Организуем тендерный процесс: способы и подходы

Содержание:

• Кто входит в тендерный отдел?
• Что понадобится для его организации?
• Как снизить расходы на тендерный отдел?
• Плюсы и минусы собственного тендерного отдела
• Какие задачи можно передать на аутсорсинг?
• Плюсы и минусы торгов на аутсорсинге

Кто входит в тендерный отдел?

Тендерный отдел компании с высокими объемами заказов обычно комплектуется такими специалистами:

• руководитель отдела берет на себя организацию работы сотрудников, контролирует результаты и решает ключевые вопросы ;
• менеджер по тендерам ищет выгодные заказы, подает заявки, участвует в торгах и отслеживает исполнение контракта;
• юрист по госзаказу разрешает спорные ситуации, а также подает запросы на разъяснения требований заказчика и обжалует его действия в ФАС;
• курьер экономит время менеджера по тендерам, так как его работа — доставка заказчику коммерческих предложений, заявок и счетов.

Когда объемы заказов не требуют большого штата, функции отдела доверяют менеджеру по тендерам или коммерческому директору.

Что понадобится для организации отдела?

Работа тендерного отдела требует финансовых вложений, в частности на:

• зарплату сотрудников и страховые взносы;
• оборудование рабочих мест;
• связь и интернет;
• сервисы по поиску тендеров;
• оформление КЭП;
• открытие спецсчета.

Организация собственного тендерного отдела обойдется в круглую сумму, причем большая часть расходов — регулярные траты, которые компания будет нести ежемесячно. Точный размер финансовых вложений зависит от города, в котором находится фирма. Если в одном регионе для руководителя отдела 50 тыс. рублей в месяц — приемлемые деньги, в другом придется увеличить зарплату в несколько раз.

Следует учитывать, что менеджерам по тендерам платят процент от успешных сделок. Точная цифра зависит от возможностей компании. Обычно вознаграждение — это 1–2% от нового контракта.

Как снизить расходы на создание?

Сократить расходы на создание своего тендерного отдела помогут несколько способов:

Удаленный формат работы

Искать выгодные тендеры и готовить заявки можно из любой точки мира. Главное — наличие стабильной связи и интернета. В большинстве случаев торги проводят в электронном виде, поэтому не имеет значения, где работает сотрудник, в офисе или дома. 

Заключение договора на оказание услуг со специалистом по тендерам 

Таким методом иногда сотрудничают с поставщиками юристы по тендерам и тендер-эксперты. Специалисты заключают договор с организацией как самозанятые и работают вне штата, что избавляет работодателя от страховых взносов и существенно снижает расходы на организацию тендерной работы внутри компании. 

Но этот вариант подойдет не всем. Если объем работы требует полноценного штата, нанятого эксперта недостаточно. 

Частичная передача дел на аутсорсинг

Сотрудник компании находит подходящие тендеры, а подготовку заявки и участие в торгах поручает консалтинговой фирме. Штатный специалист по тендерам лучше знает, какой заказ компания в состоянии выполнить, а за какой браться не стоит. Команда на аутсорсинге имеет больший опыт в остальных процессах. При таком подходе не придется создавать полноценный тендерный отдел, значит, получится существенно сэкономить.

Открытие спецсчета в обслуживающем банке 

Некоторые банки открывают клиентам спецсчет бесплатно или на льготных условиях. Нужную информацию несложно получить в банке, в котором уже открыт расчетный счет.

Спецсчет разрешено открывать не в любом банке. Полный список банков, с которыми допускается сотрудничество, можно найти в Распоряжении Правительства РФ от 13.07.2018 №1451-р.

Использование бесплатных аукционных роботов

Многие торговые площадки предлагают бесплатных аукционных роботов. Их используют, когда торги проходят в неудобное время, например, ночью.

Использование выделенной линии и IP-телефонии

Если в офисе уже есть выделенная линия, дополнительных трат на интернет удастся избежать. При нестабильном интернете стоит изменить тарифный план или поменять провайдера. Работа с электронными торговыми площадками требует устойчивого интернет-соединения.

Сэкономить деньги на связи помогут корпоративные тарифы и IP-телефония — связь с сотрудниками и партнерами фирмы через интернет.

Плюсы и минусы собственного тендерного отдела

Главный плюс своего тендерного отдела — глубокое погружение тендерных специалистов в особенности компании. Штатные сотрудники лучше понимают потребности организации и владеют свежей информацией о том, сколько:

• есть свободных денег на подачу обеспечения;
• товара осталось на складе;
• сотрудников понадобится для выполнения работ;
• времени займет исполнение контракта.

Иногда специфические знания и владение оперативной информацией выходят на первый план. Компании не только формируют собственный тендерный отдел, но и стараются подключить к его работе специалиста с профильным образованием: тендер-эксперт, например, может не знать, сколько сохнет финишная шпаклевка или что для поставки станков требуются такелажные работы. Такой подход характерен для:

• строительных компаний;
• поставщиков лекарств и медтехники;
• промышленных предприятий.

Дополнительное преимущество в том, что руководителю проще контролировать работу штатного тендерного отдела, а не сторонних экспертов.

К основным недостаткам относятся человеческий фактор и связанные с ним риски. Можно лично выбрать кандидатов с большим опытом, создать мотивирующую систему премирования и дружную атмосферу в коллективе. Однако ни одна компания не застрахована от внезапного ухода сотрудников на больничный, в декрет или в другую фирму. Плановые отпуска тоже никто не отменял.

Под угрозу срыва попадают текущие и будущие тендеры. Заказчик не перенесет срок заключения контракта из-за того, что со стороны поставщика его некому подписать, даже если есть уважительная причина (Определение ВС РФ от 21.08.2020 N 305-ЭС20-10811).

Какие задачи можно передать на аутсорсинг?

Консалтинговые компании обычно предлагают такие услуги:

• поиск тендеров;
• подача заявок;
• обжалование в ФАС;
• непосредственное участие в торгах;
• сопровождение на время заключения сделки;
• оформление независимых гарантий.

Нередко на базе консалтинговых компаний открываются удостоверяющие центры. В частности, УЦ оказывают такие услуги:

• оформляют электронную подпись;
• настраивают компьютер;
• регистрируют поставщика в системе закупок;
• помогают получить аккредитацию на торговых площадках.

По сути, поставщик может получить в одном окне весь комплекс услуг: от оформления КЭП до участия в торгах и обжалования действий заказчика в ФАС.

Расходы на тендерное сопровождение зависят от объема работы, который передается на аутсорсинг. В среднем затраты составят от 3,5 тыс. до 97 тыс. рублей. Комплексное обслуживание выгоднее, чем помощь по выборочным этапам работы.

Плюсы и минусы торгов на аутсорсинге

Главный плюс передачи тендерной работы на аутсорсинг — это отсутствие существенных вложений на старте, когда еще не понятно, какую прибыль принесет выход на рынок закупок. Например, пакет услуг по полному тендерному сопровождению может обойтись в среднюю зарплату менеджера по тендерам. 

Стоимость услуг складывается из наполнения тарифного плана и количества закупок, которое в него включено. Также в тарифном плане может быть предусмотрено дополнительное вознаграждение исполнителя при победе клиента. Многие компании, наоборот, предлагают фиксированную цену за участие в тендере любой сложности, не мотивируя своих сотрудников премиями за сложные заказы. 

Еще одно преимущество консалтинговых компаний — четкое взаимодействие специалистов и большой опыт работников. Отзывы о сотрудниках и экспертах обычно публикуют в интернете. 

Специалист по тендерам полностью отвечает за допуск заявок. У некоторых компаний-аутсорсеров есть условие: если заявку отклонили по вине специалиста, закупка не учитывается в тарифе и ее заменяют на другую.

Если «прикрепленный» специалист заболеет, его заменит другой, и работа с тендерами не встанет на паузу. Также не имеет значения часовой пояс и местоположение компании: часто специалисты работают и подписывают контракты от лица клиента через удаленное подключение.

Основной минус в том, что тендерные специалисты не погружены в специфику работы компании и детально не знакомы с товарами или услугами, которые она поставляет. Это может привести к участию в рискованных закупках, возникновению спорных ситуаций с заказчиками или дополнительной нагрузке на руководство компании по выбору профильных тендеров.

Итак, в каждом из способов ведения тендерной деятельности есть свои плюсы и минусы. Создание своего тендерного отдела повлечет трудоустройство сотрудников, организацию рабочего пространства и обеспечение всеми необходимыми электронными сервисами для поиска закупок и участия в торгах. Если же отдавать задачи на аутсорсинг, нужно быть готовым к тому, что погружение стороннего эксперта в специфику поставщика потребует времени. 

Создавать собственное тендерное подразделение оправданно, когда объемы заказов позволяют перекрыть затраты на штат и когда специфические знания сотрудников приоритетны для закупочного процесса. 

Наем подрядчика может помочь, когда руководство компании еще не оценило масштабы своего сегмента рынка и не торопится вкладываться на старте, либо задач много — и организация хочет сэкономить время. 

Выбор здесь остается за бизнесом.