Top.Mail.Ru
Колонки

Что такое Task Mining — и как он влияет на бизнес

Колонки
Александр Бочкин
Александр Бочкин

Генеральный директор «Инфомаксимум»

Екатерина Алипова

Task Mining — относительно новый инструмент в процессной аналитике и оптимизации бизнес-операций. Эта технология позволяет компаниям оптимизировать рабочую нагрузку сотрудников, эффективно внедрять роботов и повышать общую эффективность работы. Александр Бочкин, генеральный директор «Инфомаксимум», подробно рассказал, что Task Mining из себя представляет.

Что такое Task Mining — и как он влияет на бизнес
  1. Колонки
Автор: Екатерина Алипова

Что такое бизнес-операции, и как они связаны с бизнес-процессами

В аналитике часто звучит термин «бизнес-процесс». Если кратко, это постоянно повторяющиеся действия внутри компании, которые помогают решать бизнес-задачи. Пример: разработка новых продуктов, управление заказами, процесс найма новых сотрудников, процесс закупок или нормирование.

Но бизнес-процесс – не единый монолит, он состоит из операций – конкретных задач, например, приём заявки клиентов, учёт результатов обработки заявки клиентов, прикрепление файлов и т.д. Их основная цель – эффективное выполнение определённой функции в рамках этого процесса.

Каждая операция должна быть хорошо определена, стандартизирована и измерима для того, чтобы обеспечивать повторяемость и предсказуемость результатов.

 

Аналитика операций Task Mining

Task Mining – это технология, позволяющая полно и достоверно воссоздать последовательность действий в рамках бизнес-операций.

Task Mining фиксирует и исследует элементарные действия в рамках каждого шага процесса (заполнение полей, переходы между вкладками и окнами и другие взаимодействия с интерфейсами рабочих приложений), восстанавливает их последовательность и оценивает эффективность.

Главная цель –  определить, чем именно и когда заняты сотрудники, посчитать количество выполняемых операций и трудозатраты на них, идентифицировать и проанализировать повторяющиеся паттерны, чтобы найти способы их оптимизации и/или роботизации.

Полученные данные помогают улучшить эффективность рабочих процессов и уменьшить время, затрачиваемое на рутинные задачи.


Читать по теме: Модель управления изменениями ADKAR


Особенности технологии

Task Mining несет ряд преимуществ, среди которых: 

  • Повышение эффективности: Task Mining помогает определить потенциал для роботизации, выбирая для применения RPA самые выгодные с экономической точки зрения операции.
  • Оптимизация процессов: технология выявляет неэффективные операции (или проблемные места в них), предлагая пути их оптимизации.
  • Рост компетенций сотрудников: роботизация рутинных задач позволяет сотрудникам сосредоточиться на более сложных и интересных задачах, повышая их удовлетворённость и мотивацию, а также развивая профессиональные навыки.
  • Принятие обоснованных решений: все собранные данные достоверны и актуальны, поэтому представляют собой ценный ресурс для принятия управленческих решений.
  • Полная прозрачность и понятность процессов: фиксация 100% бизнес⁠-⁠действий ведёт к исчезновению «слепых зон» в бизнес⁠-⁠процессах компании.

Однако существует ряд особенностей, к которым нужно быть готовым всем тем, кто планирует попробовать внедрить технологию внутри компании: 

  • Сопротивление сотрудников: не всегда персонал активно одобряет подобные нововведения. Мониторинг действий часто ошибочно воспринимается как некий шпионаж и желание «найти виноватых» неважно в чём. В связи с этим требуется большая предварительная работа по обучению сотрудников, что такое Task Mining, какие выгоды технология может принести, детально объяснить каким образом она повлияет на их повседневную работу, и развеять страхи насчет полной автоматизацией их функционала.
  • Стоимость внедрения: Task Mining требует значительных инвестиций в специализированное программное обеспечение. Кроме того, для эффективного использования технологии необходимо привлечение квалифицированных специалистов или же профильное обучение, что также увеличивает затраты. 

Связь с Process Mining

Поиск информации по аналитике операций косвенно затрагивает другой блок – аналитику процессов, Process Mining. Они действительно похожи как названием, так и общим принципом, однако нацелены на разные задачи, используют разные данные и дают разные результаты. 

Process Mining анализирует логи процессов для выявления и оптимизации бизнес-процессов на макроуровне, в то время как Task Mining фокусируется на детальном анализе выполнения индивидуальных задач на уровне пользовательских действий. 

Если основная задача Process Mining – это восстановить выполнение фактического бизнес-процесса в компании со всеми его тонкостями, нюансами и ответвлениями. Task Mining же – это оцифровка деятельности сотрудников и подсчёт трудозатрат, определение нагрузки и эффективности работы. 

Результатом проектов по Process Mining становится определение потенциала оптимизации бизнес-процесса, а Task Mining – задач сотрудников. 

Обе технологии дополняют друг друга, предоставляя комплексное видение для оптимизации бизнес-процессов.


Читать по теме: Что такое методика HADI и как она помогает бизнесу


Мировая и российская практика

Согласно исследованию Everest, Task Mining – одна из самых быстро развивающихся областей интеллектуального анализа данных. Многие западные компании уже несколько лет используют Task Mining – от обработки заказов до управления клиентскими запросами.

Stoneridge, производитель сложных электрических и электронных компонентов, модулей и систем, на 75% сократил сроки внедрения элементов автоматизации благодаря технологии. Leaf Home, крупнейший в США поставщик комплексных услуг и товаров для дома, сэкономил более 30 тыс. человеко-часов в год с Task Mining. 

В России эта технология начала своё шествие сравнительно недавно, но активно. О внедрениях сообщают Генериум, Стройтрансгаз, СберФакторинг, Россельхозбанк. Газпромбанк же работает с Task Mining уже 2 года.

У них есть 4 типичных кейса применения технологии: определение операций под роботизацию, детализация рабочего дня персонала, мониторинг операций и их точная разметка для контроля, анализ бизнес-процессов в синтезе с Process Mining. 

Многие кейсы, как говорит собственный опыт, находятся под NDA. Но в целом можно сказать, что в нашей стране интерес к технологии есть. Много пилотных проектов в финансовом секторе, ритейле, телекоме, тяжёлой промышленности, общих центрах обслуживания. 

 

Внедрение технологии

Типовой проект по Task Mining выглядит следующим образом:

 

Этап 1: Подготовка и планирование

  • Определение целей и задач:
    Нужно чётко определить, что именно вы хотите получить. Если в запросе фигурируют снижение трудозатрат, рост производительности, внедрение роботов или освобождение персонала от рутины, тогда Task Mining – однозначно нужный инструмент. Если акцент на бизнес-процессы, нахождение ненужных шагов и других «узких мест» – здесь лучше применить Process Mining.
  • Выбор инструмента:
    Необходимо выбрать подходящий софт для Task Mining, учитывая специфику и запросы компании. На текущий момент есть ряд отечественных решений, представляющих профильное ПО.
  • Формирование команды проекта:
    Подразумевает назначение ответственных за проект, включая конкретного внутреннего заказчика, менеджеров проекта, аналитиков данных, IT-специалистов и ключевых пользователей.

Этап 2: Реализация и настройка

  • Установка и развертывание системы:
    Техническая установка выбранного решения Task Mining и «раскатка» агентов мониторинга для сбора необходимых данных.
  • Интеграция с корпоративными системами:
    Обеспечение интеграции с различными приложениями для автоматического сбора бизнес-действий.

Этап 3: Сбор и анализ данных

  • Сбор данных:
    Начало процесса сбора данных о выполнении задач пользователями для анализа;
  • Анализ данных:
    Использование специальных алгоритмов искусственного интеллекта для выявления и фиксации повторяющихся цепочек действий и объединения их в операции.

Этап 4: Итоговая оптимизация

  • Идентификация возможностей для улучшения:
    Анализ полученных результатов для выявления областей для совершенствования и возможностей для роботизации;
  • Реализация изменений:
    Внедрение изменений в операции на основе данных анализа, с последующим мониторингом и оценкой эффективности.

Мой личный совет – лучше начать с того, чтобы протестировать гипотезы на одной операции для корректной оценки эффективности и проверки собранных данных. 

Внедрение Task Mining требует тщательного планирования и привлечения квалифицированных специалистов, но его потенциальная польза для оптимизации бизнес-процессов делает эту технологию крайне ценной для современного бизнеса.

Фото на обложке: Unsplash

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Все еще считаете лиды вместо продаж? Вот как правильно построить систему сквозной аналитики
  2. 2 15 российских CRM-сервисов для любого вида бизнеса: от розничной торговли до стоматологических услуг
  3. 3 Начинаем с нуля: что такое Zero-based и как его внедрить компании, которая устала тратить деньги впустую
  4. 4 SEO-продвижение малого бизнеса
  5. 5 Как оформить перевод сотрудника на другую должность
Relocation Map
Интерактивный гид по сервисам и компаниям, связанным с релокацией
Перейти