Удаленное проектирование: как организовать работу более 300 сотрудников от Якутска до Минска

BIM и удаленное проектирование — что это такое и зачем оно нужно?

Раньше все, от канализации до вентиляции, чертили на бумаге, а затем присылали эти чертежи руководителю проекта — ГИПу — на проверку. Если в бумажные чертежи вносились изменения и это не учитывали, то в стройке возникали проблемы.

Каждая BIM-модель собирается из определенного набора кубиков. «Кубиком» может быть и просто дверь, и дверь с ручкой, замком, болтиками. У каждой компании существует свой набор кубиков, который она наращивает. В ПИК есть разработанный продукт Family Manager и группа BIM-координаторов, которые занимаются только этой задачей.

Работать с подрядчиками вне BIM-инфраструктуры компании — сложно и дорого: нужны специальные системы обучения и контроля, индивидуальный подбор IT-решений. Проект BIMTeam позволяет талантливым проектировщикам из регионов работать из дома, используя инфраструктуру и решения ПИК. 

Удаленные сотрудники не тратят время на московские пробки, при этом получают рыночную «белую» зарплату и занимаются интересными проектами. Компании же не нужно массово релоцировать и обучать новых сотрудников из регионов.

Как и где найти людей на удаленку? 

• Как это ни банально, вывесить вакансию в интернете. Каждый месяц мы растем примерно в два раза, и именно карьерные сайты обеспечивают стабильный приток новых резюме. Мы ищем людей с профильным образованием и опытом работы в BIM не менее двух лет.
• В регионах достаточно тяжело хантить проектировщиков, поэтому мы привлекаем для этих целей партнеров — проектные компании из Минска, Новосибирска, Екатеринбурга, Барнаула. Партнеры выделяют сотрудников под решение наших задач, они сами подбирают персонал, занимаются его адаптацией и подготовкой к работе с архитектурой ПИК. Маржинальность такого бизнеса для партнеров меньше, чем от заказов, найденных самостоятельно, но мы даем стабильность — благодаря большим объемам стройки у нас всегда есть проекты, а расчеты производятся дважды в месяц. Это win-win-схема.

• Работать с профильными вузами — проводить презентации, рассказывать о новостях отрасли, вести специализированные курсы. И помнить, что вузы — это игра «в долгую».
• Посмотреть вокруг — мы много общались с сотрудниками и некоторые из них говорили, что хотели бы перейти в формат дистанционной работы. В таких случаях мы шли навстречу — важно удерживать талантливых ребят в своей команде.

Как обучать? 

Для нас нет разницы, кого обучать, — офисного сотрудника или удаленного. Оптимальный формат — это двухнедельная стажировка в офисе, а затем распределение в команды. Команда создается под руководителя-ментора, который учитывает особенности и опыт каждого сотрудника.

Да, это занимает много времени, но лучше пошагово объяснить процесс один раз, чем постоянно возвращаться и корректировать недочеты.

Многие не готовы к индустриальному проектированию на высоких скоростях, как у нас. Для быстрой адаптации мы вводим геймификацию и систему рейтингования — объясняем, с какими задачами сотрудник справляется лучше, с какими — хуже.

Как организовать рабочий процесс

Технологии

• У BIM есть одно важное ограничение — все должны работать в системе одновременно. Значит, нужны мощные сервера. Можно использовать свои сервера или арендовать их у партнеров, если проекты появляются скачкообразно. Мы используем технологию VDI с поддержкой 3D — на серверах создаются виртуальные рабочие места, к которым сотрудники могут подключаться, откуда угодно.

• Каждое рабочее место стандартизировано, офисный сотрудник видит все те же ярлычки, что и удаленный. Вы будто подключаетесь к своему компьютеру в офисе, хотя никакого компьютера в офисе нет — он виртуальный. 
• Мы предоставляем все лицензионные ПО и базы знаний. От удаленного сотрудника нужен обычный домашний компьютер, который «переваривает» YouTube на максимальном качестве.  

Коммуникация

• ПИК работает, используя офисный пакет от Google, поэтому мы проводим совещания онлайн через Google Meet, а файлы храним в облаке. Мессенджеры и телефонные звонки тоже никто не отменял.
• Все мы знаем, как быстро у людей меняются приоритеты: сегодня им интересно самостоятельно из дома, а завтра дома становится скучно и хочется социализироваться. Сейчас у BIMTeam есть офисы в Краснодаре и Новороссийске, скоро мы откроем подразделения в Ростове-на-Дону, Санкт-Петербурге, Екатеринбурге и Новосибирске. Мы будем создавать региональные коворкинги, куда сотрудники могли бы приезжать, например, дважды в неделю, чтобы общаться и чувствовать себя частью одной команды.  

Как отслеживать работу удаленных проектировщиков

Мы анализируем видеозаписи виртуального стола, ведем учет рабочего времени, чтобы выявить сильные стороны сотрудников и их зоны роста. Например, мы можем «подглядеть», сколько времени сотрудник тратит на закрепленный за ним проект.

Следующий шаг — создание личных карточек, через которые можно отслеживать, как события из жизни сотрудника влияют на его продуктивность. Если производительность «плавает», а в личной карте отмечено, что у проектировщика какие-то личные проблемы, то мы относимся к ситуации с пониманием и даем сотруднику время «прийти в себя». Или, наоборот, мы видим невероятный скачок продуктивности, значит, сотрудник научился делать что-то по-новому, и его опыт нужно транслировать другим. Либо он нарастил компетенции, и его нужно поощрить — повысить зарплату или должность.

Подводные камни: к чему компаниям нужно быть готовыми?

• Высокая финансовая точка входа. Изначально нужно приобретать оборудование на 80-120 мест, а одно виртуальное место равно стоимости хорошего рабочего компьютера для проектировщика. Для мелкого бизнеса такие затраты на покупку оборудования и поддержание технологии велики, но он может арендовать мощности у крупных партнеров. Это особенно актуально для небольших региональных компаний, когда на горизонте появляется масштабный проект, а быстро найти нужные ресурсы — сложно. Используя возможности удаленного проектирования, реализовать перспективный проект становится в разы проще.
• Вложения в линейный менеджмент. Какие-то руководители могут работать с удаленными сотрудниками, а какие-то — нет. Мы формируем команды исходя из этого знания.
• Разница в часовых поясах, требующая переосмысления подхода к работе и ИТ-процессов. В BIM важна скоординированная работа, поэтому старайтесь распределять задачи по территориальному признаку. Это позволит сделать проектирование непрерывным. 
• Разница менталитетов. Коллеги из столичного офиса могут предвзято относиться к компетенциям региональных специалистов, а у сотрудников из регионов может отсутствовать практический опыт работы на больших проектах. Обязательно контролируйте взаимоотношения в команде на уровне кураторов.
• У нас есть негласное правило — удаленные сотрудники обладают такими же правами и возможностями, как офисные специалисты. Все они участвуют в жизни компании, получают зарплату «в рынке» и отдыхают в отпусках. Формируйте лояльность удаленных проектировщиков превентивно, а не по запросу.

Материалы по теме:

Как поддерживать отношения с коллегами на удаленке

Феномен digital nomad: как совмещать работу и путешествия

Мы научились управлять штатом партнеров из 500 человек. И вот как это делаем

Фриланс или удаленка: как понять, какой формат подходит именно тебе

Три правила руководства удаленной командой

Фото на обложке: Unsplash