Колонки

Курс на повышение: как автоматизировать бизнес и не навредить ему

Колонки
Сергей Висленев
Сергей Висленев

директор компании «Транссеть»

Евгения Хрисанфова

Модные слова «автоматизация» и «цифровизация» слышны повсюду, но взять и внедрить информационные технологии в бизнес не так просто. По данным Standish Group, 70% проектов по автоматизации неуспешны.

В каких случаях нужно автоматизировать бизнес, почему внедрение технологий проваливается, и что нужно знать руководителю, который интересуется цифровизацией — рассказывает Сергей Висленев, директор компании «Транссеть».

Курс на повышение: как автоматизировать бизнес и не навредить ему

Нужно ли вообще автоматизировать бизнес

Любое программное обеспечение — это инструмент. Процесс автоматизации не может быть самоцелью, потому что сам по себе не приносит бизнесу пользы. Например, после автоматизации договорной работы в компании может либо вообще ничего не измениться, либо измениться к худшему: бизнес станет бюрократизированным.

После внедрения технологий продукт может не продаваться, а может просто не работать. Есть распространенная шутка: электронный документооборот по-русски – это когда вам пришел электронный документ, вы его распечатали, подписали, отсканировали и загрузили обратно в систему. Эта шутка — не худший пример неудачной автоматизации.

Схема

Как правильно автоматизировать бизнес

Чтобы автоматизация принесла пользу, нужно помнить, что у любого процесса должен быть output — видимые результаты и outcome — результаты, которые измеряются пользой.

Например, в вашем бизнесе большая инфраструктура, которая иногда дает сбои, и вы не можете ею управлять. Из-за сбоев у бизнеса проблемы: клиенты не хотят с вами работать. Чтобы вернуть клиентов, вы хотите внедрить некую информационную систему — она и является output, и этого недостаточно. Если система применяется и сокращает количество сбоев инфраструктуры, это уже outcome.

В нашей практике в очень большом количестве проектов есть output, но нет outcome, то есть предприниматель вкладывает деньги и как-то пытается улучшить ситуацию, но не добивается результатов. В идеальном проекте результаты внедрения информационных технологий определяются топ-менеджментом: управляющие формулируют задачу и выставляют критерии результата.

На практике постановкой задач зачастую занимаются сами исполнители — при таком подходе довольно мало шансов получить нужный результат. В этом кроется ключевая причина неудачного внедрения технологий.

Правительство часто говорит о цифровизации и запускает специальные программы, например, Национальную программу цифровой экономики. Такие программы постоянно находятся под контролем одного человека, и это дает результат. Если руководитель лишь ставит задачу, а через полтора года просматривает отчеты, чтобы проверить показатели эффективности — то, как правило, не видит изменений. Чтобы автоматизация соответствовала целям предприятия, постановка и контроль задач должны осуществляться на уровне топ-менеджмента, а самим управленцам высшего звена необходимо фокусировать внимание на outcome.

Обычно с этим может помочь IT-директор, но не всегда. Мы встречаемся с топ-менеджерами, которым важно освоить бюджет и внедрить любые информационные технологии, если они красиво называются: искусственный интеллект, машинное обучение, большие данные.

Есть и обратные примеры — на литейном заводе «Норникеля» IT-директор настолько глубоко озадачился внедрением big data, что ходил на производство консультироваться с литейщиками — и в результате с помощью технологий сократил процент брака при литье.

Схема

Какой бизнес нужно автоматизировать и как это делать

Мы считаем, что автоматизировать нужно любой бизнес, в котором встает вопрос о сокращении издержек и снижении человеческого фактора. Цифровизация подходит любым отраслям и зачастую кардинально меняет ее.

20 лет назад служба доставки товаров Amazon внедрила автоматизацию и в итоге стала крупнейшей цифровой компанией мира, у которой основной бизнес — вовсе не доставка. Финансовые организации используют автоматизированные системы скоринга для оценки надежности заемщика. Салон красоты внедряет IT-системы, чтобы клиенты видели календарь записи и самостоятельно выбирали время. Служба доставки следит за передвижением курьеров и подбирает оптимальные маршруты также с помощью цифровизации.

Мы заказываем такси, записываемся на стрижку и оплачиваем штрафы ГИБДД с помощью автоматизированных систем. Даже мастер по ремонту часов готов принять у вас оплату картой или переводом — именно благодаря цифровизации.

Разработка информационных систем и автоматизация — это, в первую очередь, процесс, в котором заказчик и программист совместно создают ценность. Если разработка приносит ценность, тогда процесс будет успешен. Но об успехе в полной мере стоит говорить, когда автоматизация выполняет цель бизнеса.

Например, предприятие поддерживает сложные инфраструктуры и хочет, чтобы они никогда не ломались. Бизнес внедряет дорогие системы, которые позволяют предупредить поломку на всех уровнях, и благодаря этому выигрывает в перспективе.

При этом автоматизация требуется не только крупным игрокам, но и малому бизнесу, только малый бизнес скорее вынужден пользоваться стандартными решениями, потому что не может оплатить персональную разработку. В этом нет ничего плохого: это как купить хороший костюм в магазине вместо того, чтобы заказать индивидуальный пошив. То есть небольшой компании не нужно разрабатывать бухгалтерскую систему с нуля — можно купить подписку на сервис бухучета, при условии, что этого достаточно для решения задач.

Чертеж

Что может помешать внедрить автоматизацию

Глобально есть три частые ошибки при автоматизации:

  1. Она не создает ценности, то есть не повышает прибыль, не упрощает бизнес-процессы.
  2. Создается не совместно — заказчик дает техническое задание и ждет результатов.
  3. Вообще не актуальна или не соответствует реальным потребностям бизнеса.

Последнюю ошибку хочу подкрепить показательным примером из практики. В крупной организации несколько филиалов, из которых «в центр» приходят запросы на цифровизацию тех или иных процессов.

В центральном аппарате часто не соглашаются с запросами, при этом хотят что-нибудь автоматизировать — и однажды заказали техническое задание на автоматизацию выдачи листков бумаги. Выяснилось, что бумага вообще не используется на производстве, но высшее руководство компании о таких мелочах не догадывалось.

Встречаются и более тривиальные ошибки — например, неверно оценены сроки или стоимость.

Самая досадная ошибка — гнаться за автоматизацией ради автоматизации и платить за информационные решения только потому, что так делает конкурент. Без понимания ценности цифровизации, без постановки конкретных задач и без формирования ожидаемых результатов внедрение технологий не принесет бизнесу пользы и лишь потратит деньги.

Нужно с самого начала четко представлять, какой бюджет потребуется выделить на цифровизацию, и сколько денег это принесет в дальнейшем. Для этого необходимо составить план окупаемости и учесть все расходы: на оборудование, лицензионные программы, услуги IT-специалистов, работу внутренней команды внедрения. Эти расходы есть в любом бизнесе, даже если вы работаете один как ИП — просто в этом случае вы сами становитесь «внутренней командной внедрения», и должны учесть свое время в расходах.

Инженер

Как получить максимум, если вы задумываетесь об автоматизации бизнеса

Нет ситуации, когда цифровизация не нужна. Информационные технологии помогают бизнесу оптимизировать расходы, снижать различные риски, увеличивать продуктивность производства.

Но автоматизация бесполезна, если нет понимания цели и четких критериев эффективности.

Собственник бизнеса должен понимать ценность, которую получит от цифровизации, а также передавать понимание этой ценности программистам, которых приглашает к сотрудничеству. Ценность в проектах цифровизации создается только совместно.

Фото на обложке и в материале: Unsplash

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Автоматизация 3.0: какие процессы придется перестроить из-за глобального перехода на удаленку
  2. 2 Этапы цифровой трансформации: через что вам придётся пройти?
  3. 3 Индустрия 4.0: что мешает российским предприятиям внедрять новые технологии

Актуальные материалы —
в Telegram-канале @Rusbase