Сможет ли GPT заменить менеджера проектов — эксперимент

Попросили ИИ написать письмо клиенту, учитывая психологию

У нас был клиент из финтех-компании. Изначально обсуждаемый объем задач по проекту увеличился, поэтому нужно было как-то сообщить заказчику о новых сроках. Однако команда подумала, что неплохо было бы задействовать искусственный интеллект и проверить на способность к менеджерской работе.

При хорошем исходе агентство смогло бы:

• ускорить выполнение типовых задач (как-то мы упоминали, что по нашим данным у сотрудников уходит до 30% времени на рутину),
• снять нагрузку с менеджмента,
• а может даже найти «ахиллесову пяту» в спринтах с помощью GPT.

Кстати, некоторые специальные плагины вроде Zapier могут напрямую отправить получившееся письмо заказчику. 

Первое, что решили тестировать, — насколько может быть хорош ИИ в переговорах и этике без лишних уточнений с нашей стороны и сформулировали запрос:

«Подготовь письмо заказчику, в котором сообщается о невозможности соблюдения сроков в рамках этапа, но подчеркивается, что все под контролем, поскольку мы работаем с учетом рисков и знаем, как наверстать упущенное.

Твоя задача — сформулировать сообщение так, чтобы заказчик не стал нервничать и волноваться».

Уточнили, что это должен быть классический формат делового письма. 

Ответ GPT действительно соответствует формату делового письма, но робот все же выдал себя. Мы бы не смогли отправить такой текст из-за:

• полного несоответствия стиля общения с этим клиентом (да и в среднем по IT),
• излишнего формализма и услужливости.

Максим Ильяхов в своей книге «Новые правила деловой переписки», например, выступает категорически против подобных оборотов, и мы с ним согласны. 

Отсутствие конкретики списали на то, что сами не дали эту конкретику во время постановки ТЗ. 

Итак, оценили первое задание на 3 из 5 баллов.

ИИ справился как хороший копирайтер, но не как менеджер проекта, который ежедневно должен вести коммуникацию со стейкхолдерами.

Если бы мы хотели продолжать работу по письму с ним, пришлось бы еще несколько раз менять постановку вопроса, вносить уточнения по tone of voice, уменьшать объем текста и добавлять конкретики.

Пока он не в состоянии адекватно понимать и передавать нюансы человеческой речи и эмоций или эффективно налаживать человеческие отношения.

Читайте по теме: Эксперимент: могут ли ChatGPT, Gerwin и «Балабоба» заменить копирайтеров

Просим GPT погрузиться в тему брокерства для создания приложения и дорожной карты проекта

Большая польза для проджекта от GPT — сокращение времени на погружение в тему.

Здесь он как учитель готов:

• выдать базовую информацию,
• ответить на вопросы,
• найти уникальные источники.

А погружаться в тему PM должен в каждом проекте.

Что касается разработки дорожной карты, то это очень серьезная, ответственная миссия, от качества которой будет зависеть успех запуска IT-проекта. Это стратегический документ, и умение грамотно его формировать приходит с опытом, ошибками и факапами.

Но GPT ведь не проходит такой профессиональной школы, верно?

Пришли к ИИ с вопросом: «Мы с командой начинаем разрабатывать мобильное приложения для брокера, что нужно знать о брокерских услугах, чтобы качественно реализовать проект?». Опять все в общих чертах (предполагаем, что мы впервые столкнулись с темой).

На скриншоте показана информация об аспектах брокерского бизнеса. Опять же GPT дал очень поверхностную информацию без инсайтов или ссылок, каждый из подпунктов можно просить уточнить подробнее.

Например:

• В первом пункте нам так и не рассказали, что представляет из себя брокерская деятельность, а дали лишь наводку, что стоит гуглить;
• Не раскрыты источники законодательства, которые надо бы изучить перед стартом.

Продолжать можно бесконечно.

Его представление о дорожной карте в общих чертах было сформировано верно: выделены основные этапы работы над приложением, подзадачи. И робот корректно отметил в конце, что данный план может быть расписан подробнее. 

Вторую часть задания можно смело оценить на 4 из 5.

Соотнести работу можно с кусочком макета нашей дорожной карты (ниже). Многие части похожи между собой, но сделанная проджектом-человеком все же более раскрытая, подробная. 

Кстати говоря, если бы мы захотели сделать дорожную карту в виде картинки, то нам пришлось бы переходить в другое приложение. Печатная версия Chat GPT этого не умеет, да и картинка здесь мало бы что дала. Все равно пришлось бы администрировать и заполнять человеку.

Читайте по теме: Заменит ли нейросеть копирайтеров?

Менеджер IT-проекта должен принимать решения на основе десятка, а то и сотни факторов, которые могут включать неясные или неполные данные.

AI на текущий момент не может адаптироваться и принимать сложные решения таким же образом, как человек.

Кусочек макета нашей дорожной карты:

Может ли нейронка быть ментором и как сложилось бы у ИИ управление командой?

В работе проджект-менеджера ты являешься наставником каждый день и сразу для многих людей, каждый из которых профессионал уже сам по себе.

Тем не менее, налаживание коммуникации, согласование всех этих людей между собой, контроль исполнения — уже задача PM. Когда кто-то из игроков выпадает из команды (а на то могут быть личные причины, плохое самочувствие, внезапный отъезд), нужно быть достаточно оперативным, чтобы придумать, как быстро заменить выпавшее звено цепи. 

Читайте по теме: 7 главных проблем Bing, Bard и поисковых систем с ИИ

Сразу скажем, что многого от ИИ здесь ждать мы не могли, просто потому что любой его ответ будет достаточно поверхностным, он все равно не сможет на данном этапе развития погрузиться в реалии компании.

Но что он действительно может:

• выдавать полезную информацию,
• делать выжимки,
• в каком-то смысле тренировать. 

Мы предложили ему роль наставника-репетитора, который должен подготовить разработчика к получению сертификата Professional Scrum Master. Этот сертификат показывает, что специалист вообще знает скрам, может с ним работать и учить других. Сам экзамен состоит из 80 вопросов, а прохождением считается правильное выполнение 85% из них. 

Попросили GPT заниматься с нами месяц для подготовки, и он предложил план. 

Составленного плана достаточно, чтобы неспешно в течение месяца подготовиться к экзамену, но это всего лишь план. Материалы и тесты надо находить самому или делать отдельные запросы в gpt.

Читайте по теме: 4 совета, которые помогут проджект-менеджеру построить карьеру

В конце он предлагает «регулярно встречаться» и помочь с дополнительными материалами. Это интересно, ведь по факту действительно мы получили цифрового учителя.

Подобные эксперименты уже проводились раньше:

• GPT сдавал школьные экзамены,
• писал эссе и даже дипломные работы.

Оценим проделанную работу на 4 из 5.

Следующим заданием решили проверить уровень коммуникации, когда нужно подробное объяснение и педагогический подход: «Я хочу, чтобы ты выступил в роли Senior Frontend-разработчика. Я опишу детали проекта, который ты будешь разрабатывать с помощью этих инструментов: Create React App, yarn, Ant Design, List, Redux Toolkit, createSlice, thunk, axios.

Ты должен рассказать как для 15-летнего, что это такое и для чего используются данные инструменты».

Вполне доступно и с иллюстрацией.

Можно запросить дополнительные уточнения по каждому инструменту, однако это объяснение, скорее, подходит обывателю, чем джуну, который уже пришел с какой-то базой (все мы понимаем, что уровень этой «базы» растет год от года и нулевые сотрудники в условиях изобилия джуниор-кадров на рынке ).

Оценим старания на 3 из 5.

Подготовили проектную презентацию и выступление: полный провал или новый уровень?

Итак, наш джуниор проджект-ИИ не слишком хорошо справился с предыдущими заданиями, и на практике мы бы не допустили его до шага с презентацией клиенту. Но в гипотетическом варианте, даем ему шанс. 

Гипотеза состоит в том, что ИИ помнит из наших предыдущих переписок, о чем речь и над чем работаем. Теперь мы ждем от него экзамен — проектную презентацию.

Читайте также: Самые интересные нейросети: топ-14 сервисов для раскрашивания изображений, генерации текста и не только

Естественно, мы понимаем и то, что презентации с готовым оформлением здесь ждать не стоит. Но хотелось бы увидеть его способность вспомнить предыдущие переписки, направление проекта.

Ставим промпт: «Я хочу чтобы ты выступил в роли менеджера проекта. Подготовь презентацию на 10 слайдов на тему «Управление качеством проекта».

Итог

Получили очень сухой макет с общими рекомендациями, который, конечно, можно использовать (он дает верное понимание структуры), но абсолютно все, включая поиск и подготовку статистических данных, тех самых дорожных карт проекта и текстов, придется проводить человеку самостоятельно.

Оценка 2 из 5.

Накинули балл за верную структуру, которая может сориентировать начинающего проджекта.

Как все же ИИ может быть полезен PM в IT?

Хотим отметить, что, к счастью, Chat GPT еще очень далек от захвата мира и профессиям IT-специалистов ничего не грозит в ближайшей перспективе.

Нейронка их не заменит по следующим причинам: 

1. Общение. Важная часть работы менеджера проекта — общение и согласование с командой, клиентами, стейкхолдерами и другими. В то время как AI может проводить некоторые формы общения, она не в состоянии адекватно понимать и передавать нюансы человеческой речи и эмоций или налаживать эффективные человеческие отношения.
2. Принятие решений. Менеджер IT-проекта должен принимать решения на основе множества факторов, которые могут включать неясные или неполные данные. AI на текущий момент не может адаптироваться и принимать сложные решения таким же образом, как человек.
3. Творчество и инновации. Проекты часто требуют творческого мышления и инноваций для преодоления проблем. В то время как AI может поддерживать в определенных задачах, он не способен на такой же уровень творчества и инноваций, как человек.
4. Этика и мораль. Менеджеры проектов сталкиваются с этическими и моральными вопросами, которые требуют человеческого суждения. AI пока что не может полноценно справляться с такими вопросами.
5. Лидерство. Еще одна важная часть работы менеджера IT-проекта — лидерство, включая мотивацию и направление команды. AI на сегодня не может полноценно заменить человека в этих ролях.

Но из этого простого эксперимента можно вынести несколько полезных подходов.

Несколько лайфхаков для менеджеров проектов

• Вместо многочасового серфинга по гуглу о новой информации можно спросить GPT

Чем четче сформулирован запрос, тем более адекватным будет ответ. Хотите получить ссылки — запросите их сразу. Хотите просто краткую выжимку — укажите это в промпте в самом начале. 

• Можно отслеживать главные новости сферы, просто сделав запрос об этом

PM должен держать руку на пульсе, чувствовать движение рынка.

Важно: ChatGPT при бесплатном доступе обладает информацией лишь до конца осени 2021 года, о чем сам и предупреждает пользователей. Однако при оплате подписки появляется возможность включить предустановленный плагин, который синхронизируется с поисковиком bing и способен выдавать актуальную информацию.

Читайте по теме: От «убийцы Google» до героя мемов: как создавалась поисковая система Bing

• Фактчекинг

Все мы знаем, что ИИ иногда чудит и использует недостоверные источники, после чего в ответах появляются исторические события, которых не было, например.

Но GPT хорошо справляется с информацией из точных наук. Неплохо ориентируется в программировании. Так можно использовать его для самопроверки. 

• Составляем планы и структуры

Однажды мы просили GPT составить перечень идей для бизнеса и предложить бизнес-план к одной из них. И он справился очень неплохо.

Пожалуй, планы, как в варианте с нашей презентацией или менторством, даются ему особенно хорошо.

• Разъяснение новых и незнакомых технологий и инструментов для лучшего понимания команды

Учимся использовать его умение объяснять сложные вещи простыми словами и формировать запросы под это.

• Улучшаем коммуникацию внутри команды

ИИ хорошо справляется с генерацией идей, если его попросить об этом. А что если проджект спросит его о методиках улучшения коммуникации между специалистами? 

• Подготовка исследования лояльности клиентов

Можно попросить GPT собрать пул вопросов, чтобы выяснить отношение клиента ко всему происходящему и выявить проседающие моменты.

Иногда это может быть своевременно и эффективно для удержания заказчиков.

Иллюстрации предоставлены автором

Фото на обложке сгенерировано нейросетью Midjourney