Зачем нужно штатное расписание

Штатное расписание работников регулирует трудовые отношения, делает более понятным взаимодействие в коллективе и помогает выстраивать эффективную работу с подразделениями. В нем собрана основная информация о структуре компании, занимаемых должностях, численности коллектива, нагрузке и подразделениях.

Штатное расписание нужно всем предпринимателям, у которых есть официально трудоустроенные лица. Если сотрудник компании претендует на должность, которую работодатель не может ему предоставить, в качестве весомого аргумента на первое место выходит штатное расписание.

Дополнительно в документе отмечены вакантные места в отделы. Это помогает HR-специалистам держать руку на пульсе и своевременно искать новых специалистов.

В штатном расписании указывается иерархия компании, и это делает прозрачным процесс согласования и принятия решений. В каждом подразделении выделяется главный и его подчиненные. Сотрудники в обязательном порядке должны ознакомиться со штатным расписанием, чтобы понимать порядок субординации и соблюдать его.

Помимо этого должности в штатном расписании подсвечивают ключевые фигуры, ответственные за бизнес-процессы. В нем указаны специалисты, к которым можно обратиться за решением конкретного вопроса.

Приведем пример того, как штатное расписание помогает в управлении персоналом:

Если руководитель отдела продаж хочет узнать, какие пользователи и когдазаходили на сайт компании, чем интересовались и почему ушли с сайта, нужно проверить в первую очередь, есть ли в штатном расписании подразделение маркетинга, а в нем специалист по контексту или оптимизации.

Возможно, в штате на данный момент закреплена позиция только маркетолога и назначен сотрудник, который некомпетентен в вопросах, связанных с рекламой.

В таком случае может понадобиться расширение штата и поиск нового сотрудника в подразделение.

Что такое штатное расписание? Это эффективный инструмент управления персоналом. Оно позволяет анализировать позиции в департаментах и принимать решение, какие из них нужно закрывать для оптимизации работы, а какие добавлять для масштабирования бизнеса.

Владимир Затолокин, генеральный директор веб-студии Megagroup

Поинтересоваться, какое штатное расписание есть у организации, могут налоговая инспекция или пенсионный фонд.

Это связано с необходимостью навести справки о доходах и сверить зарплаты на бумаге с фактическим заработком сотрудников. Отсутствие подобного документа может вызвать штрафные санкции в отношении организации, поэтому в организации должно быть актуальное штатное расписание. .

Утверждение штатного расписания обязательно для защиты интересов самой организации. В случае судебных разбирательств, связанных с вынужденным сокращением сотрудников, штатное расписание доказывает наличие или отсутствие рабочих мест в подразделениях, выделяет позиции, которые уже заняты сотрудниками, и регламентирует назначение на место в подразделение.

По теме: Тренд-гайд: как собрать бренд идеального работодателя в 2024 году

Что нужно указывать в штатном расписании

В штатном расписании должна быть следующая информация:

1. Название компании или организации: официальное юридическое название, которое зарегистрировано в налоговой инспекции и имеет код ОКПО. Его можно проверить на сайте Федеральной службы государственной статистики.
2. Структура компании: наименование департаментов и подразделений, которые входят в ее состав.
3. Численность сотрудников в каждом департаменте и подразделении.
4. Должности сотрудников, которые занимаются умственным трудом, и профессии тех, кто вовлечен в физическую работу в рамках трудовых отношений с организацией согласно классификатору ОКПДТР.
5. Оклады и премиальные ставки для каждой должности.
6. Надбавки к зарплате, если такие предусмотрены правилами организации.
7. Режим работы: частичная или полная занятость, вахтовая работа или сменный график.
8. Уникальный номер сотрудника в штате, если есть нумерация специалистов.
9. Если предприниматель является наемным работником в своей компании, он указывает себя в штатном расписании.

Как правильно составить

Форма штатного расписания стандартизирована и должна соответствовать унифицированной форме Т-З, ОКУД 0301017.

ОКУД ー это общероссийский классификатор управленческой документации, который упрощает работу с документами в организации и убирает из оборота устаревшие и дублирующие формы.

Можно подготовить и свой вариант штатного расписания. При этом важно оставить в документе все позиции, которые предписаны общепринятой формой, особенно реквизиты документа установленного образца.

3. Указать код ОКПО в правом верхнем углу.
4. Обозначить наименование организации в шапке по центру, а под ним выделить название документа «Штатное расписание» и период, на который оно установлено.
5. Вписать номер документа слева от «Штатного расписания» в соответствии с документооборотом организации и дату составления документа.
6. Указать «утверждено» над общей учетной таблицей справа и приказ о штатном расписании от конкретного числа, ниже указать штат сотрудников.

Штатное расписание сотрудников состоит из 10 граф, расположенных горизонтально.

• Графа 1: наименование структурного подразделения (отдел, филиал, представительство);
• Графа 2: код структурного подразделения (номер, присваиваемый подразделению самой организацией, например, у маркетингового отдела номер может быть 02);
• Графа 3: должность или профессия (лучше ориентироваться на общероссийский классификатор). Если всё же название должности не отображается в общем справочнике, допустимо придумать наименование профессии специалиста;
• Графа 4: количество штатных единиц. Здесь важно учитывать, что если должность совмещают несколько человек, то указывается суммарное количество сотрудников;
• Графа 5: тарифная ставка с премией. Она не должна быть ниже установленного минимального размера оплаты труда;
• Графы 6-8: надбавки в 3 вариантах. Здесь может быть выделена надбавка за нагрузку или интенсивность работы, за высокую квалификацию, за выездные работы или командировки. Также важно помнить, что зарплата у сотрудников с одинаковой должностью должна быть примерно одинаковая. Если сотрудник выполняет работу более качественно или имеет более высокую квалификацию, то лучше поощрить сотрудника надбавками в штатном расписании;
• Графа 9: общая сумма тарифной ставки с премией из графы 5 и всех надбавок;
• Графа 10: в графе «Примечания» можно оставлять замечания или комментарии. Она необязательна к заполнению, но должна присутствовать в учетной таблице.

Под таблицей в подвале документа нужно указать руководителя кадровой службы и главного бухгалтера.

Пример штатного расписания

Ниже приводим пример штатного расписания. Скачать образец можно здесь.

Примерный образец штатного расписания

Утверждение и изменение штатного расписания

Штатное расписание должно быть утверждено генеральным директором и действует на основании его приказа. Приказ о штатном расписании передается в кадровый или финансовый отдел и запускает процесс подготовки планового документа. Как правило, штатное расписание составляется на один календарный год.

Если необходимо внести изменения в существующее штатное расписание, то это можно сделать двумя способами:

1. Составить и утвердить новое штатное расписание и присвоить ему следующий регистрационный номер.
2. Внести изменения в существующий документ на основе приказа генерального директора.

Информация о том, что в организации есть новое штатное расписание, должна быть доведена до всех сотрудников в обязательном порядке.

По теме: Отчетность МСФО в 2024 году

Наказание за отсутствие штатного расписания

В случае отсутствия нормативного документа организацию могут наказать штрафом до 50 тыс. рублей, а ИП до 5 тыс. рублей по статье 5.27 КоАП РФ.

Однако этот штраф можно оспорить, так как в Трудовом кодексе нет требования об обязательном ведении штатного расписания. Но лучше не рисковать и быть готовыми к проверкам со стороны налоговой инспекции.

Итоги и главные мысли

• штатное расписание помогает отслеживать текущую структуру компании и оптимизировать расходы;
• благодаря штатному расписанию субординация становится понятной и налаживается коммуникация между департаментами;
• топ-менеджмент способен более эффективно контролировать бизнес-процессы;
• в штатном расписании формируется пул должностей подразделения, которые можно закрывать в случае сокращении нагрузки на отдел или открывать для масштабирования предприятия;
• сотрудники видят свою кост-эффективность и понимают нагрузку на подразделение;
• финансовая политика компании становится прозрачной и вызывает доверительные отношения в коллективе, помогает избежать проблем с налоговой инспекцией;
• штатное расписание защищает организацию в спорных судебных разбирательствах, связанных с сокращением штата.

Фото на обложке: Freepik