Весь год не думать и в декабре не сойти с ума: как автоматизировать работу с графиком отпусков

Основные проблемы годового планирования отпусков

График отпусков — это локальный нормативный акт, в котором прописан порядок предоставления отпусков сотрудникам. По закону руководитель должен утвердить график отпусков за две недели до начала года. К этому времени все сотрудники должны определиться с днями отпуска, кадровому специалисту нужно проверить пересечения и составить итоговый график. 

Проблемы, с которыми сталкиваются отделы кадров при составлении графика, типичны для любых средних и крупных компаний:

• Сложность формирования графика.

Кадровым специалистам приходится учитывать много факторов, включая количество дней отпуска, пересечения отпусков, пожелания сотрудников, сезонные ограничения, календарь выходных и праздников. А в течение года нужно готовиться к изменениям графика и переносам отпусков. 

• Нет прозрачности при планировании отпусков.

Во многих компаниях есть график отпусков на бумаге, но на деле сотрудники уходят в отпуск не по графику. Это может создавать проблемы с финансовым планированием и конфликты между коллегами из-за совпадения отпусков.

• Высокая нагрузка на отдел кадров и бухгалтерии, руководителей.

Ручное формирование и согласование отпусков требует больших усилий от кадровых сотрудников и бухгалтеров в конце года, когда они и так загружены годовыми отчётами и дедлайнами. 

• Штрафы.

За отсутствие или несоблюдение графика отпусков полагается штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

Как компании планируют отпуск в 2024 году 

В январе 2024 года мы провели исследование о том, как составляют график отпусков компании из разных отраслей, таких как производство, IT и телеком, услуги, финансы, ритейл, строительство, недвижимость, общепит, образование и медицина. В опросе участвовали 75 кадровых специалистов, работающих в компаниях с численностью от 10 до 1000 сотрудников.

Только 13,3% компаний автоматизировали работу с графиком отпусков. В остальных компаниях сотрудники либо пишут даты отпуска своему руководителю, а он передаёт сведения в отдел кадров (42,7%), либо планируют отпуск в Excel или Google-таблицах (30,7%), либо вообще не заполняют даты своего отпуска (13,3%).

«Ручное» планирование приводит к ошибкам в графике отпусков, а использование  электронных таблиц — к неактуальным сведениям. При этом в 86% компаний сотрудники уходят в отпуск не по графику, а значит его нужно постоянно менять, переоформлять заявления и приказы на отпуск — на это кадровые специалисты тратят много времени, а иногда и нервов. 

Бизнес уделяет всё больше внимания сокращению издержек и оптимизации расходов. Компании стремятся автоматизировать стандартные операции, чтобы улучшить качество бизнес-процессов без лишних расходов. В сфере управления персоналом также разрабатываются новые инструменты и сервисы. Поэтому сейчас  на рынке есть много решений, которые позволяют упростить работу с графиком отпусков. 

Читать по теме: Как компании сохранить темп в сезон отпусков

Какие задачи планирования отпусков можно закрыть при помощи КЭДО

Автоматизация может сделать планирование отпусков более эффективным и прозрачным для всех сотрудников.

1. Планирование отпусков. Сервис КЭДО автоматически назначает задачи сотрудникам на планирование отпусков на следующий год в нужную вам дату, учитывая праздничные дни и соблюдая законодательство. Руководитель видит пересечения в графиках, а сотрудник — доступные дни.
   
   
2. Интеграция с учётными системами. После согласования отпусков с руководителем сервис КЭДО автоматически формирует график и отправляет его в 1С или в другие учётные системы.
   
   
3. Электронное подписание документов на отпуск. После согласования отпуска с руководителем в сервисе КЭДО, сотрудник может подписать все документы на отпуск с помощью неквалифицированной электронной подписи (НЭП) с мобильного телефона без посещения кадрового отдела.
   
   
4. Уведомление об отпуске. Сервис КЭДО автоматически направит уведомление сотруднику перед отпуском в установленный руководителем срок, а затем отправит заявление на подпись.
   
   
5. Перенос отпуска. Если сотрудник идет в отпуск не  по графику, система автоматически создаст заявление на перенос и внесёт изменения в график.
   
   
6. Дополнительный оплачиваемый отпуск. Система позволяет оформить его для сотрудников с северными отпусками или вредными условиями производства. 

КЭДО с функционалом планирования графика сокращает трудозатраты кадрового отдела, бухгалтерии, руководителей и линейных сотрудников минимум в 3 раза. Он помогает оптимизировать процессы планирования и учёта отпусков и создать более комфортные условия труда для сотрудников.

Читать по теме: Отпускные в 2024 году: как рассчитать и что изменилось в расчете

Чек-лист: как выбрать сервис КЭДО для автоматизации графика отпусков

При выборе решения для кадрового документооборота обычно ориентируются на широкий круг задач, которые возникают в отделе кадров. Я перечислю только те критерии, которые необходимы при планировании отпусков:

1. Функционал подачи, согласования и подписания заявлений на отпуск.
2. Возможность посмотреть доступные дни и пересечения отпусков в сервисе как руководителю и кадровым специалистам, так и сотрудникам.
3. Безопасная верификация и выпуск электронной подписи (НЭП) сотрудникам.
4. Готовые шаблоны заявлений на отпуск и перенос отпуска. 
5. Настраиваемые маршруты подписаний, включающие разные роли — сотрудника, руководителя, бухгалтера, кадрового специалиста.
6. Интеграция с учётными системами 1С без необходимости дублировать документы в КЭДО.
7. Автоматические уведомления о начале отпуска, для которых можно настраивать срок. 

Фото на обложке: Unsplash