Колонки

Как перевести мероприятие в онлайн за 48 часов

Колонки
Дарья Сунцова
Дарья Сунцова

генеральный директор ООО «Территория бизнеса»

Евгения Хрисанфова

Коронавирус сильно отразился на event-рынке — мероприятия отменяются, агентства теряют деньги и клиентов. Однако цифровые технологии могут помочь индустрии пережить кризис.

Дарья Сунцова, генеральный директор компании «Территория бизнеса», рассказывает, как ее команда перевела форум в онлайн за 48 часов и какие выводы они сделали из этой ситуации.

Как перевести мероприятие в онлайн за 48 часов

С какой проблемой мы столкнулись

В субботу, 14 марта, московская мэрия выпустила пресс-релиз о двухдневном форуме для малого бизнеса, который мы готовили последние три месяца. Около 2 тысяч предпринимателей со всей страны должны были собраться в конгресс-парке гостиницы «Украина» 19–20 марта.

Вечером в понедельник, 16 марта, указом мэра Москвы были запрещены все массовые мероприятия в столице.

Мы могли бы отменить мероприятие и вписать свою историю в список «компаний, оказавшихся в сложной ситуации из-за коронавируса». Но мы решили провести форум онлайн. Я знаю, что многие сейчас думают о переводе своих конференц-активностей в интернет, и хочу поделиться своим опытом.

Предыстория

С 2011 года мы провели больше 100 мероприятий для предпринимателей, в которых приняли участие почти 70 тысяч человек. В основном наши форумы проходят в регионах и часто сопровождаются прямой трансляцией. Кроме офлайн-мероприятий мы делаем серии вебинаров, очно-дистанционные акселерационные программы для бизнеса и полностью дистанционные курсы повышения квалификации для чиновников.

Также мы снимали телепередачи на региональных телеканалах и даже недавно провели мозговой штурм по WhatsApp для нашего исследования предпринимательства в России. То есть не то чтобы мы начинали онлайн с нуля. Однако нам всегда казалось, что ничто не может заменить «живое» общение, ради которого стоит иногда собираться вместе.

Спойлер: заменить действительно нельзя, но онлайн-форум дает другие преимущества.

Съемки

Как мы выбирали формат, в итоге не выбрали и совмещали семь разных

В целом понятно, что онлайн-форум — это не то же самое, что поставить одну камеру вместо сотни людей в зале на конференции и показывать спикеров в интернете. Кроме собственно новых знаний важны общение и нетворкинг среди аудитории, налаживание контактов с ключевыми спикерами, дискуссии, а в нашем случае — еще выступления большого количества спикеров о практике малого бизнеса, которые проходят в формате конкурса.

Примерно одну ночь мы думали, как все то, что мы обычно делаем на форумах, можно одним разом перевести в онлайн. Ничего не придумали и сделали семь разных форматов.

1. Видеоконференцсвязь для случаев, когда есть что обсудить

Мы использовали ее для дискуссионных площадок, цель которых — продвижение инициатив лидеров малого бизнеса на федеральный уровень. Например, так прошла встреча с Минсельхозом. Несмотря на технические сложности, все наши желающие предприниматели-сельхозники от Благовещенска до Воронежа подключились к системе видеоконференцсвязи (хотя нельзя назвать ее простой) и обсудили с чиновниками свои вопросы.

Лично у меня, как у человека, который много лет делает мероприятия для диалога бизнеса и власти, был организаторский экстаз, когда команда Минсельхоза обсуждала решение проблемы фермера из Псковской области, которую он озвучил, находясь в пути, из кабины своей машины в экран своего телефона.

2. Очные круглые столы с возможностью дистанционного подключения для всех желающих

Была гипотеза, что этот формат будет удобен всем: и тем, кто приедет лично, и тем, кто подключится онлайн. По факту — самый неудачный формат: невозможно одинаково реагировать и на экран, и на живого человека. В общем, надо выбирать, а не смешивать.

3. Видеозаписи выступлений с возможностью их обсуждения в приложении форума

Изначально у нас был стереотип о том, что онлайн-форум — это прямой эфир. На самом деле, онлайн-форум — это тогда, когда удобно, но с возможностью взаимодействия между участниками.

В нашем случае большинство спикеров — это представители малого бизнеса, которые рассказывали свои реальные истории предпринимательства. Нам было важно, чтобы малый бизнес услышали те, кто может быть ему полезен: инвесторы, журналисты, представители инфраструктуры поддержки, эксперты отрасли и т.д. Обычно на эту часть очного мероприятия мы собираем около 300 человек — собственно спикеров, их коллег-партнеров и экспертов.

За сутки онлайн-просмотры видеозаписей перевалили за 10 тысяч. Формат оказался удобнее прямого эфира и для спикеров, и для экспертов (хотя съемка и монтаж почти 150 выступлений за 48 часов стали новым вызовом для нашей команды).

4. Мастер-класс в прямом эфире

Самый очевидный формат, но мы использовали его всего один раз за два дня — и то только потому, что были уверены в спикере на 200%. И на всякий случай сократили выступление вдвое против планируемого очно. Харизма через монитор идет со скрипом.

5. Диалог в прямом эфире

Он заменил собой все остальные мастер-классы. Интервью гораздо лучше смотрится, особенно если ведущий понимает в телеформате.

6. Записи ответов на вопросы, приветственных слов и экспертных выступлений для их трансляция в прямом эфире

Если коротко, мой совет: по возможности избегайте таких вариантов. Понятно, что в случае важного спикера всем хочется минимизировать риски связи и прямого включения и кажется, что запись решит проблему. Но сейчас ситуация в новостной повестке слишком быстро меняется. И даже интервью, записанное всего два дня назад, может быть уже неактуально — примеры все видели.

7. Телемост в прямом эфире

Для нас была важна возможность выхода в эфир не только из студии. Во-первых, потому что некоторые ключевые спикеры были на карантине. Во-вторых, потому что все основные спикеры от малого бизнеса были не в Москве. В-третьих, мне казалось, что именно в этом смысл всероссийского форума — вещание не может быть из одного места в центре Москвы.

За 48 часов мы настроили и протестировали 37 телемостов с разными спикерами. Три из них не удалось поставить в эфир из-за внезапных технических проблем. В остальных случаях все сработало. Я не знаю, хорошая ли это статистика. Очевидно, что надо быть готовым к сбоям. Но я по-прежнему считаю, что онлайн-форум — это когда каждый может сказать, а не только послушать.

Зконок

Как выбрать платформу для онлайн-трансляции

Выбор канала для трансляции зависит от ваших целей, но в любом случае надо понимать разницу между ними.

Есть простое решение — нанять подрядчиков с эфирного телевидения. Если, например, у вас, в отличие от нас, не лежат все деньги в предоплатах за несостоявшийся форум в ожидании судов и возвратов и вы можете себе позволить восьмизначные суммы, — не думайте, выбирайте сразу телеканалы.

Мы были в другой ситуации, поэтому выбор был более сложным. После отмены форума мы не надеялись на везение, поэтому сделали три дублирующих канала (чтобы наверняка). В итоге сработали все три.

Самый простой и дешевый — YouTube. Но у него есть риски. Во-первых, не все умеют отключать на нем рекламу. И, поверьте, это очень неприятно — видеть сверху на галстуке важного человека рекламу чего попало в принтскринах, путешествующих по соцсетям.

Во-вторых, YouTube блокирует видео за нарушение авторских прав по музыке практически мгновенно. С учетом того, что у нас было почти 150 спикеров в 66 регионах России, очень трудно контролировать, что каждый видеоролик снят с соблюдением авторских прав. И что ни у кого во время эфира не зазвонит телефон известной мелодией.

Мы сделали поток в YouTube без особой надежды, потому что это просто и бесплатно. В итоге вся восьмичасовая запись там до сих пор доступна. Возможно, они изменили политику, возможно, нам просто повезло. Возможно, наши спикеры оказались супер ответственными.

Естественно, мы также транслировали в соцсети «ВКонтакте» и Facebook, потому что это было основным каналом продвижения.

Основной платформой для нашего сайта мы выбрали малопопулярную онлайн-студию, а телемосты были организованы через Zoom. Получилась красивая стабильная картинка, возможность зарегистрироваться для просмотра и комментировать видео и, главное, все в итоге сработало.

Ноутбук

Платформы, которые мы не стали использовать

Webinar

Мы много работаем с Webinar, у нас прекрасные условия постоянных клиентов, а у них — очень лояльная и профессиональная команда. Но для собственно трансляции форума он оказался неподходящим.

Comdi

Этот сервис, наоборот, заточен под трансляции. Мы много пользовались этим сервисом, примерно помним их качество трансляции. Но не договорились по цене.

Zoom

Очень сложная и «навороченная» система. Вероятно, самая технически продвинутая, но для нашего случая мы использовали в ней только инструмент телемостов.

Facebook

 
Какое продвижение сработало (спойлер: бесплатное)

Мы использовали четыре варианта продвижения трансляции:

  1. традиционное СМИ — была новость на главной странице РБК;
  2. продвижение в Facebook с помощью подрядчика;
  3. продвижение во «ВКонтакте» с помощью партнеров;
  4. прямую рассылку для аудитории нашего проекта (база предпринимателей — около 70 тысяч человек).

Больше всего надежд было на РБК, потому что миллион просмотров анонса, который казался мне очень актуальным («Как выжить малому бизнесу»), должен был стать источником стабильного трафика на ближайшие сутки. В итоге он обеспечил всего 2 тысячи просмотров.

Для Facebook мы наняли подрядчика для продвижения публикации, закинули денег в рекламный кабинет, настроили таргетинг и были полны надежд. Но, к сожалению, рекламное объявление не прошло модерацию и так и не было опубликовано. В итоге на Facebook — около 25 тысяч просмотров.

Во «ВКонтакте» видео попало в список шести рекомендуемых видео этого дня, которые опубликованы на главной странице. Мы весь день конкурировали за трафик с котиком, какой-то моделью и трансляцией балета. В течение прямого эфира было порядка 100 тысяч просмотров, еще примерно столько же набралось после мероприятия.

В качестве вывода могу сказать, что я впервые по-настоящему стала доверять и соцсетям (спасибо «ВКонтакте»), и их «роботам», которые по неизвестному алгоритму выводят видео в рекомендации и топ.
Вероятно, нам помогло то, что тысячи людей со всей страны одновременно зашли смотреть трансляцию после того, как получили наше письмо-рассылку. А потом еще репостили ее и комментировали. Ну, и смотрели.

Итого зрителей было примерно в 100 раз больше, чем ожидалось на офлайн-мероприятии. А весь потраченный бюджет на продвижение был абсолютно неэффективным.

Оборудование


Что в итоге получилось

16 часов видеоконтента, более 500 видео- и презентационных файлов и 15 телемостов в прямой трансляции. Суммарно наш онлайн-форум посмотрели порядка 200 тысяч раз — это отлично чувствовалось в тот момент, когда за семь минут до конца мероприятия обвалился интернет, и я получила 172 гневных сообщения за секунду.

Конечно, были еще миллионы нюансов, которые мы узнали в процессе. И конечно, у нас ничего бы не получилось без сотен наших участников, друзей и партнеров, которые пошли навстречу и проделали невероятную работу вместе с нами. Но в целом, я рада, что мы решились попробовать. И желаю всем не бояться онлайн-формата, а использовать новые возможности.


Выводы

  • Аудитория готова к форумам на экране своего гаджета гораздо больше, чем организаторы.
  • Нет смысла выбирать лучшее — надо пользоваться преимуществами всех форматов удаленной работы на форумах (конференц-связь, телемост, трансляция из студии, видеозаписи выступлений, приложения, чаты, публичные комментарии и т.д.).
  • Общение онлайн — не хуже. Оно другое, но имеет свои плюсы. Мы думали, что смысл в том, чтобы встретиться и поговорить, глядя друг другу в глаза. Оказалось, что многим людям проще написать, чем познакомиться лично.
  • Есть вещи, которые нельзя сделать в интернете. Выразить признание, например. Но большинство вещей можно.
  • Мы, безусловно, будем продолжать, даже когда у нас будет выбор. Отзывы аудитории убедили нас, что онлайн-форумы не менее полезны и востребованы.

Камера

Как получить максимум

Эти пять вещей нам нам было бы полезно знать заранее — надеемся, они помогут вам не повторять наших ошибок.

  1. Мы были уверены, что люди смогут снять свои выступления. Электронные гаджеты есть у всех, а на айфоны снимают даже фестивальное кино. Но нам пришлось делать съемки самостоятельно почти в трети случаев.
  2. Большинство людей испытывают трудности со следованием инструкции. Установка и тестирование программы для телемоста состояли из 11 шагов, описанных для начинающего пользователя ПК. Иногда это требовало часов переговоров с техническим директором. В следующий раз мы выберем платформу исходя из простоты интерфейса.
  3. Иногда людям просто не везет с техникой. И это проблема для онлайн-форматов. Собаки, перегрызшие интернет-кабель, или кофе, пролитый на компьютер в последний момент перед выходом в эфир, — истории о том, почему выход в эфир не состоялся, хотя был протестирован и запланирован, вечны.
  4. Не надо тратить деньги на продвижение в соцсетях, если у вас много друзей и партнеров. Целевой трафик гораздо полезнее.
  5. У онлайн-форумов есть аудитория — надо верно ее оценивать. Мы ожидали 10–15 тысяч человек. Интернет обвалился, когда подключений было больше 100 тысяч. В следующий раз мы это учтем, конечно. А вы можете учесть сразу.

Фото: Unsplash

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Какие риски обнаружились в сервисе для видеоконференций Zoom
  2. 2 Как провести онлайн-совещание: 8 правил эффективной коммуникации
  3. 3 Как подготовиться к выступлению перед инвестором по видеосвязи

Актуальные материалы —
в Telegram-канале @Rusbase