командировки по-новому

Вот такие «невидимые» последствия скрываются за неэффективными процессами. Чтобы не допустить усугубления проблем в будущем, важно уже сейчас пересмотреть подход к решению административных задач, в том числе организации командировок. Что для этого следует сделать.

1. Осознать и принять необходимость изменений

Основной барьер, который мешает бизнесу стать эффективнее, — мышление. Многие компании в некоторых вопросах продолжают действовать по старинке, как это делали десятилетия назад, просто потому что так привыкли и вроде это работает. Но важно понять, что мир меняется, конкурировать становится все сложнее и те, кто находится в плену устаревших подходов, рискует остаться за бортом.

2. Изучать, что нового появляется для бизнеса

Немало компаний просто не знают о существовании специализированных сервисов. Хотя сегодня рынок предлагает уже целые B2B-экосистемы вроде Яндекс Командировки на платформе Яндекс Go для бизнеса, с помощью которых бизнес может решать большинство административных задач в одном окне.

Что дают B2B-экосистемы:

• Экономию денег. Не нужно нанимать дополнительных людей для организации деловых поездок и ведения бухгалтерии. Если компания работает по системе общего налогообложения, то может уменьшать НДС к уплате. А на отели он и вовсе не распространяется.
• Оптимизацию времени. Автоматизация сокращает время на решение всех вопросов, связанных с организацией командировок, — от выбора и бронирования билетов и отелей до составления отчетов.
• Удобство для сотрудников. B2B-экосистемы закрывают все потребности командированного, включая транспорт для перемещения по месту командировки, и питание. И главное — сотруднику не нужно собирать чеки и прочие документы: все счета и акты бухгалтер видит в режиме реального времени в одном личном кабинете.
• Оптимизацию бухгалтерии. Благодаря автоматизации все документы и отчеты с подробными деталями можно выгрузить из личного кабинета или сразу получить в ЭДО. Это значительно упрощает бухгалтерию и минимизирует ошибки, связанные с ручным заполнением документов.
• Прозрачность и контроль. У компаний есть возможность настроить лимиты, за рамки которых сотрудники не могут выйти при поиске и бронировании билетов и номеров, плюс все расходы фиксируются в одной системе. Все это позволяет контролировать бюджет и предотвращать неоправданные траты.

3. Начать внедрение

Внедрение современных B2B-сервисов позволяет не только экономить ресурсы, но и делает процесс организации командировок более удобным и предсказуемым для всех участников. Так, для подключения к Яндекс Командировкам достаточно оставить заявку онлайн, и уже через пару минут появится доступ к личному кабинету.

Если компания все еще решает административные задачи с помощью устаревших методов, нужно подумать, какие есть барьеры на пути к изменениям, и не бояться сделать первый шаг для их преодоления. Наградой станет возможность сделать бизнес более гибким, конкурентоспособным и готовым к вызовам современного рынка.

Фото на обложке: izusek / Gettyimages