Как упорядочить свой график, чтобы сократить рабочее время на 50%

Я работаю со множеством владельцев бизнеса и предпринимателей-одиночек и часто вижу, что мои клиенты занимаются на своей работе буквально всем — от маркетинга и придумывания идей до решения проблем с логистикой. Иногда они пытаются выполнить все эти задачи в один день, если даже не за один час. В итоге их работа напоминает попытки удержать на голове десяток шляп, постоянно надевая новые. А я говорю свои клиентам, что они всегда должны носить по одной шляпе за раз — то есть разграничивать свои роли и придерживаться А/Б-расписания.

Я и сам использую этот метод — распределяю свое расписание между неделями типа «А» и «Б», предназначенными для разного типа работы. Таким образом мне удалось сократить часы работы почти наполовину и теперь на ведение миллионного бизнеса у меня уходит всего 20 часов в неделю. Кроме того, к концу дня у меня остается больше сил.

Жизнь до и после перехода на А/Б-график

Этот тип графика называют «переключением контекстов». Я узнал, как сильно он помогает повышению продуктивности, когда работал координатором программ для детей-аутистов в двух разных школах в одном районе. В каждой школе были свои правила и порядки. В итоге я заметил, что когда пытаюсь заглянуть в обе школы в один день, то недостаточно хорошо готовлюсь к занятиям и к вечеру сильно устаю.

Тогда я поменял свой график так, чтобы ходить в одну школу по понедельникам, средам и пятницам, а во вторую — по вторникам и четвергам. Неожиданно все изменилось. Я заранее знал, где буду в конкретный день и мог тщательно подготовиться и настроиться. Я стал лучше выполнять свою работу и мне это нравилось.

Фото: Unsplash

Сейчас я работаю с руководителями разных компаний и переключаюсь между ними каждую неделю, а не каждый день. Каждый месяц я выделяю две недели для новичков, которым нужно дать базовые знания, а другие две недели уделяю старым VIP-клиентам, которые уже значительно продвинулись на своем профессиональном пути. Такой подход дает моим клиентам чувство постоянства — они всегда знают, когда я свободен и могу провести с ними время. А я могу работать эффективнее и применять правильный подход к каждому типу клиента.

Самое главное — такой метод позволяет мне быстрее выполнять работу. Сейчас я завершаю все дела с клиентами всего за 12-15 часов в неделю, еще 5-8 часов уходит на административную работу. В итоге у меня появляется много свободного времени, чтобы придумывать новые продукты и искать для них подходящие рынки. Я больше не пытаюсь из последних сил заниматься этим по вечерам, когда я устал после работы.

Как настроить собственный А/Б-график

Разумеется, чтобы настроить свое расписание так, чтобы оно подходило и мне, и моим клиентам, было нелегко — на это потребовалось немало времени и размышлений. Так что вам предстоит немного поэкспериментировать, прежде чем вы найдете идеальную для себя систему.

Для начала я рекомендую вам сделать следующее:

• Изучите ваше текущее расписание. Обратите внимание, сколько часов вы тратите на выполнение каждой задачи или работу в определенной роли. Затем подумайте, что будет, если вы выделите этому типу работы отдельный отрезок времени, день или неделю. Можете ли вы перенести все свои встречи на один или два дня? Можете ли вы выделить один день в неделю на творческие размышления? Подойдет ли вам график со сменой деятельности по неделям, как у меня?
• Расскажите о нем нужным людям. После того как вы определитесь с расписанием, обязательно сообщите обо всех изменениях своим клиентам и коллегам. Это поможет вам предотвратить нежелательные ситуации.
• Доработайте свой график. Мне потребовалось немало времени, чтобы найти идеальный для меня темп и ритм работы. Скорее всего, так будет и с вами. Будьте готовы к тому, что в первый месяц работы по новому расписанию вам придется совершить множество проб и ошибок.
• Не забывайте о своем здоровье. Помните, что главная цель создания А/Б-графика — это добиться, чтобы вы были довольны своей работой в конце дня. Если вы будете восемь часов непрерывно сидеть за рабочим столом, то вряд ли будете хорошо себя чувствовать. Обязательно добавьте в свой график перерывы, почаще двигайтесь и выделите время для здорового питания. Я, например, после двух часов работы делаю 20-минутные перерывы.

Каждый предприниматель открывает свой бизнес с определенными целями — он хочет кому-то помочь, решить какие-то проблемы и чего-то добиться. На все это нужны силы, а когда вы постоянно переключаетесь между разными задачами, вы их неизбежно теряете. Приберегите свои усилия. Распланируйте свой А/Б-график и вы сможете выполнять больше при меньших затратах энергии.

Источник.

Материалы по теме:

7 советов о том, как выполнять за день максимум поставленных задач

7 способов не отвлекаться от важных дел

Не переставайте прокрастинировать, просто делайте это правильно

Как увеличить продуктивность офисного пространства – советы и кейсы