Сегодня дома, завтра — в офисе: как подготовить компанию к гибридной работе

Коронавирус вынудил тысячи компаний отправить сотрудников по домам. После первой волны только 30% работников хотели снова вернуться в офис. Остальные распробовали удалёнку. 

Сегодня до 70% работодателей предлагают сотрудникам гибридную модель работы — дистанционный труд с присутствием в офисе 1-3 дня в неделю. Такой модели давно придерживается Phillips: это помогает им экономить до 28 млн евро в год. 

Из-за пандемии «гибрид» привлек массовое внимание бизнеса. В такой модели есть и живое общение с коллегами, и рабочее место, и домашнее уединение — когда нужно. Среди российских компаний одной из первых ее внедрила Mail.ru Group.

Мы тоже провели исследование среди компаний — 53% респондентов планируют ввести такой график у себя. А 66% считают, что гибридная работа эффективнее полностью удаленной. 

Как она выглядит и как применить формат у себя?

Новая роль офиса

«Гибрид» предполагает иной подход к рабочим пространствам. Теперь это место для вдохновения, а не контроля.

Крупные компании отказываются от традиционных и дорогих опенспейсов. На смену офисам класса А снова приходят коворкинги или гибкие пространства, где нет закрепленных рабочих мест. Если нужна встреча в офлайне — сотрудник приходит и занимает любой свободный стол. В январе такой коворкинг арендовал MODIS — один из крупнейших российских ретейлеров. 

Спрос на новые офисы подогрел аппетиты девелоперов. Инвесткомпания Apollax Group уже вложила 250 млн рублей в строительство такой сети. 

В чем плюс отказа от старого формата штаб-квартиры? При аренде многофункционального пространства предприниматели отдают на аутсорс все обслуживание и могут сфокусироваться на бизнес-процессах. Мебель, сервис, уборка, администратор ресепшн, техподдержка — чаще всего это уже входит в ежемесячную ренту. 

Есть шанс, что скоро передовые компании заинтересуются и другими форматами корпоративной аренды. Например, откажутся от дорогих площадей в центре и снимут несколько офисов поменьше в других районах. Так сотрудники смогут выбрать самую ближайшую к себе точку и работать в комфортных условиях. 

Рабочее место за счет компании

Весь прошлый год тысячи людей перестраивались на работу из дома — и мучились от неудобных столов и стульев, шума, переработок. 

В августе 2020-го спрос на компьютерные кресла и другие офисные товары резко вырос. Вероятно, к началу осени все смирились с удаленкой и решили скрасить рутину удобной мебелью. 

Тренд на домашние офисы дал толчок производителям мебели, гаджетов и бытовой техники. У них появился новый рынок сбыта: осталось только адаптировать производство под потребности работников-домоседов. Например, российская компания «Стенд-До» во время пандемии потеряла часть заказчиков, но смогла встать на ноги — после того, как начала делать столы для удаленщиков. 

LG еще до пандемии увидели тренд на работу из дома и представили концепцию умных домов –– с максимально удобной для удаленки техникой. А сегодня меняется даже привычная деловая одежда: японские компании Whatever и Aoki совместили костюм с пижамой. 

В среднем обустройство хоум-офиса обходится работникам в 25 тысяч рублей. Давным-давно пора переложить эти расходы на компанию. 

Бизнесу также придется поработать над ИТ-инфраструктурой: настроить коллегам удаленный доступ к рабочим документам, дополнительно защитить компьютеры и интернет-соединение, возможно, внедрить CRM.

Дополнительная мотивация для команды

Благодаря дистанционке эффективность труда выросла: люди не тратят время на дорогу, походы на ланч или неформальные разговоры. Но есть и минусы. Отсутствие эмоционального контакта с командой может вызывать стресс, беспричинную тревогу, «синдром самозванца» и даже депрессию. 

Гибридная модель с частичным присутствием в офисе поможет сотрудникам прийти в себя после месяцев изоляции. Этот формат — HR-преимущество бизнеса. Почти 85% соискателей его поддерживают. 

Но просто дать сотрудникам удобный красивый офис еще недостаточно. После пандемии вам придется полностью его перепридумать. Например, добавить красочных позитивных элементов, обновить интерьер, обеспечить свежие фрукты, купить новую кофемашину и всячески радовать уставших после 2020 года людей. Они в этом нуждаются: в 2021-й многие из нас вошли выгоревшими.

Можно рискнуть и хотя бы чуть-чуть сократить рабочий день — скажем, по пятницам отпускать команду на час или два раньше. Зачем? Скорее всего, даже на частичной удаленке ваши коллеги перерабатывают: важно помочь им найти границу между личным и рабочим временем. 

Несмотря на плюсы, формат может стать препятствием для карьерного роста. Работодателю нужно понять, кого повышать при равных KPI — удаленщика, с которым он никогда не виделся лично, или того, кто иногда появляется в офисе? 

В новой нормальности всем нам придется искать новые критерии оценки труда. 

Как подготовить компанию к гибридной работе: чек-лист

1. Соберите мнения. Может быть, большинство команды хочет вернуться в офис на пятидневку? Вы не узнаете, если не спросите. Проведите опрос в корпоративной системе и примите решение вместе с руководителями отделов. 
2. Решите, как должен выглядеть ваш офис после перехода. Скорее всего, 2-3 небольших пространства в разных районах будут стоить дешевле, чем 300 квадратных метров в центре города. Если цена не так важна, можно пересесть в гибкий офис: он объединяет преимущества коворкинга и классических рабочих мест. 
3. Разделите домашнюю и рабочую технику. Например, выдайте сотрудникам корпоративные ноутбуки. Или как минимум защитите их домашнюю сеть. Помогите с обновлением ПО, нужными антивирусами и фаерволами. 
4. Обустройте хоум-офисы. Разрешите команде забрать домой ненужную при частичной удаленке мебель или профинансируйте закупку домашнего инвентаря. Удобные стол и стул — небольшая статья расходов. Можно хотя бы частично компенсировать такую покупку. 
5. Разработайте комплекс мер для поддержки сотрудников. Тимбилдинги, легкий ремонт в офисе, бесплатные снэки, хороший кофе и короткий рабочий день в пятницу сделают частичное возвращение в офис легче и приятнее. Возможно, стоит потратиться на штатного психоаналитика. Будет полезно оценить общий уровень стресса в команде и помочь сотрудникам с ним справиться. 
6. Разберитесь с законом про удаленку. С января 2021-го в силу вступили новые правила оформления дистанционных сотрудников. Теперь официально можно чередовать офис и работу из дома. Выделите время и изучите закон вместе с юристами — для гибридной работы вам понадобятся новые регламенты и документы.
7. Будьте готовы снова уйти в бункер. Мы не знаем, ждет ли нас новая волна пандемии. Зато одно можно гарантировать наверняка: при случае «гибрид» поможет быстро и безболезненно вернуться на полную удаленку всего за один день. 
8. Создайте единое онлайн-пространство для работы сотрудников. Сервис для видеозвонков, рабочий мессенджер, облачный диск для хранения файлов, рабочая почта, task-трекер необходимы, чтобы компания могла функционировать в любых условиях.