Что такое расходы организации и их виды

Что такое расходы организации?

Это затраты, которые компания несет в процессе своей деятельности. Эти издержки могут быть самыми разнообразными: от закупки сырья и материалов до оплаты труда работников, аренды офисов и вложений в маркетинговые кампании. Все они обязательны для поддержания работы фирмы.

Общая сумма расходов на организацию может значительно варьироваться в зависимости от масштабов деятельности и отраслевых особенностей. И их можно рассматривать как неотъемлемую часть любого бизнеса.

Без инвестиций в оборудование, персонал или технологии предприятие не сможет создавать продукцию или предоставлять услуги. Однако контроль и руководство этими тратами требует четкого понимания цели расходов организации и их влияния на прибыльность и устойчивость бизнеса, поскольку неконтролируемые издержки могут привести к снижению прибыли и даже к банкротству.

Издержки считаются основой для расчета себестоимости продукции или услуг. Чем точнее они определены и регулируются, тем яснее становится понимание того, как эффективнее координировать предприятие. Оптимизация средств может улучшить финансовое положение компании, позволить направить сэкономленные средства на развитие или инвестиции в новые проекты.

Какие есть виды расходов организации?

Все финансы, с которыми сталкивается компания, могут быть разбиты на несколько категорий в зависимости от их характера и цели. Это помогает более точно понимать, как распределяются средства и какие виды расходов организации требуют особого внимания. Все эти расходы делятся на несколько категорий, каждая из которых важна для обеспечения функционирования бизнеса. Рассмотрим основной состав расходов организации.

Прямые расходы включают в себя затраты, которые можно прямо отнести к производству или оказанию услуг. Например, для организации это будут затраты на сырье, материалы, комплектующие и оплату труда работников, непосредственно занятых в производственном процессе. Для компании, которая предоставляет услуги, прямыми тратами будут оплата труда специалистов и необходимые для оказания услуг материалы или оснащение.

Читайте по теме:

Представительские расходы: что это такое и как учитывать

Что относится к внереализационным доходам и расходам и как их учитывать

Косвенные расходы — это издержки, которые нельзя прямо отнести к какому-то конкретному продукту или услуге. Они могут включать в себя административные выплаты (оплата труда офисного персонала, аренда помещения, траты на коммуникации), маркетинговые затраты, средства на поддержание IT-инфраструктуры.

Разделение на такие категории помогает фирме лучше понять, какие направления можно сократить без ущерба для качества продукции или услуг.

Постоянные расходы не зависят от объема производства или предоставляемых услуг. Это затраты, которые компания несет регулярно, независимо от того, насколько активно она работает. Примеры включают:

• аренду офисов,
• коммунальные платежи,
• зарплаты административного персонала.

Эти затраты считаются неизменными на определенный период времени, что делает их легко прогнозируемыми.

Переменные расходы, напротив, напрямую зависят от объема деятельности компании. Чем больше товаров производится или услуг оказывается, тем выше будут издержки. Примерами могут служить затраты на:

• сырье и материалы,
• электроэнергию,
• транспортное обслуживание.

Для организаций, которые стремятся к росту, контроль над переменными расходами будет критически важен для обеспечения прибыльности.

Операционные затраты включают все средства, которые связаны с повседневной работой компании. Сюда можно отнести:

• зарплаты сотрудников,
• траты на обслуживание оборудования,
• маркетинговые вложения,
• затраты на транспорт,
• прочие траты.

Капитальные связаны с долгосрочными инвестициями в активы предприятия. Это могут быть:

• затраты и расходы организации на покупку оборудования,
• строительство производственных помещений,
• модернизацию инфраструктуры.

Они требуют тщательного планирования, так как подразумевают крупные вложения, которые должны приносить отдачу в течение длительного времени.

Плановые — это средства, которые заранее расписаны и отражены в бюджете компании. Планирование поможет компании контролировать свои финансы и предотвращать превышение расходов.

Внеплановые издержки возникают спонтанно и могут быть связаны с непредвиденными ситуациями, такими как аварийные ремонты оборудования или компенсации за ущерб, причиненный внешними факторами.

Классификация расходов

Разделение затрат на категории помогает точно учитывать издержки, прогнозировать их и определять области, где можно добиться сокращения средств без ущерба для бизнеса.

Разделение позволяет выделить основные компоненты, которые влияют на финансовые результаты компании. В рамках этой структуры выделяются следующие категории:

1. Материальные затраты — это расходы на сырье, материалы, комплектующие и другие ресурсы, которые используются в процессе производства или оказания услуг.
2. Оплата труда — все траты на зарплаты и другие выплаты работникам организации.
3. Амортизация — эти средства распределяются, если произошел износ оборудования, здания и других активов компании. Эти расходы учитываются постепенно в течение срока службы.
4. Прочие — сюда включаются другие издержки, которые не попадают под вышеуказанные категории, такие как налоги, аренда и коммунальные услуги.

По функциям управления. Эта классификация помогает лучше понять, как распределяются финансы в зависимости от функций внутри компании:

1. Производственные — включают затраты на производство продукции, закупку сырья, оплату труда производственных работников, содержание и обслуживание техники.
2. Административные — траты на мониторинг и организацию работы компании, которые включают оплату труда управленческого персонала, содержание офисов, закупку оборудования.
3. Маркетинговые — это вложения на продвижение продукции или услуг, рекламные кампании, исследование рынка и работу с клиентами.

По периодичности возникновения. В зависимости от повторяемости расходы можно разделить на:

1. Регулярные — средства, которые компания тратит на постоянной основе. Это могут быть выплаты зарплат, аренда, коммунальные услуги, налоговые расходы организации.
2. Единовременные — это издержки, которые возникают время от времени..

Основные инструменты контроля расходов

Чтобы управлять затратами, существует множество инструментов и подходов:

1. Бюджетирование — это процедура планирования и распределения ресурсов в пределах определенных лимитов. Оно помогает организации прогнозировать, сколько денег потребуется, чтобы выполнить все ее обязательства и поддержать операционную работу.
2. Финансовый мониторинг позволяет вовремя выявлять отклонения от бюджета и реагировать на них. Это особенно важно, чтобы контролировать непредвиденные траты и перерасходы.
3. Автоматизировать учет доходов и расходов организации. Современные информационные системы и программное обеспечение оптимизируют процессы анализа финансов. Это снижает риск ошибок, которые связаны с человеческим фактором, и ускоряет алгоритм обработки информации.
4. Системы управления затратами. Различные методики позволяют распределять средства по конкретным видам деятельности и находить области, где можно сократить издержки.

Как анализировать расходы

Анализ помогает лучше понимать, куда уходят деньги, и как можно сэкономить. Это полезный инструмент как для бизнеса, так и для личного бюджета. Вот несколько шагов, которые помогут провести такой анализ:

1. Для начала важно собрать все данные о расходах. Это могут быть чеки, банковские выписки или электронные записи. Например, если вы ведете личный бюджет, просмотрите все траты за последний месяц. Это помогает понять, на что уходят основные расходы организации.
2. Разделите расходы на категории. Определите основные категории расходов: питание, жилье, транспорт, развлечения и так далее. Пример: если в месяц тратите 30% на аренду жилья и 20% на продукты, эти категории будут основными.
3. Оцените обязательные и необязательные траты. Рассортируйте расходы на необходимые (аренда, коммунальные услуги) и необязательные (покупка новых вещей, походы в кафе). Это поможет понять, на чем можно сэкономить. Если траты на кафе занимают значительную часть бюджета, их можно сократить.
4. Проверьте, насколько расходы соответствуют вашим доходам. Если траты превышают доходы, это сигнал пересмотреть бюджет. Пример: если зарплата составляет 50 тыс. рублей, а ежемесячные расходы превышают эту сумму, нужно искать способы экономии.
5. Найдите возможности для экономии. После анализа вы сможете выявить лишние расходы и решить, от чего можно отказаться. Например, отказаться от ненужных подписок или сократить частоту походов в ресторан.
6. Планируйте будущие траты. После анализа расходов составьте план на следующий месяц. Установите лимиты для каждой категории и следите за соблюдением плана. Пример: если в прошлом месяце на развлечения ушло слишком много денег, в новом месяце стоит ограничить эту сумму.

Организация бюджетов расходов поможет управлять финансами и поддерживать стабильность бизнеса или проекта.

Расходы от обычных видов деятельности

Это затраты, которые связаны с основной деятельностью компании. Они включают в себя все необходимые затраты для поддержания бизнеса и выполнения повседневных операций.

Читайте по теме:

Учет затрат на производство

Основные виды и методы учета доходов и расходов

Основные виды таких расходов:

1. Закупка материалов и товаров. Если вы владеете магазином, ваши основные расходы — это покупка товаров для продажи.
2. Оплата труда сотрудников. Зарплаты и бонусы, выплачиваемые работникам, также относятся к обычным расходам. Пример: для ресторана это выплаты поварам, официантам и другому персоналу.
3. Аренда и коммунальные услуги. Компании оплачивают аренду помещений, а также электричество, воду и интернет. Пример: офис платит за аренду и ежемесячные счета за электроэнергию.
4. Транспортные расходы. Если бизнес требует доставки или передвижения, расходы на транспорт также входят в эту категорию.

Прочие расходы

Они не относятся напрямую к основной деятельности предприятия, но тем не менее имеют значительное влияние на ее финансовое состояние. Рассмотрим, что входит в категорию прочих расходов организации:

1. Выплата процентов по кредитам. Многие фирмы используют заемные средства. Заем считается обязательным расходом, который фирмы должны учитывать при планировании средств.
2. Налоги. Контроль над налогообложением расходов организации — важная часть финансового менеджмента. Взносы могут значительно варьироваться в зависимости от страны, региона и формы ведения бизнеса. Отчисления включают налоги на прибыль, НДС, имущественные и другие виды обязательных платежей.
3. Штрафы и пени. Нарушение договорных обязательств или другие проблемы могут привести к наложению взысканий.
4. Компенсации и судебные издержки. В случае возникновения конфликтов с контрагентами, сотрудниками или клиентами предприятие может понести дополнительные расходы на компенсации или судебные разбирательства.

Оптимизация расходов

Это процесс сокращения трат без ущерба для качества работы или жизни. Это полезно как для бизнеса, так и для личного бюджета. Вот несколько способов, как можно оптимизировать расходы:

1. Анализ расходов. Прежде всего, нужно понять, куда уходят деньги. Для этого собираются все данные о тратах за месяц и распределяются по категориям.
2. Поиск альтернативных поставщиков. Для бизнеса важно сравнивать цены на материалы и услуги. Найти более дешевых поставщиков можно через тендеры или переговоры. Если офис оплачивает дорогую уборку, можно найти компанию с более выгодными условиями.
3. Снижение фиксированных затрат. Некоторые расходы можно оптимизировать, пересмотрев договоры или отказавшись от ненужных услуг. Если компания арендует большое помещение, но не использует его полностью, имеет смысл сократить площадь аренды.
4. Автоматизировать процессы. Использование технологий помогает сократить затраты на рабочую силу и улучшить производительность. Внедрение программ для бухгалтерского учета снижает потребность в дополнительных сотрудниках и ускоряет обработку данных.
5. Обратить внимание на энергосбережение. Установка энергосберегающих ламп или использование оборудования с низким потреблением энергии позволит сократить коммунальные расходы. Пример: бизнес может установить автоматические выключатели света, что поможет снизить счета за электричество.
6. Снизить транспортные расходы. Оптимизация маршрутов доставки или переход на удаленный формат работы помогает экономить на транспортных расходах.

Регулярная проверка расходов и использование этих методов поможет снизить излишние траты и улучшить финансовое состояние.

Есть также еще один способ оптимизировать расходы — возмещение расходов организации. Это процедура компенсации затрат, которые компания понесла в ходе своей деятельности. Существуют различные способы, как можно компенсировать такие расходы, чтобы улучшить финансовое положение:

• Если расходы возникли по вине партнера или поставщика, компания может потребовать компенсацию. Если поставщик привез некачественные товары, можно добиться возврата денег или компенсации через суд.
• Если организация застраховала имущество или ответственность, в случае убытков страховая компания компенсирует часть расходов. Например, пожар в офисе привел к повреждению оборудования — страховая выплата покроет затраты на его восстановление.
• Компании, работающие на общей системе налогообложения, могут вернуть налог на добавленную стоимость (НДС). Это касается расходов на закупку товаров или услуг. Пример: бизнес купил оборудование с НДС, и через налоговую может вернуть этот налог.
• Государство предоставляет льготы и субсидии для некоторых видов бизнеса. Малые предприятия могут получить субсидии на развитие, что компенсирует часть расходов.
• Если расходы превысили доходы, компания может договориться с кредиторами о реструктуризации долгов. Это позволяет снизить ежемесячные выплаты и уменьшить долговую нагрузку. Пример: организация может договориться с банком о снижении процентной ставки или отсрочке платежей по кредитам.

Фото на обложке: Freepik