Компенсации сотрудникам за использование личного имущества

Кадровое оформление компенсаций за использование личного имущества

Если сотрудник использует свои вещи для работы, работодатель должен возместить эти усилия.

По теме. Как рассчитать выходное пособие: шаги и советы для правильного расчета

Чтобы избежать споров с налоговой и сотрудниками, такие выплаты важно правильно оформить.

Нужно определить, за что платить. Работодатель компенсирует только то имущество, которое действительно необходимо для работы.

Например:

• программист использует личный ноутбук → можно выплатить деньги.
• оператор колл-центра звонит клиентам со своего телефона → компенсируются расходы на связь.
• сотрудник работает за своим столом и стулом → возместить можно, если работодатель признает их необходимыми для работы.

Закрепить выплаты в документах. Возмещение расходов при использовании личного имущества работника оформляется в:

• договоре (если работодатель договорился с работником, что тот задействует свое имущество);
• дополнительном соглашении;
• приказе (фиксирует факт выплаты и ее размер).

Рассчитать сумму. Это зависит от типа имущества:

1. Для электроники (ноутбук, телефон) учитывается амортизация. Например, если ноутбук стоит 60 тыс. рублей и рассчитан на 3 года работы, ежемесячная выплата — 1,6 тыс. рублей.
2. Для связи и интернета — на основании чеков и тарифов. Например, если сотрудник использует интернет за 1,2 тыс. рублей, работодатель может компенсировать всю сумму или ее часть.

Собрать подтверждающие документы:

• чеки, счета, квитанции;
• акт о согласии использовать имущество в рабочих целях;
• приказ о выплате.

Если выплаты не зафиксированы документально, налоговая может расценить их как доплату к зарплате и начислить налоги. Кроме того, сотрудник может потребовать возместить усилия задним числом через суд.

Налогообложение компенсации

Бухгалтер должен учесть эти деньги в затратах на производство и зафиксировать ее в расходе по налогу на прибыль.

Важно! Не начисляются страховые взносы и НДФЛ при выплате за использование личного имущества работника.

Налог на прибыль

Многими компаниями выплачивается компенсация за использование работником личного имущества в производственных целях. Это могут быть автомобили, телефоны, ноутбуки и даже домашний интернет. П. 1 ст. 264 НК РФ обязывает юрлицо включать в налоговую базу по данному налогу.

Использоваться в служебных целях может любое имущество, лимит выплат для многих не ограничен. Однако, закон устанавливает предельные границы возмещений за эксплуатацию собственного ТС (автомобиля или мотоцикла). В Постановлении Правительства прописаны допустимые значения.

НДФЛ

Как упомянули выше, компенсация за использование личного имущества НДФЛ не облагается. В отчетах также не фигурирует.

Работодателю важно аккуратно относиться к сумме. Если она будет сильно высокой, это может стать поводом для проверки налоговой. В РСВ выплаты отражаются среди тех, которые не облагаются налогом по ст. 422 НК РФ.

По теме. Что такое расходы организации и их виды

Эту информацию необходимо отразить в личных данных о работнике, которому предоставляется возмещение (раздел 3 РСВ). В частности, общую сумму всех выплат, как облагаемых налогом, так и освобожденных от налогообложения, необходимо внести в показатель графы 140 подраздела 3.2.1.

Исключение: если в контракте нет ничего про возмещение расходов при использовании личного имущества, то на нее начисляются страховые взносы.

Бухучет компенсации: как все организовать

Бухгалтер должен определить, за что и сколько платить сотруднику. Это может быть:

1. Амортизация техники (например, ноутбука или телефона), если они используются для работы.
2. Расходы на связь и интернет, если работник использует свой мобильный телефон или интернет для рабочих нужд.
3. Использование мебели (например, стола, стула) для рабочих целей.

Чтобы компенсация не стала проблемой, ее нужно правильно оформить. Для этого:

• Заключается дополнительное соглашение или подписывается приказ, в котором указано, что сотрудник использует свое имущество для рабочих целей.
• Работник предоставляет документы, подтверждающие его расходы, такие как чеки или счета.

Бухгалтер должен правильно отразить средства в учетных документах:

• в бухгалтерской отчетности компенсация за использование личного имущества учитывается как «расходы предприятия»;
• если сумма компенсации превышает определенный порог, могут возникнуть налоговые обязательства. Например, если компенсация считается доходом сотрудника, то на нее могут начисляться налоги.

Какие проводки делать бухгалтеру

Когда работник использует ноутбук для работы, и предприятие компенсирует амортизацию или расходы, проводки будут следующие:

Если не облагается НДС (например, амортизация техники):

• дебет: 26;
• кредит: 70.

Если облагается НДС (например, когда покупаются товары или услуги для работы):

• дебет: 19 (НДС по приобретенным ценностям);
• дебет: 26 (Общехозяйственные расходы);
• кредит: 70 (Расчеты с персоналом по оплате труда).

Это проводится в случае, если возмещение связано с расходами, которые включают НДС, например, на связи или интернет.

Если сотрудник использует личный телефон или интернет для работы и предоставил подтверждающие документы, бухгалтер проводит следующие проводки:

Если деньги не облагаются НДС:

• дебет: 26;
• кредит: 70.

Если финансы облагаются НДС:

• дебет: 19;
• дебет: 26;
• кредит: 70.

Если работник использует личную мебель для работы (например, стул или стол), бухгалтер должен учитывать амортизацию имущества. Это будет отражаться следующим образом:

Для амортизации мебели (если она используется для работы):

• дебет: 26;
• кредит: 70.

Если мебель была куплена специально для работы и использована для этих целей, то компенсируются только расходы, связанные с использованием.

Компания компенсирует сотруднику амортизацию личного ноутбука и связь. Сумма составила 3 тыс. рублей.

Составляем проводку:

• дебет: 26 (Общехозяйственные расходы) — 3 тыс. рублей;
• кредит: 70 (Расчеты с персоналом по оплате труда) — 3 тыс. рублей.

Если выплата облагается НДС:

• дебет: 19 — 500 рублей;
• дебет: 26 — 2,5 тыс. рублей;
• кредит: 70 — 3 тыс. рублей.

Выплата компенсации

Надо отразить эту операцию так:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — здесь показывается погашение задолженности перед сотрудником.

Кредит 51 «Расчетный счет» (или 50 «Касса», если выплата производится из кассы) — отражает уменьшение денежных средств организации.

Проводка:

Допустим, сотрудник использовал личный автомобиль для служебных поездок и подал документы на сумму 5 тыс. рублей.

Начисление:

Выплата:

Важно помнить о том, что компенсация дистанционным работникам за использование личного имущества выплачивается, если сотрудник использует свои вещи для выполнения рабочих задач. Закон предусматривает такие выплаты, но работодателю важно правильно оформить их, чтобы избежать споров с налоговой и сотрудниками.

По теме. Может ли компания штрафовать сотрудников

Как оформить выплату средств:

• закрепить выплаты в трудовом договоре или дополнительном соглашении;
• подтвердить необходимость использования имущества (например, прописать в приказе);
• рассчитать сумму (на основе чеков, нормативов или рыночной стоимости).

Если возмещение обосновано и документально подтверждено, работодатель сможет учесть ее в расходах и снизить налоги.

Учет НДФЛ и взносов

Важно учитывать, что в зависимости от законодательства, на сумму может начисляться налог на доходы физических лиц и страховые взносы. В этом случае проводки могут выглядеть следующим образом:

Начисление НДФЛ: Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Проводка:

Дебет 70 — Кредит 68 (НДФЛ)

Уплата НДФЛ: Дебет 68 «Расчеты по налогам и сборам» — уменьшает задолженность по налогу

Кредит 51 «Расчетный счет» — показывает уменьшение денежных средств на расчетном счете.

Проводка:

Дебет 68 — Кредит 51.

Ценность возмещения для компании

Само возмещение представляет собой важный винтик управленческой деятельности. Сотрудники, усилия и затраты которых компенсируют, более склонны к инициативе и готовности применять свои ресурсы в работе. Это создает атмосферу доверия и взаимопонимания между работниками и руководством.

Компенсация за использование личного имущества — это не просто финансовая мера, но и важный элемент корпоративной культуры, который подчеркивает заботу о сотрудниках и готовность компании инвестировать в их комфорт и благополучие. Это создает устойчивый фундамент для дальнейшего роста и развития организации, где каждый член команды чувствует свою значимость и ценность.

Выводы

Резюмируя все вышесказанное, выводы можно сформулировать следующими составляющими:

1. Компенсация за использование личного имущества в 2025 году (например, автомобилей, мобильных телефонов и других личных вещей) не является частью заработной платы, а предназначена для оплаты износа личных вещей.
2. Важно, чтобы условия выплаты были прописаны в трудовом договоре или внутренних документах компании, что обеспечивает правовую основу для таких выплат.
3. Для получения денег сотрудники должны предоставлять маршрутные листы, чеки или акты выполненных работ.
4. Компенсация за использование имущества сотрудника должна правильно учитываться в бухгалтерии, что подразумевает соответствующие проводки для начисления и выплаты, а также возможное начисление налогов (например, налог на прибыль).
5. В зависимости от законодательства, некоторые виды возмещения могут не облагаться налогами, если они соответствуют установленным нормам.
6. Необходимо организовать внутренние процедуры контроля за возмещением, чтобы предотвратить злоупотребления и обеспечить правильность ведения учета.
7. Сотруднику положены выплаты, если он задействует собственную технику для исполнения трудовых обязанностей, например, для командировок или выездных мероприятий.

Фото на обложке: Westend61 / Getty Images