Спонсоры мероприятия. Опыт HackDay

Добрый день, дорогие наши читатели. Мы продолжаем серию статей об организации хакатонов. Сегодня разберем особо волнительную тему — поиск спонсоров на мероприятие, их привлечение и последующее удержание. Также будут рассмотрены возможные ошибки и подводные камни.

Как найти спонсора мероприятия? Зачем компании спонсируют хакатоны? Под катом приводятся несколько возможных мотиваций спонсора хакатона и приемы работы с этим спонсором.

Мотивация спонсора хакатона

Компании-спонсоры отдают свои деньги для того, чтобы получить что-то взамен. Конечно, случается, что спонсируют просто из симпатии (особенно это актуально для задорных студенческих проектов), но и тогда нужно как минимум не разочаровать партнеров . Согласно внутренней классификации HackDay, спонсоры делятся на четыре больших группы по задачам, которые они хотят решить через хакатон.

Задача №1: Подбор и отсев проектов

Актуально для российских и крупных региональных фондов, бизнес-инкубаторов и корпораций, выращивающих проекты. Хакатон становится своеобразным «ситом» для проектов нулевой стадии. Спонсор получает доступ к свежим командам, еще пластилиново-гибких в силу своего возраста, и может привлечь понравившиеся проекты и развивать на собственной площадке.

Эта группа спонсоров смотрит на идею проекта, на опыт основателя, на надежность команды.

Для них важнее всего – адекватные проекты на выходе. Сначала придется поработать над поиском нужных людей, а в продолжение 48 часов хакатона (как в HackDay) — над превращением идей в жизнеспособные прототипы.

Задача №2: Промо бренда

Бывает необходимо международным и крупным российским компаниям. Здесь нужно поработать с информационной поддержкой до и после мероприятия, с приглашением СМИ на площадку хакатона. На выходе такие спонсоры захотят увидеть большой охват аудитории и приличное количество публикаций в СМИ.

Задача №3: Промо нового продукта или технологии

В этом случае спонсорам важно увидеть, что информация о новых разработках донесена до участников хакатона. Хорошо сработают специальные номинации для проектов, сделанных с применением данной технологии или продукта, и мастер-классы, на которых представители спонсора расскажут, как новшество может облегчить жизнь и стать полезным на практике.

Задача №4: HR

НК-задачи могут быть стратегическими и тактическими. В первом случае упор нужно сделать на охват информационной кампании и на ее содержание. Во втором — собрать на площадке как можно больше представителей, интересующих партнера специальностей.

Как правило, интересы спонсора лежат в конкретных областях — iOS-разработка, проектировка интерфейсов и др. На вас будет хорошо работать объявленная номинация на лучший проект для iOS, лучший интерфейс среди прототипов и т.д.

К стратегическим целям могу отнести еще осмотр местного стартап-сообщества и его наиболее активных представителей с целью их релокации или хантинга.

Как найти спонсора для хакатона

Главный вопрос для начинающего организатора — как выйти на правильный контакт в компании. К сожалению, на этот вопрос нет однозначного ответа. Присутствие спонсоров полностью зависит от вас, ваших связей, от опыта в организации. Самый эффективный способ поиска — личные знакомства на мероприятиях или списывание через знакомого. При этом очень хорошо, если проходит серия мероприятий, и у спонсора есть возможность выбрать конкретный город. Кроме того, выстраивание отношений со спонсорами — процесс небыстрый. Чем больше история вашего мероприятия, тем с большей охотой спонсоры становятся партнерами хакатона.

Командам, которые организуют хакатон только в своем городе/регионе, я могу посоветовать плотнее работать с локальными компаниями. Если город небольшой, то заинтересовать крупную корпорацию шансов, на мой взгляд, нет, и время тратить не стоит. Когда мы работали только по Питеру, у нас и количество спонсоров, и собираемые суммы были очень скромные.

Также нет ничего необычного в том, что спонсоры уходят, а затем возвращаются, если вы развиваетесь и показываете прогресс (формат, бренд, спикеры, проекты-выпускники).

Причины ухода могут быть разными — хакатон выполнил/не выполнил задачи, исчерпался бюджет, изменилась стратегия промо продукта/платформы/бренда, ушел из компании человек, который с вами работал — тысячи их.

С другой стороны, хакатонами, как правило, интересуются крупные корпорации, у которых есть насущные проблемы, а не необходимость слить бюджет. Часть бюджета на организацию можно восполнить за счет региональной государственной поддержки. Программы поддержки предпринимательства есть в каждом регионе, нужно отслеживать их заранее и быстро включаться в процесс. Замечу, что они влекут за собой тонну отчетности и часто — необходимость участвовать в тендере. Здесь все не так страшно, как может показаться со стороны. Это обычная работа, которая будет поначалу бесить из-за своей непривычности.

Важные операционные моменты

По правилам HackDay, бюджет мероприятия должен быть закрыт за месяц. За месяц до старта очередного HackDay мы запускаем регистрацию и PR-кампанию, и, соответственно, должны решить, проводим мероприятие или нет. Но в жизни эта схема работает весьма условно. Одни партнеры еще согласуют бюджет — то есть, деньги будут, но непонятно сколько. У других внезапно ушел в отпуск ЛПР и вернется за неделю до ивента. У третьих — то-се, пятое-десятое. Поэтому решение о проведении мероприятия (закроем ли бюджет) принимается не в состоянии 100% наличия информации. Мы берем на себя риски и предполагаем, что бюджет всё-таки будет закрыт. У вас будет то же самое.

Обратите особое внимание на расхождение денежных потоков. Хорошо, когда партнеры перечисляют деньги заранее. Но как быть, если у компании головной офис в Австрии, и акцепт платежей идет 60 дней? Довольно часто долгое акцептование платежа и пост-фактумный платеж открываются за несколько дней до ивента.

Работа с партнерами по бартеру

Натурная схема — очень удобный и выгодный подход для организаторов и спонсоров. Суть ее в том, что партнеры покрывают статьи расходов не деньгами, а прямо — предоставляют свое помещение, организуют питание, оплачивают перевозку экспертов, дарят призы участникам.

Вы даете им в обмен партнерский статус, соответствующий их затратам.

Что можно и нужно брать бартером:

— площадка;

— питание и кофебрейки;

— перелеты и проживание экспертов;

— полиграфия (бейджи, ленты для бейджей, грамоты, футболки, наклейки);

— оборудование для проведения мероприятия (микрофоны, проектор, микшеры, оборудование

— для презентации mobile apps, оборудование для организации онлайн-трансляции);

— призы и сувениры.

Бартерная схема хорошо работает с региональными компаниями, которые занимаются питанием, полиграфией, торговлей и арендой оборудования и техники. Призы и сувениры хорошо брать у крупных российских и международных ИТ-компаний. Но сувениры — ручки, наклейки, брелки и прочие безделушки — будут с их символикой.

Спонсорский пакет

Для привлечения спонсоров вам понадобится внятно оформленное предложение, именуемое спонсорским пакетом.

С некоторых пор мы отказались от сложных и больших спонсорских пакетов, и составляем красивые предложения в фирменном стиле мероприятия с текстом максимум на три страницы, две из которых занимает таблица с предложением с отмеченными галочками. У HackDay нет персонализированных спонсорских пакетов, все получают одно предложение с разницей в письмах, к которым предложения прикрепляются.

Что должно быть в вашем пакете (в любом порядке):

1. Название, дата, город и место проведения хакатона.

2. Описание мероприятия сути мероприятия на полстраницы: что за формат, кто принимает участие, сколько людей планируется, описание цели и задач (стратегически).

3. Описание механики мероприятия на полстраницы: когда начинается активная фаза (регистрация), описание всех дней хакатона с программной точки зрения.

4. Описание выгод, которые спонсор получит от мероприятия. Тоже на полстраницы, кратко и емко, одним списком. Не разводите философию. Формат сотрудничества – конкретный, и предлагать партнерство надо конкретное.

5. Собственно, партнерские опции. На начальном этапе достаточно одной таблицы с галочками. Позже добавите возможностей. Мы разбили предложение на сегменты, которые описаны выше: промо бренда, промо технологий и HR. У вас на начальном этапе вряд ли будут такие широкие возможности.

Пример формирования таблички:

6. Минутка крутоты. Какие СМИ вас поддерживают, какие спонсоры уже с вами, какие крупные организации дают вам моральную поддержку.

8. Контакты.

По этой теме у меня все, спасибо за внимание. Советы, изложенные в статье, можно применять для хакатонов и других некрупных форматов: митапов, тематических конференций и пр.

В следующий раз мы поговорим на очень болезненную для организаторов тему выживаемости проектов во время хакатона и, самое главное, после него, а также обсудим, могут ли на это влиять организаторы мероприятия. Кроме того, будет немного затронут трекинг проектов.

Автор — Евгения Овчинникова — сооснователь Студии Михаила Кечинова, организатор HackDay. Технические подробности организации хакатонов того же автора.