4 совета, как работать с внештатными сотрудниками

Определить задачу и бюджет

Если нужно отдать задачу полностью, например, сделать сайт под ключ, вам подойдет аутсорс. Цена на такой проект в зависимости от объема работ и выбранного агентства будет колебаться в диапазоне от 500 тыс. до 10 млн рублей. 

Если же есть потребность усилить команду дополнительной головой и руками — аутстафф или привлечение фрилансера. В первом случае вы будете работать с агентством, которое предоставит вам своего сотрудника, во втором — самостоятельно выберете специалиста на бирже или маркетплейсе услуг. 

Если вы остановились на аутсорсе или аутстаффе, выбор нужно будет сделать среди компаний. Подберите несколько агентств подходящей специализации, соберите отзывы о них, лучше всего, от людей, которых вы знаете лично или через одно рукопожатие. Кроме того, проверьте, как давно агентство на рынке, какие компании в портфеле его клиентов, а также уточните, оформлены ли в штат сотрудники. 

В случае с аутстафф-специалистом после выбора агентства вам предстоит еще один этап — собеседование с сотрудниками. Агентство подберет для вас несколько кандидатов на каждую позицию, чтобы вы могли выбрать именно того, кто лучше всего подходит по своим компетенциям и личным качествам. 

Ставки очень зависят от специализации и грейда. Если говорить о специалистах с уровнем middle+ и опытом работы в крупных проектах, то системный аналитик будет стоить от 1600 рублей в час, фронтенд-разработчик — от 1600 рублей в час, Java-разработчик — от 2000 рублей в час, iOS/Android — от 2000 рублей в час, ручной тестировщик — от 1200 рублей в час, дизайнер — от 1200 рублей в час, автотестировщик — от 1400 рублей в час.

Фрилансер лучше всего подойдет, если у вас появляются нерегулярные и непрогнозируемые задачи с неполной загрузкой (например, настроить отчет в Power BI). Ставка таких специалистов обычно от 800 рублей в час. 

Если вы приняли решение работать с фрилансером, будьте готовы потратить больше времени на поиски. В первую очередь попросите рекомендаций у знакомых — это самый надежный вариант. На втором месте — рекомендации в профильных группах в социальных сетях. 

Если таким образом найти специалиста не удалось, обратитесь к услугам биржи или маркетплейса услуг. Там вы подробно опишете задачу, и зарегистрированные специалисты предложат вам свои цены. Учитывайте, что самые низкие цены обычно у начинающих. Сотрудничество с таким фрилансером может значительно сэкономить бюджет, если нужно выполнить большой объем работы, при этом достаточно простой. 

Однако, если требуется выполнить задачу экспертного уровня, лучше не экономить, так как если исполнитель не обладает достаточной квалификацией, впоследствии могут потребоваться значительные доработки.

Оговорить условия

Как правило, оплата услуг внешнего специалиста бывает двух типов: фиксированный кост за проект или Time&Material, то есть почасовая оплата. Обычно фикс назначают компании, которые берут задачу на аутсорс, аутстаффинговые агентства работают по принципу Time&Material, а фрилансеры могут работать и так, и так.

Если вы договорились об оплате за проект, необходимо на берегу обсудить сроки выполнения работ, как будет производиться оплата — одной суммой или частями и когда, каковы критерии качественно выполненной работы, какое максимальное количество доработок может быть сделано без дополнительной оплаты.

Если вы будете оплачивать услуги специалиста по системе Time&Material, потребуется выстроить систему учета рабочего времени. Учет может вестись, например, с помощью системы контроля и управления доступом: на входе и выходе человек прикладывает карточку к считывающему устройству, таким образом фиксируется время фактического пребывания на рабочем месте. 

Также можно использовать систему управления проектами, например, JIRA. В систему вводятся задачи, после выполнения каждой из которых сотрудник отмечает фактическое количество часов, затраченное на нее.

Иногда для выполнения той или иной задачи может требоваться специфическая техника или профессиональные программы. Например, это может быть дорогостоящий графический планшет или редактор. Чаще всего внешние специалисты располагают подходящим оборудованием, а доступ к программе приобретает работодатель, однако этот момент важно обязательно проговорить, чтобы не возникло недопониманий.

Заключить договор

Даже если вы нашли частного специалиста по рекомендации из ближайшего круга, все равно стоит перед началом сотрудничества подписать договор. Примеров договоров возмездного оказания услуг в открытом доступе множество — можно взять за основу любой вариант и дополнить важными для вас условиями, например, зафиксировать в нем сроки сдачи работы, критерии, по которым будет оцениваться качество работы, и количество возможных доработок. 

Если вы берете аутстафф-специалиста, можно оговорить также размер компенсации в случае, если вы захотите забрать специалиста в штат, правила замены специалиста, если он не подошел или вы не сработались, как будут фиксировать часы работы — в какой системе, как и когда будет проходить сверка по списанным часам, в какие системы будет предоставлен доступ.

Если исполнитель прошел такую регистрацию, то вопрос уплаты налога на полученный доход он решает самостоятельно, если же вы заключаете договор с физическим лицом, то помимо гонорара вам необходимо будет внести за него страховые взносы и налог на доход физических лиц.

Компанию, с которой вы собираетесь начать сотрудничать, лучше поверить на благонадежность. Затем заключите договор на выполнение работ/оказание услуг. Работы выполняются по заявкам в течение удобного для клиента периода, а взаиморасчеты могут осуществляться по спринтам или ежемесячно. 

Обмениваться оригиналами документов в бумажном виде сейчас не обязательно, если вы и ваш подрядчик пользуетесь системой электронного документооборота. Системы ЭДО сейчас существуют даже для ИП. Работа с электронными документами значительно быстрее, проще и не требует расходов на доставку или присутствия в офисе.

В дополнение к договору желательно составить и подписать соглашение о конфиденциальности, чтобы обе стороны понимали, что информация, полученная в ходе рабочего процесса, не может передаваться третьим лицам.

Помочь с адаптацией 

Для команды на аутсорсе или фрилансера, который забрал полностью проект, скорее всего, не будут нуждаться в адаптации. Достаточно, чтобы у них было контактное лицо в компании — человек, который будет контролировать промежуточные результаты, а также отвечать на уточняющие вопросы, если они возникают.

Внешний специалист, который будет работать над общей задачей с штатными сотрудниками, — полноценный член команды, и ему нужно провести такой же качественный онбординг, как при найме в штат. 

Ему нужно рассказать про особенности бизнеса, цели проекта и компании. Не бойтесь раскрывать перед ним финансовые показатели проекта и обсуждать идеи для улучшения. Внешний специалист, находящийся в команде, так же заинтересован в достижении целей проекта, как и сотрудник в штате. 

Если у вас сильная корпоративная культура, погрузите в нее и внешнего специалиста, ведь, скорее всего, он будет общаться не только с людьми внутри команды, но и с другими командами и подразделениями. Если в компании принято выплачивать премии за достижение каких-либо метрик на проекте, то подумайте, можете ли вы также включить сюда денежную мотивацию внешних специалистов. 

Такая политика премирования поможет всей команде быть на одной волне и исключить возможное эмоциональное напряжение.

Стоит ли брать внештатного сотрудника в штат?

Может случиться так, что за время работы над проектом вы сработаетесь с внешним специалистом и решите предложить ему перейти в штат вашей компании.  В этом случае прежде всего стоит оценить, сколько он у вас уже проработал и сколько еще будет готов проработать на этом конкретном проекте. 

Например, по данным компании AWG, IT-специалист в штате на одном проекте в среднем работает два-три года. В консалтинге же период работы IT-специалиста варьируется от трех до пяти лет за счет смены проектов, технологий и предметных областей — все это позволяет специалисту быстрее развиваться и не заскучать. 

Если вы хотите схантить внешнего специалиста, то лучше сначала подумать, а стоит ли это возможных санкций от агентства. Если же он сам хочет перейти к вам, то лучше попросить специалиста сообщить об этом своему работодателю самостоятельно. 

Как получить максимум 

1. Заранее определите круг задач, которые вы передадите, а также бюджет, который вы сможете выделить.
2. Экономьте с умом: более простые задачи можно легко доверить начинающим специалистам, а выполнение важных и сложных — только опытным.
3. Подробно обсудите все детали: нужно ли приходить в офис, как часто нужно отчитываться о ходе работ, как будет производиться оплата, нужно ли специальное оборудование или программное обеспечение и кто его предоставляет.
4. Обязательно заключите договор, в котором будут зафиксированы все договоренности.
5. Если внештатный сотрудник будет работать в офисе, введите его в рабочий процесс как полноценного члена команды, а если удаленно — предоставьте контактное лицо, с которым он будет взаимодействовать по всем вопросам.

Фото на обложке: Rawpixel.com/shutterstock.com