Сколько стоит заставить email работать на вас

Сегодня побеждают наиболее гибкие и проактивные специалисты. Быть просто хорошим в своем деле теперь недостаточно, необходимо использовать все подручные средства и инструменты.

Главный навык бизнес-пользователей — умение общаться с другими людьми. От того насколько хорошо он развит зависит наш доход. На данный момент, электронная почта является бизнес-стандартом для общения. Тем не менее, этот инструмент далек от совершенства и не удовлетворяет современным потребностям профессионалов.

Мы выбрали самые популярные профессии, которые постоянно используют электронную почту: маркетологи, продавцы, менеджеры проектов, фрилансеры и руководители. Для каждой из них мы подготовили список расширений и плагинов, которые прокачивают электронную почту и повышают производительность. Мы обнаружили, что менеджерам проектов достаточно потратить $12 в месяц, чтобы выделиться из толпы, в то время как продавцам нужно вкладывать до $50 в месяц.

Маркетологи

Согласно Википедии, «Маркетинг представляет собой процесс объяснение ценности продукта или сервиса для клиентов, с целью продажи этого продукта или сервиса». Однако, Википедия забывает сделать акцент на том, насколько безупречной должна быть коммуникация маркетологов.

Проблемы и сложности

Маркетологи отправляют и получают сотни писем ежедневно, поэтому неудивительно, что некоторые важные письма ускользают из их поля зрения. Поскольку они общаются с большим количеством людей, им нужен определенный способ приоритезации писем от конкретных людей. В дополнение к этому, они постоянно пересылают файлы, и всем мы знаем то чувство, когда видим “Mail Delivery Report” и понимаем, что наши файлы не прошли.

Самые полезные фичи

• Отслеживание писем. Возможность проследить открытие отправленного сообщения, а также на какие ссылки и вложения кликал получатель.
• Напоминания о письмах. Вы получите оповещение, если на ваше письмо не ответили в течении заданного срока.
• Категоризация почты. Разделение Входящих на разные категории в зависимости от того, как вы работаете с письмами. Например, на новости, оповещения, акции, социальные сети, важное.
• Облачные вложения. Загружайте ваше файлы в облако (Dropbox, Google Drive итд) и отправляйте ссылки для скачивания, вместо прикладывания больших вложений.

Список плагинов с этими фичами

	Bananatag	Boomerang for Gmail	Yesware	Sanebox	Glider.io
Отслеживание писем
Напоминания о письмах
Категоризация почты
Облачные вложения
	$5	$5	$25	$12	$9

Приговор

Чтобы получить полный набор функций маркетологи будут платить от $17 в месяц за несколько расширений. К сожалению, часть функций не будет работать, если у вас почта на Microsoft Exchange сервере.

Менеджеры по продажам

Продавцы — уникальные специалисты, у них отличная память, они часто работают с возражениями и должны молниеносно отвечать на почту. В каждой компании с серьезным отделом продаж есть CRM система и корпоративная политика по работе с клиентами.

Проблемы и сложности

Профессиональные продавцы должны точно знать, что происходит с письмом в тот момент, когда они нажимают кнопку “Отправить”. Несмотря на большое количество клиентов, которых они могут вести, они не должны пропускать их письма, потому что в таком случае они могут потерять самого клиента и свой доход. Достаточно часто они отправляют похожие письма, которые требуют только незначительных изменений перед отправкой. В дополнение к этому, им необходима функция синхронизации с CRM системой, чтобы каждый кусок переписки сохранялся в системе.

Самые полезные фичи

• Отслеживание писем. Возможность проследить открытие отправленного сообщения, а также на какие ссылки и вложения кликал получатель.
• Напоминания о письмах. Вы получите оповещение, если на ваше письмо не ответили в течении заданного срока.
• Шаблоны писем. Создайте шаблоны писем для частых ситуаций и используйте их при создании нового письма.
• Отправить позже. Вы выбираете точное время, когда ваше письмо будет отправлено.
• Интеграция с CRM. Синхронизация почты с вашей CRM системой, возможность редактировать контакты прямо из почты и другие функции.

Список плагинов с этими фичами

	Boomerang for Gmail	followup.cc	Yesware	ToutApp
Отслеживание писем
Напоминания о письмах
Шаблоны писем
Отправить позже
Интеграция с CRM	Ограничена
	$50	$24	$50	$30

Приговор

Менеджеры по продажа вынуждены тратить от $30 до $50 в месяц. Быть выдающимся продавцом достаточно дорого, но за эту сумму большая часть плагинов будет работать и в Gmail, и в Outlook.

Проджект и продакт-менеджеры

Эти специалисты, как правило, достаточно хорошо подкованы технически и уже используют множество систем и инструментов для увеличения продуктивности. Кроме того, большая часть общения происходит внутри их команды. Тем не менее, они также должны общаться и с другими командами и заинтересованными лицами, что объясняет почему они до сих пор продолжают получать десятки писем в течение дня.

Проблемы и сложности

Львиная доля их писем требует дополнительный работы, и не могут быть отвечены сразу, поэтому во входящих у них всегда множество “непрочитанных” и “отмеченных” флажком или звездочкой писем. Проджекты и продакты часто делегируют емейлы и задачи другим отделам, и эти письма могут не заметить (или забить на них), что приводит к срыву дедлайнов. Во многих компаниях PM-ы и PdM-ы являются входящей точкой для любых вопросов, поэтому они постоянно завалены не срочными письмами, которые вытесняют важные письма из вида.

Самые полезные фичи

• Snooze писем. Позволяет переместить сообщение в архив на определенное время, чтобы вернуться к нему позже.
• Напоминания о письмах. Вы получите оповещение, если на ваше письмо не ответили в течении заданного срока.
• Категоризация почты. Разделение Входящих на разные категории в зависимости от того, как вы работаете с письмами. Например, на новости, оповещения, акции, социальные сети, важное.

Список плагинов с этими фичами

	followup.cc	Boomerang for Gmail	SaneBox	Glider.io
Напоминания о письмах
Категоризация почты
Snooze писем
	$15	$5	$12	$9

Приговор

$12 в месяц для проджектов и продактов. Многие из них уже вооружены передовыми технологиями, поэтому у них не так часто возникают проблемы с емейл продуктивностью.

Фрилансеры

Фрилансеры чаще всего работают на себя и занимаются несколькими проектами одновременно. Именно поэтому для успешной деятельности им нужна удобная CRM система, связанная с почтой. А достойная система управления проектами сильно повысит эффективность их работы.

В интернете множество плагинов и надстроек, которые могут испольовать фрилансеры, но мы хотим уделить особенное внимание двум из них.

Streak

Streak превращает ваш Gmail аккаунт в полноценную CRM систему, бесплатно. У вас появятся такие функции, как отслеживание писем, snooze писем и возможность работать с лидами и сделками. Пожалуй, Streak закрывает большинство потребностей фрилансеров в плане продаж.

ActiveInbox

ActiveInbox использует другой подход к емейлу, он трансформирует вашу почту в систему управления проектами, всего за $3 в месяц. С помощью напоминаний о письмах и встроенных to-do списков вы получите мощный инструмент для работы с задачами.

Руководители

Если вы являетесь топ-менеджером или большим начальником, ты вы прекрасно понимаете, сколько времени съедает электронная почта. Ее нельзя нормально отфильтровать, никогда нет времени прочитать все письма, а ваше время стоит очень дорого. Кроме этого, почта - единственный способ связаться с вами, потому что вы всегда заняты на переговорах с клиентами или партнерами.

Идеальное решение этой безумной ситуации - нанять секретаря, который будет следить за вашим расписанием и сортировать вашу почту, отвечая на самые простые письма. Но стоит заметить, что вы нанимете дополнительного сотрудника, и цена превращения почты в рабочий инструмент будет измеряться уже в десятках тысяч рублей.

Что если я хочу все это на своем телефоне?

Не повезло! Большая часть плагинов или совсем не работают с телефонов, или предоставляют только ограниченный набор функций. Емейл - самое популярное бизнес-приложение в телефоне, но до сих пор мы вынуждены мириться со многими ограничениями. Очевидно, что почта - наследие десктоп эры и потребуется гораздо больше времени, прежде чем работа с мобильных устройств будет на достойном уровне.

$50 в месяц — много или мало для прокачки емейла?

Да и нет. Да, потому что электронная почта - главный бизнес-инструмент, который мы используем ежедневно, и этот инструмент должен быть максимально удобным и доступным. И нет, потому что емейл почти не менялся за последние 10 лет, и из-за этого нам приходится платить из своего кармана.

Все мы ждем того прекрасного момента, когда емейл станет достойным бизнес-инструментом и будет одинаково хорого работать на любых устройствах. Просто нам бы хотелось, чтобы это наступило чуть раньше.

Об авторе

Даниил Павлючков, CEO компании Mailburn, которая создает мобильный емейл клиент для бизнес-пользователей.