Колонки

Как работодателю оформлять документы с сотрудником, который уехал в другую страну?

Колонки
Екатерина Шумкова
Екатерина Шумкова

Специалист по кадрам Artsofte

Алина Пак

Удаленный или гибридный формат работы дает компании возможность выбирать специалистов из разных городов и стран, а сотрудникам переехать поближе к близким. Есть и сложности — обмен документами.

Как оформить сотрудника, который уехал за границу? Подписать с ним трудовой договор или ГПХ? Как обмениваться с ним документами? Опытом Artsofte поделилась Екатерина Шумкова, специалист по кадрам компании.

Чтобы обмениваться документами с сотрудниками, Artsofte совместно с SafeTech разработали Nopaper — cервис мобильного электронного документооборота с удаленным получением подписи.

Как работодателю оформлять документы с сотрудником, который уехал в другую страну?

Содержание:


Мы — IT-компания из Екатеринбурга. У нас работают 300 сотрудников из Москвы, Санкт-Петербурга, Венгрии и Грузии.

 

Что говорит закон?

Законодательство в сфере трудовых отношений действует только на территории России (статья 13 ТК РФ).

Если сотрудник находится за границей меньше чем 183 дня, с ним можно не расторгать трудовой договор, но как подписать отпуск или взять отгул, лучше продумать заранее. Если сотрудник уезжает на ПМЖ, мы оформляем ГПХ.

 

Фонд UDS Capital инвестирует в стартапы по теме FinTech. Подробнее по ссылке

Подписываем ГПХ: как его отправить?

Если работник оформлен по ГПХ, то кроме договора каждый месяц с ним нужно подписывать акт выполненных работ для начисления вознаграждения.

Есть несколько вариантов отправки документов:

  • Отправить документы почтой России.
  • Заказать экспресс-доставку курьером. 
  • Обменяться скан-копиями.
  • Установить классический электронный документооборот.
Веб-сервис, который позволит обмениваться документами через интернет с использованием квалифицированной электронной подписи — ее нужно получать и обновлять в удостоверяющем центре. Например, «Контур.Диадок», «СБИС».
  • Использовать мобильный электронный документооборот.

Приложение для электронного документооборота, в котором в смартфоне можно сформировать и хранить неквалифицированную электронную подпись. Например, «Контур.Сайн», Nopaper и LightDoc.

 

Бумажный документооборот: проходим квест «Отправь акт»

Вариант со сканированием документов мы даже не рассматривали, так как нам нужны были оригиналы документов. Отправлять почтой РФ — долго, поэтому мы сначала работали с сотрудниками из других стран через курьерскую службу.

Чтобы подписать акт, нужно было сформировать документ, согласовать его с бухгалтером и юристом по почте, распечатать, подписать у директора, попросить офис-менеджера оформить и оплатить доставку.

Чтобы сотруднику из Венгрии деньги пришли вовремя, квест по отправке акта начинался за неделю до выплаты. Приходилось постоянно следить, где документ, не забыл ли директор его подписать, дошел ли документ до сотрудника.

Такой процесс нас не устраивал:

  • Увеличились расходы на доставку: курьер, бумага, картриджи. За год мы потратили 480 тыс. рублей на почтовые и курьерские доставки;
  • Было сложно точно рассчитать время, когда придет документ, когда сотрудник сможет его забрать; 
  • Юристы, кадровый специалист, директор, бухгалтеры отвлекались от своих задач, чтобы убедиться, что все в порядке; 
  • Полки постепенно занимали огромные папки с документами.  

 

Мобильный электронный документооборот

Чтобы снизить затраты и освободить пространство офиса, мы начали искать систему электронного документооборота. Сначала использовали классический ЭДО с квалифицированной электронной подписью. Но поняли, что это неудобно.

Для того, чтобы выпустить электронную подпись, нужно приехать в удостоверяющий центр и заплатить за подпись 2 тыс. рублей. А если сотрудник находится за границей, выпустить для него подпись невозможно. Удостоверяющие центры есть только на территории РФ.

Чтобы решить эту проблему, в 2021 году мы перешли на сервис мобильного электронного документооборота, в котором электронная подпись выпускается и хранится в телефоне.

Сейчас в компании кадровый электронный документооборот (КЭДО). HR-менеджеры загружают кадровые документы в веб-версию приложения и отправляют на подпись руководителю и сотруднику. С намерением подписать документ, сотрудник скачивает приложение на телефон, подтверждает свою личность и выпускает неквалифицированную электронную подпись (НЭП). 

Для КЭДО мы используем Nopaper и поставляем его клиентам. Это самый простой вариант и для сотрудника, и для компании. Но на рынке представлены и другие похожие решения.

С электронный документооборотом на отправку акта вместо недели уходит пять минут, и HR, и сотрудник видят, кто подписал документ, и уже не беспокоятся, что он потеряется на почте:

«До электронного документооборота я отправляла документы по почте и каждый день обновляла статус трек-номера, чтобы проверить, дошли ли они до России, все ли в порядке. А сейчас я просматриваю документ и подписываю его в приложении, это намного надежнее», — рассказывает Дарья Фоменко, аккаунт-менеджер из Венгрии.

С переходом на ЭДО обмен документами стал проще, поэтому, когда сотрудники решаются на переезд, одним вопросом у них становится меньше:

«Когда переезжал из Екатеринбурга в Грузию, не представлял, как мы будем обмениваться документами. Когда я работал на удаленке в Екатеринбурге, если что-то нужно было подписать, приезжал в офис. Но из Грузии приехать быстро в Екатеринбург не получится, перелет займет часов восемь с пересадками.

Проблема решилась просто: я скачал мобильное приложение, и теперь подписываю документы за пятнадцать минут, и это очень просто», — делится Дмитрий Порох, специалист техподдержки, который работает из Грузии.

 

Используем электронный документооборот с сотрудниками, работающими в России

С сотрудниками из Екатеринбурга или других городов России мы тоже оформляем документы удаленно. Если сотруднику нужно взять отпуск, он не бежит за подписью к руководителю, а формирует документ в приложении и направляет его на согласование.

А если сотруднику нужна бумажная копия кадрового документа, например, справки о доходах, ее можно скачать из приложения и распечатать.

 

Каковы преимущества КЭДО?

  • Скорость подписания документов и выплат

Теперь сотрудники получают деньги на следующий день после подписания акта.

  • Снижение затрат

На курьерскую доставку одного документа из Екатеринбурга до Будапешта мы тратили около 500 рублей, а сейчас — ноль. Было бы 5 рублей, если бы не делали себе скидку, как разработчикам сервиса.

  • Снижение рисков

Бумажный документ легко потерять среди других бумаг или случайно пролить на него кофе, а при электронном кадровом документообороте все хранится на облаке или сервере компании. Приказ или положение легко найти и выгрузить через поисковую систему.

  • Прозрачность

Статус документа отображается в приложении, то есть сразу видно, если кто-то забыл поставить подпись. В таком случае мы пишем в чат.

  • Увеличение пространства

Некоторые документы нужно хранить годами, например, договор ГПХ — 50 лет. С ЭДО все находится на диске или в облаке, поэтому при расширении офиса вместо новых шкафов под архив мы сделали небольшую лаунж-зону с диванами и цветами.

  • Спокойствие

У кадрового специалиста перестал дергаться глаз при фразе: «Мы нашли нового тестировщика, он живет в Таиланде».

 

Памятка: как организовать электронный документооборот?

Как выбрать систему кадрового электронного документооборота?

  • Проанализируйте, какой у вас штат и объем кадровых документов в компании; 
  • Посчитайте, сколько вы сейчас тратите на бумагу, обслуживание техники и доставку. Определите, сколько готовы выделить на систему ЭДО;
  • Прочитайте отзывы о системах КЭДО, проанализируйте сайты разработчиков;
  • Определите, какие возможности ЭДО вам важны: быстрый поиск документа, возможность работать с телефона, дизайн интерфейса, а может быстрая регистрация в системе?  

 

Для перехода на КЭДО нужно оформить:

1. Локальный нормативный акт о вводе ЭДО. В нем обязательно укажите:

  • Через какую информационную систему будет организован электронный документооборот работодателя.

Как к ней может присоединиться работник: нужно ли ему загружать мобильное приложение, устанавливать на компьютер ПО и т.д.

  • С какими документами вы будете работать через КЭДО, кто из работников получит к ней доступ.
Можно начать с самых распространенных документов: подписывать в ЭДО больничные и отгулы. В качестве эксперимента распространить доступ на нескольких сотрудников и постоянно подключать к системе новых работников и новые документы.
  • Когда вы сообщите работникам о переходе на электронный документооборот и когда ведете КЭДО в работу.  

 

2. Локальный нормативный акт о порядке осуществления электронного документооборота в кадровой службе. В нем пропишите:
  • Дату, до которой сотрудник должен подписать или отклонить электронный документ.

Учитывайте график работы сотрудников: если кто-то работает 2/2, он не сможет ознакомиться и подписать документ за один день.

  • Алгоритм работы с системой: кто и когда будет проводить обучение.
  • Исключения. Напишите, в каких ситуациях электронный документ, может быть оформлен на бумаге.
  • Работа с профсоюзом.
Могут возникнуть спорные ситуации, в которых к руководству обратится выборный орган профсоюза. Предусмотрите, как будете взаимодействовать с ними.

 

3. Уведомление работников — информация от работодателя о возможности отказа от бумажного делопроизводства и перехода на электронный кадровый документооборот. Сотрудники должны в письменной форме согласиться на нововведения.

Если работник отказался от КЭДО, документооборот с ним ведется на бумаге. Если он передумает, то может перейти на КЭДО в любой момент. Если у сотрудника нет стажа работы и он впервые трудоустроен с 2022 года, то его согласие на кадровый электронный документооборот не требуется.


Фото на обложке предоставлено автором.

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Импортозамещение в текущих реалиях: как отечественные компании выходят из ситуации
  2. 2 RegTech по-русски: как поменялся рынок распознавания документов за последние недели и какие решения нужны отрасли?
  3. 3 4 этапа избавления от дебиторской задолженности
  4. 4 Как легко вести учет средств бизнеса в Google-таблицах
  5. 5 Почему бухгалтерские компании «косячат» и как заранее обезопасить свой бизнес?
AgroCode Hub
Последние новости, актуальные события и нетворкинг в AgroTech-комьюнити — AgroCode Hub
Присоединяйся!