Реинжиниринг. Как перестроить рабочие процессы в кризис

Более двух лет бизнес живет в состоянии неопределенности, которая требует быстрого реагирования на внешние изменения и адаптацию процессов. Пандемия заставила в ускоренном режиме перевести деятельность в цифровой формат, а геополитическая обстановка двух последних месяцев в буквальном смысле «обнулила» все наработанные каналы поставок и сбыта.

Сегодня не проходит и недели, чтобы против России не были введены очередные ограничения. К концу апреля их число превысило 10100, а отдельные порталы публикуют подробную статистику по географии и количеству санкций.

С рынка уходят поставщики, заказчики, дорожает сырье, комплектующие. Привычные финансовые каналы не работают. Компаниям приходится быстро переориентироваться на другие источники сырья и рынки сбыта, пересматривать планы. Прежние бизнес-процессы становятся неэффективными. Требуется их глобальная перенастройка — реинжиниринг.

«Потушить пожар»

Реинжиниринг поможет компаниям резко увеличить количественные показатели бизнеса и разработать целостную стратегию развития в новых условиях. Вспоминая опыт пандемии, максимально безболезненно прошли изменения и даже оказались в плюсе те, кто в максимально короткие сроки сумел перевести процессы в онлайн-формат. Так было в банках и ИТ-компаниях.

Реинжиниринг нового времени предполагает оперативные изменения. Здесь, безусловно, не обойтись без помощи профессионалов, так как «потушить пожар» и сделать процессы более прозрачными нужно быстро.

Вспомним книгу Нассима Талеба «Антихрупкость». Реинжиниринг как реакция на кризис позволяет сделать бизнес антихрупким, адаптируя его к новым вызовам и изменениям.

Как провести реинжиниринг?

В каждой компании он проходит по-разному, но можно выделить пять обязательных шагов:

1. Сформируйте пул статистических показателей о текущем положении дел в компании и на рынке.
2. Проанализируйте основные бизнес-процессы: как они соотносятся между собой, какие процессы утратили актуальность и перестали работать.
3. Создайте модель «как должно быть», к каким показателям вы стремитесь, как должен выглядеть каждый процесс после изменений.
4. Скорректируйте или создайте новые бизнес-процессы вместо неэффективных.
5. Проведите обучение сотрудников и перераспределите роли согласно новым бизнес-процессам.

Команда проекта

Почти каждая трансформация требует создания отдельной команды. Можете включить туда главных сотрудников с опытом проведения реинжиниринга в вашей компании. Еще вариант: нанять сторонних консультантов, они пройдут с вами весь путь перестройки бизнес-процессов. Или принять одного консультанта, который на всех этапах будет взаимодействовать с вашей командой по реинжинирингу.

Ваши задачи как лидера проекта: распределять ответственность в команде, контролировать достижение поставленных целей реинжиниринга.

В команду реинжиниринга должны войти:

• Менеджеры компании, которые будут утверждать ключевые решения.
• Руководители отделов, чью деятельность затрагивает реинжиниринг. Они отвечают за корректировку существующих бизнес-процессов или разработку новых, следят за дедлайнами проекта.
• Сотрудники отделов непосредственно описывают и корректируют бизнес-процессы.

Методы реинжиниринга в новых реалиях

Вот несколько примеров, как можно оптимизировать процессы в компании.

• Упрощение закупок. В условиях подорожания сырья, материалов, комплектующих вам необходимо искать более дешевые варианты. Для этого надо поменять критерии отбора поставщиков, чтобы упростить для них вход при закупке.
• Сокращение сроков согласования и/или количества согласующих. Оцените возможность сокращения количества звеньев цепи согласований при принятии решений. Работа будет выполняется быстрее, и у многих менеджеров освободятся руки для выполнения более стратегических задач.
• Объединение параллельных функций. Синхронизируйте дублирующие процессы. Например, складские запасы учитываются в новой CRM, а отчеты по заказчикам формируются в Excel. Эти функции можно выполнять в одной программе.
• Сохранение качества продукта/услуги при закупках более дешевого сырья/материалов. Сейчас главное — сократить расходы и производственные потери. Значит, вам нужно переориентироваться на более дешевые источники сырья и при этом пересмотреть технологию, чтобы сохранить качество продукции.

Вовлеченность сотрудников

При проведении реинжиниринга уделите особое внимание коммуникациям с сотрудниками. Люди обычно сопротивляются изменениям, боятся, что оптимизация функций приведет к сокращениям. Проводите регулярные встречи с коллективом, озвучивайте основные бизнес-показатели, рассказывайте о ситуации в вашей отрасли, о влиянии рынка на работу вашей компании, о предстоящих изменениях и т.д.

Когда сотрудники знают о состоянии дел в компании, они чувствуют ответственность за общее дело, вовлекаются в решение проблем, поддерживают изменения. Люди будут четко понимать, для чего нужен реинжиниринг и к каким позитивным результатам он приведет. В первую очередь, поможет сохранить компанию и рабочие места в кризис.

В период неопределенности, с которым столкнулась Россия, важно менять бизнес-процессы, адаптируя их к новым условиям и делая максимально прозрачными. Открытый диалог и способность меняться позволят выровнять ожидания относительно результатов совместной работы со старыми клиентами, повысят доверие со стороны сотрудников и позволят найти точки роста.