Топ-5 лайфхаков для самостоятельных бизнес-путешественников

Ирина Костюкова
Ирина Костюкова

Руководитель группы организации деловых поездок АО «Лаборатория Касперского»

Расскажите друзьям
Влада Стеканова

Руководитель группы организации деловых поездок АО «Лаборатория Касперского» Ирина Костюкова делится советами, как избежать неприятностей и сэкономить в деловых поездках, если вы организуете все самостоятельно.

Разные обстоятельства рождают разные подходы, но один тренд в туризме очевиден: мы многое научились делать сами, и градус этой самостоятельности будет скорее всего расти и дальше. В том числе в командировках. Сейчас тревел-продукт доступен в режиме онлайн — только кликни, — сопутствующей информации тоже масса. Так зачем же этой цепи дополнительные звенья типа тревел-агента или тревел-менеджера?

Но не все так просто. Это как вождение автомобиля: начинаешь крайне осторожно — габариты еще не чувствуешь, движения не отлажены, — а потом приходит ощущение, что ты поймал этот драйв, понял все про габариты и скорость.

Кадр из фильма «Малыш на драйве»

И вот это, говорят, самый рискованный период во всем водительском стаже. Потому что почувствовать — это одно, а стать по-настоящему опытным — совсем другое. Осторожность уходит раньше, чем следовало бы. С самостоятельными путешествиями примерно так же.

Вот пять практических советов, как избежать распространенных ошибок в деловых поездках, когда вы все организуете сами. 

Не шутите с пограничниками

Визы – тема серьезная, к ней надо со всем уважением. Много копий сломано о тему правил получения и последующего использования «шенгена».

Нет преступления в том, что виза одного государства в первый раз используется на границе другого. Нет его и в том, чтобы вообще ни разу не съездить туда, где вам выдали эту визу. Но есть в этом некое пренебрежение. И не всем консульствам оно нравится. Так что при получении следующей визы вас могут ожидать не самые приятные сюрпризы. Один коллега недавно был крайне удивлен, что ему дали «шенген» на 2 месяца — после прежнего годового. И это не единичный случай в моей практике.

Ладно, случилось. Виза одна, граница другая, и вот вы уже у окошка пограничной будки. Если спросят, отвечайте спокойно и убедительно, мол, поменялись бизнес-планы. Спросят вряд ли, но все может быть. Тем более, наличие шенгенской визы — не гарантия въезда в страны Шенгенского соглашения. Окончательное решение о возможности въезда вправе принять как раз пограничник.

Кадр из фильма «Пятый элемент»

Несколько лет назад группа сотрудников нашей компании прилетела в Ганновер на популярную IT-выставку CEBit. У всей группы немецкие визы, только у одного человека – французская, еще ни разу не использованная.

— Цебит? — лаконично спрашивает офицер каждого подходящего о цели визита. Он уже понял, что таких тут много.

— Да, — отвечают коллеги на немецком и английском.

Когда вопрос задают обладателю французской визы, что, думаете, он ответил, широко улыбаясь?

— Oui! («Да!» по-фр.)

Пограничник шутку вроде бы оценил, но повторять такие эксперименты я никому не советую: у представителей этой профессии если и есть чувство юмора, то на работе его отключают.

Есть стыковка!

Коллеги иногда спрашивают: «Мне билет предложили со стыковкой 50 минут — как думаешь, этого хватит?»

Здесь дела обстоят следующим образом. Если сам перевозчик в принципе позволяет выписать такой билет, значит, успеть вы должны. При оптимальных атмосферных потоках и аэропортовых загрузках. Иначе билет технически невозможно было бы оформить.

Но все запросто может пойти и не так. На первом сегменте нелетная погода или сбой в работе аэропорта? — и вот уже в стыковочном терминале вас встречает закрытый гейт.

Перевозчик выписал вам этот билет, значит, взял эти риски на себя, и вас все же довезут до пункта назначения, но когда? В лучшем случае следующим рейсом, а он вполне может быть, например, только завтра.

В подобной ситуации я рекомендую прежде всего оценить, насколько велика будет плата за опоздание. Не успеть к началу рядовой конференции — это одно, не попасть на переговоры, которые могут принести вам миллионный контракт, — совсем другое.

Кадр из фильма «Мне бы в небо»

Еще один важный момент — в каком аэропорту вам предлагают стыковку? То, что можно запросто провернуть в Мюнхене, в парижском Шарль-де-Голль станет нешуточным квестом! Уточните перед выпиской авиабилета, предстоит ли вам смена терминала в стыковочном аэропорту, и если да, то какое там расстояние. Скорее всего короткую стыковку перевозчик предложит в том случае, если далеко бежать не надо. Но лучше перепроверить.

Остерегайтесь покупать билеты на внешние и внутренние сегменты стыковочного перелета отдельно: если опоздаете ко второму вылету, это будет только вашей проблемой. А еще, даже если это единый документ, первый сегмент может выполнять один перевозчик, а второй — другой. И здесь вам, возможно, придется самостоятельно пересдавать багаж, а это тоже время. Не у всех авиакомпаний — даже внутри одного альянса — есть соглашение о сквозной регистрации багажа.

Кадр из фильма «Мне бы в небо»

Любовь современных путешественников, в том числе деловых, к сайтам-агрегаторам, предлагающим лучшие цены на билеты, часто приводит к казусам. Фраза «я в интернете дешевле нашел» — кошмар корпоративного тревел-менеджера.

Да, бывает, что определенную квоту мест перевозчик продает именно через интернет и делает недоступной для агентов, стимулируя таким образом онлайн-продажи.

Но бывает и по-другому. Я регулярно захожу в агрегаторы и нахожу в таких опциях самые разные подвохи — и особенно часто со стыковочными перелетами. Например: вы запрашивали одну авиакомпанию, а не некоторых сегментах вовсе и не она, или вы рассчитывали на бизнес-класс, а на каком-нибудь сегменте — эконом. Или в пункте транзита вас поджидает такая коварная вещь, как смена аэропорта.

Вы думаете, сайт-агрегатор подсветит такие нюансы красным цветом? Как бы не так. Так что при заказе билетов через такие ресурсы смотрите в оба.

И снова о визах.

Один мой приятель недавно буквально заболел Лондоном. Ездил туда с завидной регулярностью и постоянно искал креативные способы добраться побюджетнее. И вот однажды похвалился, что нашел интересный вариант: сначала авиакомпанией Lufthansa до Берлина (распродажный билет), а потом лоукостером EasyJet.

Хорошо, что похвалился! — в моей голове сразу сработала годами выработанная сигнализация: а виза-то шенгенская есть? В Берлине же практически невозможен безвизовый транзит. Визы не оказалось, но, к счастью, сделать ее он успел. А мог вообще никуда не улететь, потому что остановили бы его, скорее всего, еще в Домодедово.

Фото: xinhuanet.com

Так что озадачьтесь этим вопросом, если летите куда-либо непрямым рейсом, тем более через Шенгенскую зону. Безвизовый транзит есть не во всех аэропортах, а где-то доступен лишь в определенные часы. Если в Шенгене больше одной остановки, о нем вообще речь не идет. А через США безвизовый транзит невозможен в принципе.

Запас карман не тянет

Во время поездки в Париж у меня однажды размагнитилась кредитная карта. Мощные ощущения: деньги как бы есть, но ими невозможно воспользоваться. С отелем еще обошлось: платежный терминал позволил для съема денег просто ввести карточные данные. В прочих торгово-сервисных предприятиях только руками разводили: такая модель обращения с картой у них не была предусмотрена.

В общем, лучше иметь хотя бы две карты. Причем держать в разных местах, потому что платежные средства могут быть еще и украдены или утеряны. Если они порознь, часть можно спасти. Нелишним будет также запастись некоторым количеством наличных. Не только потому, что кредитка может выйти из строя, а еще и потому что не все виды сервисов по всему миру эволюционировали до карточной оплаты.

Когда покупать билеты?

Существует стереотип, что выгоднее приобретать билеты заранее — но это не всегда так.

Безусловно, если вы собираетесь в командировку куда-то, где будут проходить Олимпийские игры или Чемпионат мира по футболу, то чем раньше, тем правда лучше. Если же в пункте назначения не будет ничего примечательного в период вашего визита, вы рискуете переплатить.

Перевозчики иногда не могут определиться с ценой на перелеты, до которых еще много времени. Продаж на эти рейсы еще почти нет, и ценник зачастую ставят завышенный: вдруг прокатит? Если же билеты плохо продаются, начинают снижать.

Когда же лучше всего покупать билеты? Бывает, что и накануне вылета повезет с ценой. Но лучше прибегнуть к фактам и статистике, тем более мы говорим о бизнес-поездках, а бизнес— штука переменчивая. Согласно моему собственному анализу средней стоимости авиабилета на примере объемных репрезентативных выборок, оптимальное время приобретения — за 10–14 дней до вылета.

Эти со мной!

Если вы хотите взять с собой в заграничную командировку члена семьи, не стоит изобретать велосипед.  

Помнится, на визовом брифинге одного из посольств вице-консул сказал примерно следующее: «Зачем вы пытаетесь убедить нас, что ваша жена едет с вами, чтобы набирать для вас тексты, а ребенок — чтобы приносить листы с принтера? Напишите, что они просто сопровождают вас в деловой поездке — это нормальная практика».

Кадр из фильма «Казино "Рояль"»

Вообще, чем все прозрачнее, тем лучше. Хотя до сих пор почему-то живет мнение, что для того, чтобы оформить визу жене или мужу, надо непременно добыть им такое же, как себе, деловое приглашение от иностранного юрлица.

Но только как это будет выглядеть если, скажем, вы работаете в горнодобывающей промышленности, а ваша супруга по жизни крестиком вышивает — но получает приглашение приехать на переговоры о добыче полезных ископаемых? Как минимум странно.

Моя коллега меня не услышала и все же выпросила  у одного из наших европейских офисов приглашение для мужа, не имеющего никакого отношения к IT. Все закончилось предсказуемо — визовым отказом.

Есть два способа получить визу для члена семьи, который сопровождает вас в командировку. Если вам тоже нужна виза, подавайте документы вместе. Имеет смысл попросить иностранный филиал вашей компании или партнера, которые делают вам приглашение, упомянуть в нем сопровождающее лицо — но именно как сопровождающее, а не едущее с той же бизнес-целью.

Если у вас виза уже есть, пусть ваш спутник подает документы на туристическую визу. Приложит брони и все, что требуется, а если в анкете есть вопрос про цель поездки, так и напишет, что цель — сопровождение супруга в деловой поездке. Это честно, прозрачно и вызывает нормальную реакцию, в отличие от сложносочиненных маневров с бизнес-приглашениями.

Приятных и продуманных деловых путешествий!


Материалы по теме:

Актуальные материалы — в Telegram-канале @Rusbase

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter


Комментарии

Зарегистрируйтесь, чтобы оставлять комментарии и получить доступ к Pipeline — социальной сети, соединяющей стартапы и инвесторов.
EMERGE
31 мая 2019
Ещё события


Telegram канал @rusbase



Реклама помогает Rusbase


Разместить рекламу