Три правила проведения эффективных онлайн-совещаний

В наши дни компании могут спокойно работать в разных временных зонах. А в последние годы произошел настоящих бум корпоративных технологий, призванных им в этом помогать. Но многие из нас еще не привыкли к качественным онлайн-переговорам. Обычно мы просто проводим стандартное совещание, только в цифровом пространстве. Именно поэтому многие так ненавидят совещания — особенно виртуальные.

Фото: Wikimedia Commons

К счастью, хорошее онлайн-совещание — вовсе не миф. Чтобы его успешно провести, запомните следующие советы.

1. Старательно поддерживайте беседу

Эффективные онлайн-совещания нужно продумывать — они не могут просто взять и состояться. Руководители таких совещаний не только должны сидеть во главе и следить за порядком. Они обязаны вести переговоры еще более старательно, чем на «живых» встречах. Но вам и не понадобится прилагать для этого слишком много усилий.

Читайте по теме: Как операционный директор Facebook планирует день?

Представьте, что вы экскурсовод, и вам нужно, чтобы все сориентировались и были заняты делом. Выполнение сразу нескольких задач — это прекрасно, поэтому постарайтесь постоянно давать задания для всех участников собрания. Нужно разделять каждую часть обсуждения и возможный вклад его участников на «микросекции». Пример:

Не нужно изобретать велосипед или обладать какими-то знаниями высоких технологий. Все, что вам нужно, это дать слово другим и попросить — или, точнее, приказать — каждому поделиться своими мыслями, прежде чем двигаться дальше. Вместо того чтобы вести переговоры ради самих переговоров, вы показываете, зачем вам нужно в первую очередь обсудить какой-то вопрос. Только так вы сдвинетесь с мертвой точки.

2. Заставьте всех пользоваться видеосвязью

Сейчас большинство совещаний проходит в смешанном режиме. Часть участников сидит в одной комнате, а кто-то подключается удаленно. Причем удаленные сотрудники, в основном, представляют собой какие-то неясные образы в рамочках и в них и остаются до самого конца. Лучше, если все выйдут из конференц-зала и проведут собрание удаленно. Конечно, вырастет соблазн заняться несколькими делами одновременно, но зато все будут участвовать на равных.

Чтобы ваше присутствие было максимальным, включите видеосвязь. Сделайте это нормой для ваших коллег — ей должны пользоваться все без исключения. Не стесняйтесь подсказать вашим сотрудникам, как лучше обустроить рабочее место для качественной видеосвязи (подсказка: главное — хороший ракурс и свет).

3. Пользуйтесь качественными средствами связи

Если ваша команда работает удаленно, объясните всем коллегам, что они обязаны освоить средства связи, которые вы все используете. Skype для бизнеса, WebEx и GoToMeeting (платформа и приложение для проведения веб-конференций — прим. ред.) позволят всем участникам переговоров видеть друг друга и обмениваться файлами в реальном времени.

При правильном использовании эти средства позволят вам участвовать в обсуждениях самым разным образом, а не только говорить. Они идеально подойдут для случаев, когда команда обсуждает нечто, что можно представить в виде какой-то наглядной формы. Например, покажите своим коллегам какой-нибудь пример на модели из спичек. В этом случае вы будете давать своей аудитории одновременно и аудио-, и визуальную информацию, что сделает переговоры более увлекательными.

Чем бы вы ни занимались, не поддавайтесь иллюзии, что обычное онлайн-совещание даст нормальный результат. Потратьте свое время и сделайте его отличным. В конце концов, это не только ваше время, но и время всей вашей команды.

Источник.

Об авторе: Шани Хармон участвовала в создании движения Stop Meeting Like This, призванного бороться с пугающим количеством потраченного впустую времени и энергии на работе (особенно, во время совещаний). Вот уже более 10 лет она работает с корпорациями из рейтинга Fortune Global 500 в качестве консультанта по рабочей эффективности.

Материалы по теме:

Как я смогла построить бизнес, путешествуя по миру

11 полезных ресурсов для цифровых кочевников

Как планировать встречи

25 бесплатных расширений Google Chrome для оптимизации работы