Как малому бизнесу адаптировать новых сотрудников без HR

Общая картина

Как показывает практика, именно в небольших фирмах адаптации практически не уделяют внимания. Прошлогоднее исследование показало, что таких программ нет почти в половине компаний страны. Четверть руководителей вовсе не понимает ценности онбординга и уверены в том, что люди сами способны адаптироваться к новым рабочим условиям. Примерно столько же бизнесов, наоборот, понимают значимость адаптации новых сотрудников, но не знают, как организовать этот процесс.

Чтобы подготовить новичка, начните с подробного описания должности: расскажите о содержании работы, ожидаемых результатах, будущих задачах, механизме формирования оклада и схемах премирования, если они подразумеваются. Далее познакомьте с задачами на испытательный срок: важно, чтобы они были измеримы и не допускали двойственного толкования.

Подготовьте для нового сотрудника рабочее место и расскажите команде о предстоящем пополнении. Стоит выбрать наставника, который поможет влиться в команду. Это должен быть специалист, результаты работы которого вас устраивают, в чьей лояльности у вас нет сомнений.

По теме. Собрать фулл-хаус: создаем идеальную команду на основе групповой динамики

Частные случаи

Конечно, разные сферы деятельности подразумевают отличия в подходах к адаптации новых специалистов. Разберем на примерах.

На производстве важно:

• озвучить нормы нагрузки на первую неделю, месяц, конец испытательного срока;
• познакомить сотрудника с техникой безопасности: провести инструктаж по работе с оборудованием;
• познакомить его с коллективом, с правилами компании — это позволит новичку быстрее влиться в команду;
• назначить наставника, чтобы сотрудник учился работать с оборудованием под присмотром и получать обратную связь;
• выдать обучающие инструкции для закрепления знаний;
• рассказать, как работа сотрудника вписывается в общий процесс производства и как он ежедневным выполнением задач влияет на достижение целей компании;
• давать обратную связь, отвечать на вопросы, делиться идеями и опытом.

В ИТ-компании:

• дать информацию о текущих и реализованных проектах компании, рассказать про продукты и задачи, над которыми сейчас работает команда, поделиться планами развития бизнеса;
• установить ясные цели и обсудить их с сотрудником, далее регулярно оценивать и обсуждать текущий прогресс, возможности для развития навыков и роста дохода;
• уделить внимание обучению: помочь в освоении используемых технологий, инструментов и внутренних систем;
• организовать обмен опытом, отработку знаний на реальных кейсах в команде с сопровождением ментора;
• обеспечить открытую коммуникацию с новыми сотрудниками, регулярно давать им обратную связь, что поможет понять сильные и слабые стороны, ощутить себя частью команды, а руководителю — поймать момент, если что-то пошло не так.

В ресторанном бизнесе:

• познакомить с принятыми стандартами обслуживания, санитарными нормами и требованиями к безопасности пищевых продуктов, но если новичков приходится обучать часто, лучше записать уроки и настроить проверку материала через тестирование;
• предложить отработать усвоенный материал на практике с наставником: качество обслуживания может «хромать» первое время, но можно открыто предупреждать клиентов, что их обслуживает стажер и предлагать комплимент за честную обратную связь;
• внедрить практику кросс-обучения: например, предложите официанту освоить навыки бармена, а повару — официанта (это развивает гибкость, облегчает коммуникации внутри команды и в дальнейшем поможет, если возникнет дефицита кадров);
• собрать обратную связь от наставника и клиентов и показать новичку, чтобы он понимал, что у него уже хорошо получается, а на что стоит обратить внимание.

Пока компания молодая, собственник бизнеса может организовать адаптацию новичков самостоятельно. Далее, по мере роста команды и масштабирования бизнеса, может понадобиться профессиональный HR-специалист. Можно нанять его в штат, передать функцию на аутсорс или воспользоваться услугами консультантов.

Понять, что момент для профессиональной HR-поддержки настал, помогут следующие маркеры:

1. Существенное расширение штата за последний год.
2. Текучка кадров.
3. Усложнение управленческой структуры и отсутствие четкого понимания того, как сделать ее эффективной.
4. Слишком длительный и затратный процесс найма новых сотрудников.
5. Отсутствие системы оценки производительности и результатов отдельных сотрудников, проблемы с формулированием вектора дальнейшего развития команды.

Что делать предпринимателю, если нет HR

Подспорьем в адаптации сотрудников станут обучающие видеоуроки. HR-менеджеры используют и для адаптации новичков, и для обучения опытных сотрудников. В их создании предложите поучаствовать опытным специалистам.

Важно учитывать цели, аудиторию и бизнес-задачи. «Настраивайте» контент под уровень подготовки своих кандидатов, предпочтения, привычный стиль обучения и интересы. Это способствует более эффективному усвоению материала и повышает мотивацию слушателей. Также необходимо учитывать возможности бизнеса, чтобы выбрать оптимальную методику обучения. 

Стоит держать наготове рабочие инструкции и описанные стандарты. В будущем наличие таких материалов поможет избавить наставников от необходимости проговаривать одни и те же правила сотню раз.

Важно: часто приходят в компанию на интересные задачи, зарплату и удобный график, а уходят — от руководителя. Чтобы этого не произошло, начальнику нужно:

• четко ставить цели: важно проверять, что сотрудник правильно понял задачу;
• не только ругать, но и хвалить сотрудника;
• быть эмпатичным: открытый диалог снимает барьеры, вызванные стрессом от смены места работы и попадания в новый коллектив, так что прямое и доверительное общение со сбором обратной связи помогут человеку быстрее адаптироваться.

По теме. Экономика в HR: с чего начать подбор персонала и на какие затраты рассчитывать

Так ли важна адаптация новичков

Об ошибках в системе онбординга рассказывет текучка кадров в компании. Если многие новички не справляются с поставленными задачами, это может быть сигналом к пересмотру существующей программы их ввода в должность.

Допустим, получилось 20% — значит, каждый пятый новичок уходит из компании в первые месяцы работы. Нормы показателя у каждой отрасли и категории сотрудников свои. Текучесть низкоквалифицированного массового персонала в 30–50% будет считаться нормальной, а для IT-специалистов — запредельной.

Хаотичная адаптация влечет за собой риск потери квалифицированных кадров из-за отсутствия обучения или некомфортного рабочего окружения для новичков. Недостаточно адаптированные сотрудники могут испытывать затруднения в интеграции в работу и в коллектив. Это приводит к низкой производительности, ошибкам в работе и конфликтам в команде.

Отсутствие должной адаптации новых работников может негативно сказаться на маржинальности бизнеса из-за неэффективной работы коллектива и потери репутации компании как работодателя. Поэтому внимание к процессу адаптации новых сотрудников необходимо включить в стратегию для обеспечения стабильности и успеха даже малому бизнесу и при отсутствии HR-отдела.