Как использовать наличные в бизнесе, чтобы не было проблем с законом

Кто вправе принимать оплату наличными

Брать наличные за проданные товары и оказанные услуги могут и индивидуальные предприниматели, и юридические лица. Однако по общему правилу, закрепленному в Законе № 54-ФЗ, принимать деньги нужно строго через онлайн-кассу. Причем делать это необходимо независимо от того, был заключен договор с покупателем или нет.

За неисполнение данного требования предусмотрена административная ответственность по ст. 14.5 КоАП РФ. Штрафы такие: для ИП — от 25 до 50% от суммы расчета в обход кассы (не менее 10 тыс. рублей). Для организаций — от 75 до 100% (не менее 30 тыс. рублей).

За повторное нарушение могут приостановить деятельности организации на срок до 90 дней.

Случаи, когда использовать контрольно-кассовую технику необязательно:

1. Бизнес относится к одной из сфер-исключений. Например, занимается продажей газет и журналов, розничной торговлей на рынках, ремонтом обуви, уходом за детьми и пожилыми людьми.
2. Предприниматель применяет патентную систему налогообложения, и его деятельность входит в список исключений. Так, не выдавать чеки вправе ИП, оказывающие услуги фотографии, ремонта мебели или сдачи недвижимости в аренду.
3. Организация работает в труднодоступной местности, где отсутствует стабильный доступ к интернету. Перечень таких муниципалитетов определяется региональными властями. В подобных местах вместо чека должен выдаваться иной документ, подтверждающий факт оплаты.
4. Предприниматель является плательщиком налога на профессиональный доход (НПД). Самозанятые не используют ККТ, однако должны формировать чеки через мобильное приложение «Мой налог».
5. Бизнес работает по агентскому договору. Например, пункт выдачи заказов маркетплейса. Но только при условии, что площадка самостоятельно решает вопрос с оплатой и выдачей чеков покупателям.
6. Предприятие сотрудничает только с организациями и ИП, которые через банк перечисляют платежи сразу на расчетный счет. Если оплата наличкой производится на месте, без онлайн-кассы обойтись не получится.

Отдельно следует упомянуть про дополнительное ограничение по объему сделок. Расчеты наличными между юридическими лицами и ИП не должен превышать 100 тыс. рублей по одному договору. Для организаций данное правило действует постоянно, а для индивидуальных предпринимателей — только в случае коммерческих сделок.

Пример: если планируется закупка товаров на 100 тыс. рублей, то оплату можно произвести наличными, — это не будет нарушением. Если же сумма сделки составляет 200 тыс. рублей, то нужно использовать безналичную оплату.

Отметим, что на расчет наличными средствами с физическими лицами без статуса ИП лимиты не распространяются. Однако слишком частые и крупные выплаты в любом случае привлекут внимание банка в рамках 115-ФЗ.

По теме. Когда нужно использовать онлайн-кассу при безналичном расчете

Как принимать наличные в соответствии с законодательством

Приобрести кассовую технику. Кассу можно купить у оператора фискальных данных (ОФД), в банке, на заводе-изготовителе или у другого предпринимателя. Закон разрешает применять бывшую в употреблении ККТ. Но учтите, что ее могли использовать в нелегальных схемах или вообще украсть. Чтобы не рисковать, лучше приобретать новую технику.

Купить фискальный накопитель к ККТ. Это специальное оборудование, которое необходимо для передачи данных о платежах по интернету. Без него пользоваться кассой нельзя.

Найти подходящего оператора фискальных данных и подписать с ним соглашение. ОФД — это организация, которая выступает посредником между бизнесом и ФНС России.

Зарегистрировать кассовую технику в налоговой инспекции. При наличии усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) это можно сделать дистанционно через личный кабинет налогоплательщика.

Провести фискализацию ККТ. Для этого в кассу вводится регистрационный номер, полученный от налоговой, а также сведения о владельце.

Завершить постановку на учет, отправив отчет в ИФНС. В ответ поступит регистрационная карточка. Она может быть как электронном виде, так и на бумажном носителе.

Как только касса зарегистрирована, можно начинать принимать наличный расчет. Главное — не забывать проводить каждую покупку через ККТ и всегда выдавать чек покупателям.

На карту

Принимать оплату за проданные товары и оказанные услуги на личную карту вправе только индивидуальные предприниматели. Как разъяснила ФНС России в своем письме № ЕД-3-2/4043@, действующим налоговым законодательством это не запрещено.

Ведомство считает, что после получения оплаты на карту предпринимателю необходимо снять наличные в банкомате и внести средства на расчетный счет, который был специально открыт для ведения бизнеса.

Следует отметить, что дополнительные операции с наличностью могут привлечь нежелательное внимание банка по 115-ФЗ. Поэтому, чтобы не рисковать и упростить себе жизнь, целесообразно выпустить специальную банковскую карту и привязать ее к расчетному счету.

На расчетный счет

Оплата происходит просто: покупатель приходит в банк с квитанцией или платежным поручением, вносит наличные в кассу, и их переводят на расчетный счет продавца.

Как и в предыдущем случае, предприниматель должен выдать чек до того, как будет оказана услуга и передан товар.

По теме. Финансовая устойчивость компании: как рассчитать и повысить

Какие закрывающие документы нужно выдавать клиентам

Основной закрывающий документ — это чек об оплате. Заменить его кассовым ордером, накладной или чем-либо еще нельзя. По закону покупатель должен получить чек не позднее следующего рабочего дня.

Исключением являются лишь ситуации, когда проводить оплату через ККТ необязательно. В таких случаях вместо чека выдается особый бланк строгой отчетности.

Как внести деньги на расчетный счет

Рано или поздно бизнес с наличным расчетом столкнется с необходимостью перенести деньги из кассы на расчетный счет.

Способы внести наличку на счет:

• через кассу банка: для этого нужно получить средства из кассы организации по расходному кассовому ордеру. В качестве основания следует указать «для зачисления на расчетный счет в банке»;
• произвести самоинкассацию: суть способа заключается в использовании предпринимателем специальной бизнес-карты и особого устройства самоинкассации — автоматической депозитной машины.

Важно! Юридические лица (за исключением субъектов МСП) обязаны предусмотреть лимит остатка кассы и контролировать его соблюдение. За превышение лимита организацию могут привлечь к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ и оштрафовать на сумму до 50 тыс. рублей.

Проще говоря, принимать наличные платежи без действующей контрольно-кассовой техники нельзя, поскольку это чревато привлечением к ответственности и крупными штрафами.

Фото на обложке: Shutterstock