Зачем компании проводить отраслевую конференцию и как правильно ее организовать

Как организовать ивент, чтобы получить партнеров и клиентов: 7 рекомендаций

С помощью конференции можно собрать под одной крышей всех, кто интересуется индустрией:

• покупателей, чтобы познакомить с ассортиментом и услугами;
• партнеров, чтобы рассказать, как зарабатывать с помощью ваших товаров или услуг;
• инвесторов, чтобы продемонстрировать перспективы вашей компании.

Вот семь рекомендаций, которые помогут подготовиться к конференции и ничего не упустить.

Определиться с аудиторией и программой

Мероприятие можно сделать под конкретную аудиторию либо собрать в одном зале разные сегменты. Все зависит от цели. Например, когда мы хотели прицельно поработать с дизайнерами интерьеров, организовали небольшой ивент только для них. Известные дизайнеры делились с гостями опытом, а после выступлений общались друг с другом.

В случае с разной аудиторией важно подобрать темы, которые будут интересны всем — рассказать про тренды индустрии, кейсы. Например, на свою конференцию мы пригласили собственников бизнеса, маркетологов, руководителей отдела продаж, HR-специалистов. Чтобы никто не заскучал, рассказывали об общих трендах мебельной индустрии, о найме и лояльности аудитории. Эти темы были актуальны каждому сегменту аудитории.

При выборе темы для конкретной аудитории вы можете создать опрос в соцсетях или изучить информацию о трендах в открытых источниках.

Выбрать формат

Самый удобный формат — лекции. Зрители смогут перенять опыт конкретного специалиста, задать вопросы и получить четкие ответы. Кроме того, тайминг всегда обозначен — гости понимают, в какой момент будет выступать нужный им спикер.

Ориентироваться лучше на выступление до 30–40 минут, дальше зрителям сложно удерживать внимание.

Продумать брендинг

Брендирование вызывает у аудитории определенные эмоции и ассоциации, показывает настроение будущего ивента. Поэтому сайт, рекламные баннеры, афиши, промоматериалы, ролл-апы, оформление зала — все должно быть выполнено в едином стиле.

При этом необязательно повторять стиль вашего бренда, пусть у конференции будет свой. Так вы не будете ограничены рамками своего бренда и сможете в дальнейшем масштабировать конференцию.

Ориентироваться нужно на целевую аудиторию. Для инвесторов и партнеров лучше выбрать более сдержанный стиль, для покупателей или представителей творческих профессий — яркий и современный. Если вы нацелены на несколько аудиторий, лучше остановиться на более лаконичном варианте.

Подобрать площадку

Размеры площадки зависят от количества гостей и зон конференции. Камерное мероприятие можно провести и в банкетном зале ресторана, а если вы готовы вложиться в большое количество развлечений и привлечь массу гостей, подойдут крупные лофты или концертные залы. При выборе площадки обратите внимание на транспортную доступность и наличие парковки.

Также позаботьтесь о зонировании:

• Зона регистрации. Здесь гости смогут получить бейджи, ознакомиться с программой и оставить верхнюю одежду.

Пример зонирования на одной из наших конференций: рядом с зоной регистрации расположили столики с закусками и напитками, выставочные образцы, чуть дальше — фотозоны.

• Основной зал. Здесь будут выступать спикеры и располагаться места для гостей.
• Зона для выставки. В этой части можно разместить свои товары и стенды партнеров.
• Зона для кофе-брейка. Здесь будут находиться закуски и напитки, столики и кресла, чтобы в перерывах между выступлениями гости могли сменить обстановку и пообщаться.
• Фотозона. Хорошее решение — поставить пресс-волл, а также свои товары, чтобы они попадали в кадр гостей. Например, мы оборудовали фотозону мебелью, которая продается в нашем ТЦ.

Чтобы охватить больше зрителей, можно параллельно вести онлайн-трансляцию. Главное — обеспечить возможность задавать вопросы, чтобы удержать внимание до конца.

Договориться со спикерами

Собственникам бизнеса и инвесторам будет интересно послушать приглашенных топ-менеджеров, линейным специалистам — медийных личностей. При этом приглашать можно и менее известных спикеров. Главное — быть уверенным в их профессионализме: изучить опыт и кейсы, темы докладов.

Чтобы лекции были интересными, заранее попросите спикеров подготовить доклады в формате кейсов: с визуальными примерами, цифрами. И следите за соблюдением тайминга — лучше выделить для этого модератора. Он сможет подсказывать, сколько осталось времени, и транслировать вопросы зрителей.

Позаботиться о еде и напитках

Если конференция длится 4–5 часов, можно ограничиться фуршетом и закусками, обеспечить участников и гостей бесплатной водой, чаем и кофе. Если целый день, продумайте полноценный платный обед, либо позаботьтесь о том, чтобы рядом с площадкой находились кафе или магазины.

Определиться с ценой за вход

Мероприятие можно сделать бесплатным — как тест спроса и возможность познакомить партнеров и клиентов со своей компанией.

Платный вход подойдет, если вы планируете проводить мероприятие целый день или даже несколько, у вас известный бренд, насыщенная программа. Чем более раскрученный бренд, тем дороже можно продавать билеты. В программу также могут входить дополнительные активности: фуршеты, выступления артистов, розыгрыши призов. Например, билеты на конференцию «Суровый питерский SMM» стоят от 17 тыс. руб., и ее посещают тысячи гостей. Все потому что туда приглашают именитых спикеров, проводят различные активности (от настольных игр и «спиддейтинга» для поиска бизнес-партнеров до консультаций специалистов).

Как пиарить ивент, чтобы заполнить зал

Подготовку к конференции лучше начинать за полгода-год. Пиарить мероприятие можно тогда, когда большая часть огрвопросов решена — обычно за пару месяцев до события.

Вот четыре варианта по пиару мероприятие:

• Рассылка по почте. Составьте лаконичное сообщение с указанием тем и спикеров, даты и времени, а также добавьте ссылку на регистрацию. Например, вот так:

• Таргетированная и контекстная реклама. Кроме почты, можно запустить рекламу в соцсетях и в «Яндексе» (поиск, «Дзен», почта, афиша и другие сервисы). Из креатива должно быть понятно, когда пройдет ивент и почему стоит прийти. Цель — побудить перейти на лендинг и зарегистрироваться.

• Блогеры. Чтобы собрать как можно больше людей, попробуйте сделать рекламную интеграцию у лидеров мнений в вашей сфере. Попросите блогеров с подходящей аудиторией снять видео или написать пост о вашем ивенте. Чтобы отследить эффективность, дайте каждому блогеру свою реферальную ссылку.
• Лендинг. Разместите информацию о компании и спикерах, программу, схему проезда. Сделайте простую форму регистрации. Например, на лендинге мероприятия для дизайнеров мы сразу поставили форму регистрации на первом экране и рядом уточнили тематику и выступающих.

Что делать после мероприятия, чтобы о нем продолжали говорить

Чтобы о вас продолжали говорить в медийном поле, после конференции:

• выложите в соцсетях и на сайте фото;
• проведите розыгрыш среди тех, кто выложил фото с хэштегом вашей конференции;
• разошлите в профильные СМИ качественные пост-релизы с фото;
• соберите обратную связь от участников, изучите отзывы по хештегам и учтите, что понравилось гостям больше всего, какие недостатки они отметили;
• сделайте рассылку с благодарностью и напишите пост о мероприятии в соцсетях — в нем вы можете подвести итоги, поблагодарить участников и спикеров, поделиться планами на будущий ивент и ответить на часто задаваемые вопросы;
• напишите статью для своего блога или для СМИ о своем опыте организации такого ивента.

Если грамотно подойти к подготовке к конференции, вам удастся собрать комбо: бренд будут чаще узнавать, лояльность аудитории вырастет, удастся найти новых клиентов и полезные знакомства.

Фото на обложке: Unsplash