Руководители тоже плачут или статья об управлении временем для руководителей.

Быть руководителем непросто. Это только со стороны кажется, что руководить легко и приятно. На самом же деле руководители сталкиваются с гораздо большим количеством сложностей и проблем, нежели их подчиненные. В данной статье мы рассмотрим одну из проблем, с которой многие руководители встречаются ежедневно — проблему организации рабочего дня.

Проблемы руководителей, связанные с тайм-менеджментом, изучил российский специалист по менеджменту С. В. Потапов. В своей книге «Как управлять временем с максимальной отдачей без спешки» он уделяет им немало внимания. Именно на его «версию» мы и будем опираться в данной статье.

3 организационные проблемы руководителя

По результатам опросов, львиную долю рабочего времени руководителя (59%) занимают запланированные встречи и заседания. Еще 22% руководителю приходится тратить на «бумажную» работу. 10% времени отбирают незапланированные встречи, 6% — телефонные разговоры. Наконец, оставшиеся 3% рабочего времени руководитель посвящает поездкам и осмотрам.

Стараясь работать максимально эффективно руководители сталкиваются с рядом проблем.
1. Ни начала, ни конца.

Чем работа руководителя отличается от работы служащих или производственных работников? Прежде всего тем, что последние четко знают объем работы, который им следует выполнить в течение дня. Например, человек, стоящий у станка, понимает, что каждый рабочий день он должен производить n-количество продукции. Выполнив заданный объем, он может вздохнуть свободно, собрать вещи и отправиться домой.

Руководителям же подобная роскошь недоступна. Их работа не имеет четких границ. Им приходится постоянно мониторить ситуацию и быстро принимать решения. Поэтому даже к концу дня им нередко кажется, что что-то осталось за бортом — что-то упустили, не заметили.
2. Информационные потоки.

Количество информации, которую получает руководитель, иногда просто зашкаливает. Обработать ее бывает нереально. Из-за этого у некоторых руководителей начинается стресс. Их способность действовать и принимать решения сходит на нет.
3. Утеря данных.

Воспринять и среагировать на всю полученную информацию руководитель не в силах, поэтому наименее важные по мнению руководителя сведения сразу же отсеиваются. Нередко это приводит к тому, что нужная информация теряется.

Как распознать проблему?

Как же понять, что вы, как руководитель, используете свое время неэффективно?
У вас нет плана работ на текущий день. Значит, о каких-то делах вы можете попросту забыть, причем не исключено, что среди этих дел будут действительно важные. К тому же, не имея плана, в котором все дела разбиты на категории «важные-неважные» вы можете неверно расставить приоритеты в течение дня и выполнить дела, которые могли бы и подождать. При этом на выполнение по-настоящему нужных задач времени может и не хватить.
Вы отвечаете на корреспонденцию с опозданием. Стоит открыть почту, как тут же находится нечто более важное: срочная задача, посетитель или телефонный звонок. В результате ответить на входящие письма своевременно вы не успеваете.
Подчиненные советуются с вами во всем. Иван Иванович зашел спросить, когда ему лучше встретиться с клиентом: завтра или послезавтра. Секретарша Неля забежала уточнить, на каком бланке лучше отправить предложение потенциальным партнерам. Главбух Ирина Сергеевна позвонила посоветоваться по поводу даты перечисления денег контрагентам.
У вас нет ни минуты покоя. Без вас подчиненные не могут сделать ничего. Из-за этого выполнением своей работы вы занимаетесь урывками или даже по окончанию официального рабочего дня.

Вы уверены, что лучше вас с работой не справится никто. Сегодня вы съездили на встречу вместо менеджера по продажам, а вчера провели совещание вместо своего зама. Вы считаете, что подчиненные могут в чем-то ошибиться, сделать что-то не так, как нужно и из-за этого нередко берете их работу на себя.

Вы часто работаете в авральном режиме. Высшее руководство ставит перед вами определенные задачи, но из-за постоянной нехватки времени к их выполнению вы приступаете в последний момент. В результате вы боитесь не успеть и потому начинаете работать без перерывов и выходных.

Многое из перечисленного вам знакомо? Значит, вы нерационально используете время и нужно что-то менять.