Созвон не для галочки: как организовать комфортное гибридное совещание

Планируйте встречу в онлайн-сервисах

Внутри команды мы пользуемся собственными корпоративными сервисами. Однако многие партнеры и подрядчики ведут свои бизнес-процессы в других системах.

Представьте себе ситуацию, когды вы запланировали встречу , а она «не проросла» в календари разных систем? Никто не пришел, время потеряно, а процесс планирования следующей встречи превращается в квест. Такого себе не может позволить ни одна команда.

Читайте по теме: «Все работают в едином ритме»: как создать идеальную систему планирования и повысить вовлеченность команды

Конечно, идеальный вариант — когда все пользуются одной системой, но на практике так происходит не всегда. Поэтому важно, чтобы у отобранного сервиса планирования встреч была опция синхронизации с другим решением, а события можно было бы экспортировать из одного календаря в другой.

В некоторых сервисах совместной работы можно настроить расписания сотрудников и при создании встречи онлайн смотреть, кто и в какое время доступен, а кто не сможет присоединиться. Как правило, информация о занятости команды есть в календарях у каждого, и выбрать удобное время становится проще.

Читайте также: Как провести совещание в гибридном формате: 5 советов

Когда вы формируете состав гибридной встречи, кроме занятости стоит учесть два важных нюанса:

1. часовые пояса, в которых работают участники;
2. требования конфиденциальности.

На встрече с представителями других компаний не стоит обсуждать внутренние процессы, если вы не хотите, чтобы информация утекла за пределы команды. Многие сервисы позволяют выставлять настройки приватности — например, открывать встречу только для сотрудников компании или участников по электронной почте.

Подготовьте техническую часть

На встрече с коллегами, подрядчиками или клиентами важно быть готовым ко всем организационным и техническим сложностям, которые могут возникнуть.

Вот о чем стоит позаботиться заранее:

Подумать, сколько времени займет встреча, о чем пойдет речь и нужна ли запись

От этого зависит выбор сервиса для видеозвонков:

• Для коротких созвонов подойдет бесплатная версия Zoom с ограничением по времени в 40 минут;
• Если предполагаются более длинные колы, можно использовать Google Meet — время общения не ограничено, однако в бесплатном тарифе нет записи звонка.
• Если нужно провести длинный звонок с возможностью записи, здесь подойдут наш сервис или Microsoft Teams — дополнительно в них есть чат с реакциями и опросами, результаты которых выгружаются в виде таблиц, возможность помечать важные сообщения и отслеживать их в отдельном списке. История переписки при этом сохраняется в чатах, поэтому после встречи участники смогут вернуться к сообщениям.

Устали делать записи после созвонов? Попробуйте нейросеть, которая переведет все в текст за вас

Подготовить площадку для встречи и пригласить всех

Для тех, кто будет участвовать онлайн, сделать ссылку на видеоконференцию, а в офисе найти свободный кабинет или переговорную с экраном для трансляции, куда будут выводиться изображение.

Проверить повестку и убедиться, что вопросы актуальны

Еще стоит подумать, с какими материалами участникам нужно ознакомиться заранее, и отправить их в мессенджерах или по почте.

Если создаете встречу онлайн, ссылки или сами документы можно прикрепить к ней в календаре.

Читайте по теме: Шесть малоизвестных функций Google Календаря

Проверить оборудование и разобраться, как работает сервис для видеовстреч, который вы выбрали

Некоторыми можно пользоваться только в браузере — другие, наоборот, работают через программу на компьютере или мобильное приложение.

Лучше заранее предупредить участников, что им стоит сделать перед встречей:

• скачать приложение, чтобы им не пришлось делать это в начале и задерживать команду,
• или достаточно подключиться по ссылке.

Чтобы соединение было стабильным, стоит выбирать проверенные сервисы для онлайн-встреч. Это удобно и для созвонов с клиентом один на один, и для крупных планерок всей командой.

Найдите модератора

Модератор формулирует повестку и регулирует ход дискуссии. Среди его обязанностей — представление участников друг другу, а значит, он должен заранее уточнить, как правильно произносить их имена и фамилии (например, куда падают ударения).

Еще модератор следит за порядком во время мероприятия:

• Он может отключить микрофоны у всех участников и включать их по очереди — для тех, кто выступает сейчас. Тогда ниже риск, что люди будут перебивать друг друга.
• Может остановить демонстрацию экрана, если выступающий забыл сделать это у себя на компьютере.

Когда несколько человек участвуют во встрече из офиса, а остальные — удаленно, важно, чтобы все могли высказаться. Вполне рабочая практика — подключаться онлайн со своих рабочих мест и ноутбуков.

Читайте также: 6 приложений, которые помогут спланировать рабочий день

Если же участники встречи находятся в одной переговорке, есть три варианта:

1. Подключить один ноутбук и к нему — микрофон и веб-камеру, которую модератор будет разворачивать в сторону говорящего.
2. Забронировать отдельное помещение для мероприятия, где есть необходимое оборудование: камера, экран для трансляции и внешний микрофон и вывести всех присутствующих на экран, а остальных онлайн-участников подключить по ссылке встречи.
3. Подключить каждого участника со своего ноутбука. В этом случае важно следить, чтобы микрофон был включен только у одного спикера. Дело в том, что два или больше микрофонов в одном помещении создают неприятный шумовой фон, который мешает всем.

Поддерживайте вовлеченность участников

Одна из задач на гибридной встрече — сделать так, чтобы все участвовали в обсуждении.

Чтобы обеспечить вовлеченность офлайн и онлайн-участников, нужно:

• Задавать вопросы

Модератор может спрашивать мнение участников и поочередно включать микрофоны, чтобы каждый имел возможность высказаться. Так аудитория будет находиться в тонусе и следить за ходом беседы.

• Подкреплять выступление визуалом

Если мероприятие построено только на выступлениях спикеров, есть риск, что слушатели заскучают, особенно если доклад устный. Поэтому лучше заранее подготовить презентации или видеоролики, которыми можно подкрепить слова и заодно взбодрить коллег и партнеров.

Хотите тратить меньше времени на создание презентаций? Этот ИИ-инструмент мгновенно сделает их за вас

• Использовать интерактив

Например, модератор может попросить участников отправить в чат реакцию — это удобно, когда нужно получить обратную связь при выключенных микрофонах. А чтобы снизить градус формальности, попросите отправлять в чат эмодзи или стикеры — многие сервисы для видеосвязи их поддерживают.

На гибридных встречах можно использовать один из этих методов, сочетать несколько или придумывать свои способы вовлечения, которые уместны в компании.

Подведите итоги

В конце встречи важно поблагодарить участников и подвести короткий итог: какие вопросы обсудили и какие решения приняли. Если модератор делал конспект встречи, он может отправить его участникам или дать ссылку на скачивание — вместе с дополнительными материалами, презентациями и записью встречи.

Дополнительно можно собрать обратную связь — например, подготовить короткий опрос. Это поможет узнать, все ли было в порядке, и в будущем сделать встречи лучше.

А чтобы лучше проанализировать собранные данные, можно воспользоваться инструментом Google Таблиц — рассказываем, как с ним работать

Резюме: как провести встречу в гибридном формате

1. Установите всей команде одинаковые сервисы для работы. Если это невозможно, настройте синхронизацию календарей, чтобы, например, пользователи «Яндекса» увидели оповещения из сервисов Google.
2. Оповестите всех участников о встрече. Можно просто создать встречу в своем календаре и добавить к ней участников. Тогда мероприятие попадет в их календари, а на почту придут уведомления.
3. Проверьте, что на встрече будут обсуждаться актуальные вопросы, которые касаются всех участников.
4. Позаботьтесь о том, чтобы встреча прошла гладко с технической точки зрения. Выберите сервис с подходящей длительностью звонка, забронируйте кабинет или переговорную комнату, создайте видеовстречу для тех, кто подключается удаленно. Если сервис нужно скачать на смартфон или компьютер, напомните коллегам, чтобы они сделали это до начала звонка.
5. Найдите одного или нескольких модераторов, которые обозначат повестку, представят участников друг другу и будут следить за порядком. Например, позаботятся о том, чтобы микрофон был включен только у того, кто сейчас выступает, чтобы не было путаницы.
6. Поддерживайте вовлеченность всей команды во время встречи. Например, модератор может задавать вопросы, включать презентации для спикеров или запрашивать реакции в чате. Это нужно, чтобы слушатели не скучали и имели возможность высказаться.
7. Подведите итоги встречи и поделитесь полезными материалами. Это может быть конспект, презентации спикеров или запись видео.
8. Запросите обратную связь у участников. Обязательно зафиксируйте все, что обсудили в протоколе встречи. Еще можно создать короткий опрос и отправить ссылку на него в чат. Это поможет понять, какие проблемы возникали во время совещания, и решить их до следующего раза.

Фото на обложке сгенерировано с помощью нейросети Midjourney