Как управлять командой, если у тебя более 20 командировок в месяц

Пока прорывные технологии не полностью вытеснили живое общение, личные встречи остаются неотъемлемой частью успешного бизнеса.

Однако регулярные рабочие разъезды не должны становиться проблемой ни для компании, ни для самого сотрудника.

И здесь без точно выстроенных рабочих процессов и, прежде всего, планирования и делегирования не обойтись.

Четко планируйте рабочий график

При большом количестве командировок, прежде всего, необходимо грамотно составлять рабочее расписание и свободно в нем ориентироваться.

Для планирования и систематизации рабочего графика наша компания использует систему управления рабочим процессом MCRS (Management Control Reporting System), которая собирает информацию для анализа и оценки эффективности работы компании на разных уровнях. Это качественный инструмент, который помогает менеджменту управлять коллективом с учетом стратегических целей и преимуществ.

Система представлена в виде матрицы на неделю, месяц и год. В ней видны все встречи (с информацией о времени, месте проведения, целях и задачах, составе участников и ожидаемых результатах).

Для каждого уровня управления – свой рабочий календарь. Например, для директоров заводов – один, для меня – другой. Вместе же они формируют единый план для всей функции.

Фото: Unsplash

Удобство системы состоит в том, что она разрабатывает расписание для каждого члена команды с учетом не только рабочего графика одного отдела, но также и высшего руководства, коллег из штаб-квартиры и других подразделений. Таким образом, мне не нужно каждый раз решать, какая задача первоочередная, а какая может подождать.

Создавайте рабочие чаты, чтобы всегда оставаться на связи

Используйте для общения с сотрудниками, помимо официальной рабочей почты, еще и мессенджеры, Skype и другие приложения, которые позволят оперативно и эффективно включаться в работу.

Благодаря этому, находясь в командировках, я четко знаю, что происходит в компании и какие действия принимаются для решения проблем и срочных задач.

Ведите протокол встреч

Составляйте отчеты о достигнутых договоренностях (так называемые meeting minutes) после каждого собрания – иначе смысла в такой встрече нет.

Это простой, быстрый и очень эффективный инструмент, который позволяет мне держать все принятые на встречах решения под контролем и ознакомить с тезисами тех, кто не смог присутствовать на обсуждении.

Чтобы сделать процесс еще проще, воспользуйтесь шаблоном со стандартной структурой:

1. действие,
2. ответственный исполнитель,
3. срок выполнения.

Так вы всегда будете в курсе того, что необходимо было сделать по итогам прошедших встреч, и сможете перенести то, что не было подготовлено в срок.

Проводите регулярные встречи «one-to-one»

Согласно нашей корпоративной культуре, личные встречи руководителей с сотрудниками проходят раз в месяц абсолютно во всех отделах и на всех уровнях. Их цель: проанализировать текущую работу и ее эффективность, получить обратную связь, а также обсудить проблемы, трудности, да и просто волнующие вопросы один на один.

Обычно такие встречи начинаются со small talk, ведь если мы говорим о качестве взаимоотношений, то стоит прислушаться к тому, что важно лично для сотрудника. Это помогает создать доверительные отношения и наладить контакт с сотрудником, а ему – почувствовать себя нужной частью команды.

Собирайте команду профессионалов

Выбирайте не только тех, кто разбирается в своем деле, но и людей с амбициями, ориентацией на профессиональный рост – тех, кто ищет новое, добивается поставленных целей и не останавливается на достигнутом.

Это естественное состояние, если вы хотите быть на шаг впереди конкурентов. Такую команду самостоятельных и инициативных профессионалов не нужно курировать и постоянно направлять на каждом этапе реализации проекта.

Учитесь быстро включаться в рабочий режим

Частые перелеты научили меня тому, что прежде чем отдохнуть, лучше потратить немного времени на решение срочных задач и быстрый мониторинг текущих дел, чтобы потом не разбираться со всем и сразу.

Фото: Unsplash

Даже в самолете, если вы устали и хотите поспать, лучше потратить буквально час на «рутину» – составление отчета о командировке, проверку почты, а после уже отдохнуть.

Так вы будете уверены, что находитесь в курсе всего, что происходит в компании, и возвращение в офис не станет для вас стрессом со сложной адаптацией.

Учитесь отдыхать правильно

Воспринимайте отдых не как уход от работы, а как время для восстановления сил и возможность перезарядиться.

Не доводите себя до физического и эмоционального истощения, так как ничем хорошим это не закончится. Двадцати четырех часовой рабочий день без отрыва от компьютера не сделает вас более эффективным.

Часто неординарные решения приходят именно в перерывах между напряженной умственной работой и отдыхом. Прогуляйтесь, отойдите от компьютера, попытайтесь переключиться.

Отложите гаджеты хотя бы ненадолго, уйдите в офлайн и сходите на пробежку или в спортзал. По моему опыту, даже смена одной интеллектуальной деятельности на другую поможет мозгу отдохнуть и подготовиться к новой рабочей неделе.