Как строится работа с онлайн-бухгалтерией?

Интервью с ведущим бухгалтером онлайн-бухгалтерии «Небо» Ольгой Бухоновой — о том, как строится работа бухгалтерии с молодыми компаниями и с какими сложностями могут столкнуться сотрудники стартапов. Беседовала Алия Нуруллина, руководитель отдела развития в «Небе».

Алия: Добрый день. Вас приветствует онлайн-бухгалтерия «Небо». Мы занимаемся обслуживанием бизнес-инкубаторов, резидентов бизнес-инкубаторов. В связи с этим часто возникают вопросы, которые хотелось бы задать нашему бухгалтеру — Ольге.

Ольга, расскажите пожалуйста, как происходит процесс обслуживания резидентов, с чего нужно начать?

Ольга: Начать нужно со звонка нам. После того, как резидент бизнес-инкубатора к нам обращается, первое, что происходит — мы заключаем договор. Ну а затем уже обмениваемся необходимыми документами, которые нужны для ведения бухгалтерского учета. Затем в сервисе «Небо» заводим ему аккаунт, подключаем к электронной сдаче отчетности (именно электронный документооборот происходит с налоговыми органами, с органами небюджетных фондов) — и таким образом полностью берем на себя ведение бухгалтерского учета.

Алия: Со стороны резидентов сколько человек должно следить за ведением бухгалтерии и как происходит контроль?

Ольга: Среди наших резидентов есть те, кто имеет хоть какое-то представление о бухгалтерском учете, но основная доля резидентов просто не представляют, что это такое. Поэтому у них возникает паника. Они начинают звонить и говорить, что ничего не знают: возможно, их оштрафуют или даже закроют. Волноваться не стоит ни в коем случае, потому что необходимо прежде всего собраться — собрать весь пакет документов, обратиться к нам и либо просто закрывать хвосты, либо вести уже текущую деятельность.

Алия: Приведите, пожалуйста, примеры ведения бухгалтерии кем-нибудь из резидентов бизнес-инкубатора.

Ольга: Есть такие, которые звонят и говорят: «Здравствуйте. Я открылся в прошлом году. Но отчетность за прошлый год не сдал. За этот год я уже что-либо сдал, и вообще — что мне нужно и что мне не нужно?» Тогда мы просто берем его под контроль, все раскладываем: какую отчетность он должен сдавать. Помимо этого, он должен как минимум раз в месяц предоставлять нам документы, потому что вся отчетность формируется из первичных документов — какие услуги компания оказала кому-либо, какие услуги оказали ей.

Есть и такие случаи, когда очень активные резиденты просто раз в неделю звонят и интересуются, как у них обстоят дела, какие документы они должны предоставить. С такими резидентами намного проще и удобнее работать: потому что они уже в курсе дела и понимают, что им от нас надо и что нам от них надо.

Алия: С какими сложностями сталкиваются при ведении бухгалтерии? Какие вопросы у них возникают?

Ольга: Первое — когда у них спрашиваешь учредительные документы, то для них это что-то страшное и они вообще не понимают, о чем идет речь. Только при телефонном разговоре или личной встрече уже начинают понимать. Открывают для себя бухгалтерский учет.

Второе — это когда резиденты вообще не понимают, как это так происходит, что где-то там все ведется за них, а они этого даже не видят. На самом деле, все очень просто: в любой момент можно зайти на сервис и проверить, что творится в организации. Постепенно все сложности сходят на нет, и они привыкают к облачному бухучету.

Алия: Спасибо большое, Ольга! Было приятно пообщаться.